Usługa Inżyniera kontraktu
Przedmiotem zamówienia jest pełnienie kompleksowej usługi Inżyniera kontraktu dla projektu pn. „Zagospodarowanie przestrzeni miejskich Śródmieścia Bytomia na cele społeczno-integracyjne (Kwietniewskiego 11 – 15)”. Przedmiotem projektu jest zagospodarowanie przestrzeni miejskich śródmieścia Bytomia na cele społeczne wraz z przebudową budynku przy ul. Kwietniewskiego 11 - 15 w Bytomiu, w celu udostępnienia ogólnodostępnego, przyjaznego mieszkańcom terenu rekreacyjno-integracyjnego, ze szczególnym naciskiem na integracje różnych grup wiekowych oraz zapewnienie im bezpieczeństwa. Zakres prac obejmuje prace rozbiórkowe, konserwatorskie, montażowe, wykonanie nowych nowoczesnych nawierzchni, małej architektury, architektury ogrodowej, instalacje oświetleniowe, kanalizacji deszczowej i wodociągowej.
Wartość projektu: 9 632 263,61 zł. Dofinansowanie: 9 150 650,42 zł.
Projekt planowany jest do realizacji w okresie 16 miesięcy.
Projekt współfinansowany jest z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020, dla Osi Priorytetowej: X Rewitalizacja oraz infrastruktura społeczna i zdrowotna, dla działania: 10.3 Rewitalizacja obszarów zdegradowanych, dla poddziałania: 10.3.4. Rewitalizacja obszarów zdegradowanych – OSI
Inżynier kontraktu zobowiązany będzie w szczególności do:
1) Kompleksowego rozliczenia projektu zgodnie z zasadami wynikającymi z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020. Usługa ma zapewnić Zamawiającemu pełne wsparcie w zakresie nadzoru nad rozliczeniem projektu, pomocy przy prawidłowym sporządzeniu dokumentacji oraz pomocy przy składaniu wniosków o płatność oraz wniosku o płatność końcową.
Zakres czynności:
a) Rozliczanie finansowe projektu – sprawdzanie, kontrolowanie i raportowanie kosztów projektu;
b) Doradztwo finansowe (rozliczanie finansowe projektu, planowanie finansowe w projekcie, kontrola finansowa wykonawców i podwykonawców itp.);
c) Przygotowanie wniosków o płatność zgodnie z harmonogramem wniosków o płatność:
- skompletowanie dokumentów;
- opis faktur, protokołów odbioru,
- obsługa systemu LSI (w szczególności wprowadzanie do systemu skanów dokumentów);
d) Przeprowadzenie procedury zmian do projektu: w tym zmiany dotyczące wydłużenia terminu realizacji projektu oraz zmiany rzeczowe;
e) Obsługa wszelkich czynności kontrolnych przeprowadzanych przez Instytucję Zarządzającą – w trakcie realizacji projektu wraz z przygotowaniem dokumentów oraz złożeniem wyjaśnień/odpowiedzi na pytania Zespołu kontrolującego;
f) Obsługa wszelkich czynności kontrolnych przeprowadzanych przez Instytucję Zarządzającą w trakcie kontroli na zakończenie realizacji projektu oraz monitorowanie trwałości projektu;
g) Monitorowanie wskaźników projektu oraz ich dokumentowanie;
h) Analiza wydatków pod względem kwalifikowalności;
i) Planowanie finansowe w projekcie;
j) Monitorowanie poszczególnych kategorii wydatków pod kątem wydatkowanych kwot;
k) Sporządzanie harmonogramów wniosków o płatność;
l) Monitorowanie operacji finansowych na rachunku bankowym projektu;
m) Monitorowanie wyodrębnionej rachunkowości projektu;
n) Udział w odbiorach częściowych oraz końcowym;
o) Sprawdzanie dowodów księgowych pod względem merytorycznym;
p) Kontrola finansowa wykonawców i podwykonawców, w celu zapobiegania zatorom w przepływach finansowanych pomiędzy uczestnikami procesu inwestycyjnego;
r) Informowanie IZ o wszelkich nieprawidłowościach w projekcie;
s) Monitorowanie zaawansowania finansowego projektu;
t) Prowadzenie wszelkich innych czynności niewymienionych powyżej a mających wpływ na prawidłowe rozliczanie projektu.
2) Przeprowadzanie postępowań na wybór wykonawców zgodnie z zasadą konkurencyjności oraz rozeznaniem rynku.
W ramach umowy wykonawca zobowiązany będzie przeprowadzić postępowania na wybór wykonawców robót budowlanych, inspektora nadzoru, promocji projektu oraz ewentualne inne postępowanie których udzielenie okaże się konieczne na etapie realizacji projektu. Postępowania prowadzone będą zgodnie zasadą konkurencyjności i/lub rozeznaniem rynku o których mowa w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 oraz zasadami ustanowionymi przez Instytucję Zarządzającą Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Śląskiego na lata 2014-2020.
Zakres czynności:
a) Szacowanie wartości zamówienia;
b) Przygotowanie zapytania ofertowego wraz z załącznikami (w tym opracowanie warunków udziału w postępowaniu oraz kryteriów oceny ofert);
c) Pełna obsługa Bazy Konkurencyjności (w tym przygotowanie i opublikowanie ogłoszenia, zakończenie postępowania);
d) Badanie ofert (w tym ewentualne wezwanie wykonawców o uzupełnienie dokumentów, złożenie wyjaśnień; wykluczenie wykonawców; odrzucenie ofert; badanie rażąco niskiej ceny);
e) Wybór oferenta oraz przygotowanie umowy z wykonawcą;
f) Sporządzenie Protokołu z postępowania;
g) Prowadzenie wszelkich innych czynności niewymienionych powyżej a będących niezbędnymi w celu przeprowadzenia postępowań na wybór wykonawców.
