Utrzymanie i rozwój systemu CSOB na okres 39 miesięcy

Opis zamówienia

1.Przedmiotem zamówienia jest zakup przez Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa z siedzibą w Warszawie (zwaną dalej „Zamawiającym” lub „ARiMR") usług utrzymania i rozwoju Centralnego Systemu Obsługi Beneficjenta (dalej: „CSOB”). System CSOB stanowi kluczowy element infrastruktury informatycznej Zamawiającego, wspierając obsługę wniosków o pomoc finansową w ramach Planu Strategicznego Wspólnej Polityki Rolnej na lata 2023–2027 (dalej PS 23-27). System ten został zaprojektowany jako centralna platforma do zarządzania procesami związanymi z przyznawaniem, rozliczaniem wsparcia dla beneficjentów, w zamian za Wynagrodzenie określone w Umowie.
1.1.System CSOB integruje się z szeregiem innych systemów Zamawiającego, tworząc spójne środowisko informacyjne. Są to obecnie min.:
1.1.1.Platforma Usług Elektronicznych (PUE) – CSOB współpracuje z PUE, umożliwiając beneficjentom składanie wniosków oraz prowadzenie korespondencji z ARiMR w formie elektronicznej. Dzięki temu cały proces obsługi wniosków odbywa się bez konieczności korzystania z dokumentów papierowych;
1.1.2.System Finansowo-Księgowy (EBS) – Integracja z EBS pozwala na automatyczne przekazywanie danych finansowych, co usprawnia procesy księgowe związane z wypłatą środków dla beneficjentów;
1.1.3.Ewidencja Producentów – CSOB korzysta z danych referencyjnych zawartych w Rejestrze Podmiotów, co zapewnia spójność informacji o beneficjentach w różnych systemach ARiMR;
1.1.4.Zintegrowany System Kontroli (ZSK) – Współpraca z ZSK umożliwia efektywne planowanie i przeprowadzanie kontroli na miejscu, co jest istotne dla weryfikacji prawidłowości wykorzystania środków pomocowych.
2.Usługi świadczone będą w następującym podziale, z uwzględnieniem połączenia niektórych usług w grupę:
2.1.Grupa Usług Zapewnienia Jakości (G2), szczegółowo opisana w Załączniku nr 1 do projektowanych postanowień umowy, stanowiących Załącznik nr 10 do SWZ (dalej: „p.p.u.”), w tym:
2.1.1.Usługa Monitorowania SLA (G2U1), szczegółowo opisana w Załączniku nr 1A do p.p.u.,
2.1.2.Usługa Usuwania Wad (G2U2), szczegółowo opisana w Załączniku nr 1B do p.p.u.,
2.1.3.Usługa Zarządzania Kodem i Dokumentacją (G2U3), szczegółowo opisana w Załączniku nr 1C do p.p.u.,
2.2.Usługa Integracji i Certyfikacji szczegółowo opisana w Załączniku nr 2A oraz 2B do p.p.u.,
2.3.Usługa Modyfikacji, szczegółowo opisana w Załączniku nr 3 i 3A do p.p.u;
3.Niezależnie od powyższych grup Usług, w zakres Umowy wchodzą również świadczone przez Wykonawcę:
3.1.Usługi Zleceń Operacyjnych, szczegółowo opisane w Załączniku nr 4 do p.p.u.,.2. Czynności Okresu Przejściowego, szczegółowo opisane w punkcie 6 p.p.u. oraz Załączniku nr 6 do p.p.u.,
3.3.Czynności związane z Przekazaniem Usług, szczegółowo opisane w punkcie 15 p.p.u.
4.Wykonawca będzie przyjmował Zgłoszenia w Czasach Reakcji (zgodnie z zakresem opisanym w pkt 2 Załącznika nr 8 do p.p.u.) oraz zapewni prowadzenie Biura Projektu Wykonawcy zgodnie z zakresem opisanym w pkt 3.39 Załącznika nr 12 do p.p.u.
5.Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub przez podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących czynności, o których mowa w pkt 5, w związku z tym, że wykonanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465). Wszystkie osoby wykonujące czynności wskazane w pkt 4 powinny być zatrudnione w całym okresie realizacji zamówienia.
6.Zamawiający wymaga, aby Wykonawca w terminie 15 Dni Roboczych od dnia podpisania Umowy oraz w terminie 10 Dni Roboczych pierwszego miesiąca danego kwartału kalendarzowego przez cały okres realizacji Umowy, składał Zamawiającemu oświadczenie o sposobie zatrudnienia osób oraz podania wykonywanych przez nie czynności, o których mowa w pkt 5. W celu weryfikacji zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane przez Zamawiającego czynności, o których mowa w pkt 5 Zamawiający przewiduje możliwość żądania w szczególności:
6.1.oświadczenia zatrudnionego pracownika,
6.2.oświadczenia Wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu pracownika na podstawie umowy o pracę,
6.3.poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii umowy o pracę zatrudnionego pracownika,
6.4.innych dokumentów
– zawierających informacje, w tym dane osobowe, niezbędne do weryfikacji zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, w szczególności imię i nazwisko zatrudnionego pracownika, datę zawarcia umowy o pracę, rodzaj umowy o pracę oraz zakres obowiązków pracownika.
7.Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji spełnienia wymagania, o którym mowa w pkt 6, korzystając z uprawnień wynikających z Umowy. Zamawiający zastrzega możliwość zwrócenia się do właściwego organu nadzoru i kontroli nad przestrzeganiem prawa pracy w celu weryfikacji spełnienia przez Wykonawcę wymagania, o którym mowa w pkt 6. W przypadku ujawnienia przypadku naruszającego wymaganie, o którym mowa w pkt 6, Zamawiający wyznaczy Wykonawcy termin na usunięcie stwierdzonego naruszenia nie dłuższy niż 5 Dni Roboczych oraz na przedstawienie dowodów usunięcia takiego naruszenia w terminie 14 dni. W przypadku, gdy Wykonawca nie usunie stwierdzonego naruszenia, Zamawiający zastrzega sobie prawo do naliczenia Wykonawcy kary umownej w wysokości 2 000,00 zł (słownie: dwa tysiące złotych 00/100) za każdy stwierdzony przypadek naruszenia któregokolwiek z wymagań, o których mowa w pkt 6 i pkt 7.
8.Usługa Utrzymania i Usługa Modyfikacji finansowane będą przez Zamawiającego w ramach odrębnych dotacji pochodzących z budżetu państwa podlegających odrębnym zasadom rozliczania. Każda z usług jest usługą odrębną o określonym zakresie i realnej wartości, co powinno znaleźć odzwierciedlenie w ofercie zgodnie z Formularzem Ofertowym. W związku z powyższym wartość Usługi Modyfikacji musi stanowić minimum 74% ceny oferty. Realizacja Usługi Modyfikacji będzie wynikała z bieżących potrzeb Zamawiającego. Zamówienie będzie realizowane w języku polskim.

2. Przedmiotem zamówienia jest zakup przez Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa z siedzibą w Warszawie (zwaną dalej „Zamawiającym” lub „ARiMR") usług utrzymania i rozwoju Centralnego Systemu Obsługi Beneficjenta (dalej: „CSOB”). System CSOB stanowi kluczowy element infrastruktury informatycznej Zamawiającego, wspierając obsługę wniosków o pomoc finansową w ramach Planu Strategicznego Wspólnej Polityki Rolnej na lata 2023–2027 (dalej PS 23-27). System ten został zaprojektowany jako centralna platforma do zarządzania procesami związanymi z przyznawaniem, rozliczaniem wsparcia dla beneficjentów, w zamian za Wynagrodzenie określone w Umowie.

2.1. System CSOB integruje się z szeregiem innych systemów Zamawiającego, tworząc spójne środowisko informacyjne. Są to obecnie min.:

2.1.1. Platforma Usług Elektronicznych (PUE) – CSOB współpracuje z PUE, umożliwiając beneficjentom składanie wniosków oraz prowadzenie korespondencji z ARiMR w formie elektronicznej. Dzięki temu cały proces obsługi wniosków odbywa się bez konieczności korzystania z dokumentów papierowych;

2.1.2. System Finansowo-Księgowy (EBS) – Integracja z EBS pozwala na automatyczne przekazywanie danych finansowych, co usprawnia procesy księgowe związane z wypłatą środków dla beneficjentów;

2.1.3. Ewidencja Producentów – CSOB korzysta z danych referencyjnych zawartych w Rejestrze Podmiotów, co zapewnia spójność informacji o beneficjentach w różnych systemach ARiMR;

2.1.4. Zintegrowany System Kontroli (ZSK) – Współpraca z ZSK umożliwia efektywne planowanie i przeprowadzanie kontroli na miejscu, co jest istotne dla weryfikacji prawidłowości wykorzystania środków pomocowych.