3) Doradztwo techniczne:
Zakres czynności:
a) Koordynowanie robót i współpracy wykonawcy/ów oraz nadzoru inwestorskiego;
b) Nadzór nad prawidłowością stosowania procedur formalnych wynikających z przepisów prawnych m.in. Ustawy Prawo Budowlane, w tym dokonywanie zgłoszeń rozpoczęcia i zakończenia budowy, kontakt z PINB oraz innymi podmiotami biorącymi udział w procesie budowlanym;
c) Przygotowanie i aktualizacja harmonogramu realizacji projektu;
d) Kontrola procesu inwestycyjnego, w tym monitoring zagrożeń, powodujących opóźnienia i wzrost nakładów inwestycyjnych;
e) Prowadzenie działań w celu promocji projektu: kontrola wykonania i montażu tablicy informacyjno-pamiątkowej, zamieszczanie informacji na stronie internetowej projektu, kontrola oznaczenia dokumentacji projektu.
4) Wymagania dodatkowe dotyczące realizacji usługi:
a) Wykonawca zapewni minimum 2 osoby do realizacji usługi, tj. eksperta ds. rozliczania projektu oraz eksperta ds. zamówień.
b) Wykonawca zapewni, iż ekspert ds. rozliczenia projektu osobiście dostępny będzie na miejscu realizacji projektu i/lub w biurze projektu – na każdym spotkaniu związanym z realizacją projektu. Planuje się, iż spotkania osób zaangażowanych w realizację projektu odbywać będą się średnio raz w tygodniu. Obecność dokumentowana będzie poprzez listę obecności. Biuro projektu ustanowione będzie w Bytomiu.
c) Ekspert ds. rozliczania projektu wpisany będzie do systemu LSI jako osoba do kontaktu z Instytucją Zarządzająca w ramach realizacji projektu. Osoba ta zapewni kontakt telefoniczny i mailowy z Instytucją Zarządzającą. Planuje się, iż Ekspert ds. rozliczania projektu musi być dostępny na ewentualne wezwanie Instytucji Zarządzającej do osobistego stawiennictwa w terminach przez nią wyznaczonych.
d) Wykonawca zapewni osobistą obecność eksperta ds. rozliczania projektu oraz eksperta ds. zamówień w biurze projektu, podczas każdej kontroli projektu (w tym kontroli Instytucji Zarządzającej). Ekspert ds. rozliczania projektu wyznaczony będzie jako osoba do kontaktu z Zespołem kontrolującym.
e) Wykonawca zapewni dostępność telefoniczną oraz mailową eksperta ds. rozliczania projektu oraz eksperta ds. zamówień.
f) W sytuacji pilnej lub krytycznej Wykonawca zapewni osobiste przybycie eksperta ds. realizacji projektu w biurze projektu lub na miejscu realizacji projektu najpóźniej 48 godzin od momentu zgłoszenia. Zakłada się, iż sytuacje takie nie będą występować częściej niż 4 razy w miesiącu. UWAGA Niniejsze wymaganie ma charakter minimalny - Wykonawca może zaoferować szybsze pojawienie się w biurze projektu lub na miejscu realizacji projektu - zgodnie z punktacją określoną w kryterium oceny ofert „Czas reakcji” w pkt 6 Zapytania ofertowego.
g) Zamawiający wymaga, aby comiesięczny protokół częściowy wykonania umowy o którym mowa w punkcie 22 Zapytania ofertowego zawierał opis czynność wykonanych przez wykonawcę w danym miesiącu.
Usługa realizowana będzie od dni podpisania (planowany maj 2022 roku) do dnia rozliczenia wniosku o płatność końcową.
Planowany termin zakończenia realizacji projektu: sierpień 2023r.
Projekt pn. „Zagospodarowanie przestrzeni miejskich Śródmieścia Bytomia na cele społeczno-integracyjne (Kwietniewskiego 11 – 15)” został wprost wskazany w Gminnym Programie Rewitalizacji. Bytom 2020+, w załączniku nr 4 do GPR pn. Lista przedsięwzięć uzupełniających, w tabeli I. Lista nowych przedsięwzięć wspierających uruchomienie mechanizmów rozwojowych i uzupełniających podstawowe przedsięwzięcia rewitalizacyjne, pod pozycją nr 9. Załącznik nr 4 został dodany do GPR uchwałą nr XVII/223/19 Rady Miejskiej w Bytomiu z dnia 23 września 2019 r. zmieniająca uchwałę nr XXXVIII/487/17 Rady Miejskiej w Bytomiu z dnia 27 lutego 2017 r. w sprawie przyjęcia „Gminnego Programu Rewitalizacji. Bytom 2020+”. Projekt wpisuje się w działania ujęte w pkt 3.3.2 GPR, takie jak:
- poprawa warunków życia mieszkańców w ich otoczeniu oraz jakości przestrzeni publicznej;
- działania w otoczeniu miejsca zamieszkania mieszkańców – zagospodarowanie podwórek, urządzenie małej architektury, aranżowanie przestrzeni wspólnych,
- organizacja zieleni,
- podnoszenie prestiżu dotąd zaniedbanych miejsc, itp.
Zamawiający dysponuje pozwoleniem na budowę dla inwestycji na zagospodarowanie przestrzeni miejskich Śródmieścia Bytomia na cele społeczno-integracyjne (Kwietniewskiego 11 – 15).