3. Usługi świadczone będą w następującym podziale, z uwzględnieniem połączenia niektórych usług w grupę:

3.1. Grupa Usług Zapewnienia Jakości (G2), szczegółowo opisana w Załączniku nr 1 do projektowanych postanowień umowy, stanowiących Załącznik nr 10 do SWZ (dalej: „p.p.u.”), w tym:

3.1.1. Usługa Monitorowania SLA (G2U1), szczegółowo opisana w Załączniku nr 1A do p.p.u.,

3.1.2. Usługa Usuwania Wad (G2U2), szczegółowo opisana w Załączniku nr 1B do p.p.u.,

3.1.3. Usługa Zarządzania Kodem i Dokumentacją (G2U3), szczegółowo opisana w Załączniku nr 1C do p.p.u.,

3.2. Usługa Integracji i Certyfikacji szczegółowo opisana w Załączniku nr 2A oraz 2B do p.p.u.,

3.3. Usługa Modyfikacji, szczegółowo opisana w Załączniku nr 3 i 3A do p.p.u;

4. Niezależnie od powyższych grup Usług, w zakres Umowy wchodzą również świadczone przez Wykonawcę:

4.1. Usługi Zleceń Operacyjnych, szczegółowo opisane w Załączniku nr 4 do p.p.u.,

4.2. Czynności Okresu Przejściowego, szczegółowo opisane w punkcie 6 p.p.u. oraz Załączniku nr 6 do p.p.u.,

4.3. Czynności związane z Przekazaniem Usług, szczegółowo opisane w punkcie 15 p.p.u.

5. Wykonawca będzie przyjmował Zgłoszenia w Czasach Reakcji (zgodnie z zakresem opisanym w pkt 2 Załącznika nr 8 do p.p.u.) oraz zapewni prowadzenie Biura Projektu Wykonawcy zgodnie z zakresem opisanym w pkt 3.39 Załącznika nr 12 do p.p.u.

6. Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub przez podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących czynności, o których mowa w pkt 5, w związku z tym, że wykonanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465). Wszystkie osoby wykonujące czynności wskazane w pkt 4 powinny być zatrudnione w całym okresie realizacji zamówienia.

7. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca w terminie 15 Dni Roboczych od dnia podpisania Umowy oraz w terminie 10 Dni Roboczych pierwszego miesiąca danego kwartału kalendarzowego przez cały okres realizacji Umowy, składał Zamawiającemu oświadczenie o sposobie zatrudnienia osób oraz podania wykonywanych przez nie czynności, o których mowa w pkt 5. W celu weryfikacji zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane przez Zamawiającego czynności, o których mowa w pkt 5 Zamawiający przewiduje możliwość żądania w szczególności:

7.1. oświadczenia zatrudnionego pracownika,

7.2. oświadczenia Wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu pracownika na podstawie umowy o pracę,

7.3. poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii umowy o pracę zatrudnionego pracownika,

7.4. innych dokumentów
– zawierających informacje, w tym dane osobowe, niezbędne do weryfikacji zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, w szczególności imię i nazwisko zatrudnionego pracownika, datę zawarcia umowy o pracę, rodzaj umowy o pracę oraz zakres obowiązków pracownika.

8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji spełnienia wymagania, o którym mowa w pkt 6, korzystając z uprawnień wynikających z Umowy. Zamawiający zastrzega możliwość zwrócenia się do właściwego organu nadzoru i kontroli nad przestrzeganiem prawa pracy w celu weryfikacji spełnienia przez Wykonawcę wymagania, o którym mowa w pkt 6. W przypadku ujawnienia przypadku naruszającego wymaganie, o którym mowa w pkt 6, Zamawiający wyznaczy Wykonawcy termin na usunięcie stwierdzonego naruszenia nie dłuższy niż 5 Dni Roboczych oraz na przedstawienie dowodów usunięcia takiego naruszenia w terminie 14 dni. W przypadku, gdy Wykonawca nie usunie stwierdzonego naruszenia, Zamawiający zastrzega sobie prawo do naliczenia Wykonawcy kary umownej w wysokości 2 000,00 zł (słownie: dwa tysiące złotych 00/100) za każdy stwierdzony przypadek naruszenia któregokolwiek z wymagań, o których mowa w pkt 6 i pkt 7.

9. Usługa Utrzymania i Usługa Modyfikacji finansowane będą przez Zamawiającego w ramach odrębnych dotacji pochodzących z budżetu państwa podlegających odrębnym zasadom rozliczania. Każda z usług jest usługą odrębną o określonym zakresie i realnej wartości, co powinno znaleźć odzwierciedlenie w ofercie zgodnie z Formularzem Ofertowym. W związku z powyższym wartość Usługi Modyfikacji musi stanowić minimum 74% ceny oferty. Realizacja Usługi Modyfikacji będzie wynikała z bieżących potrzeb Zamawiającego.