Organizacja i kompleksowa obsługa 8 wydarzeń podczas trwania Prezydencji Polski w Radzie UE

Nieograniczony, pełny i bezpośredni dostęp do dokumentów zamówienia można uzyskać bezpłatnie pod adresem: https://zamowienia.mfipr.gov.pl. Wykonawca jest zobowiązany wykonać zamówienie w terminie od 1 stycznia do 30 czerwca 2025 r. Numeracja zgodna z SWZ: 8.11 Na potrzeby oceny ofert, oferta musi zawierać nw. dokumenty i oświadczenia, podpisane przez osoby uprawnione kwalifikowanym podpisem elektronicznym i złożone za pośrednictwem Platformy:

8.11.1 Formularz ofertowy wraz z załącznikiem do Formularza ofertowego, tj. z Kosztorysem Zamówienia - stanowiącym załącznik do Formularza ofertowego. Wzór Formularza ofertowego stanowi Załącznik nr 9 do SWZ. Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą Kosztorysu Zamówienia w formacie .pdf.

8.11.2 oświadczenia (JEDZ), o których mowa w pkt 6.1 według wzoru dostępnego na Platformie,

8.11.3 pełnomocnictwo (jeżeli dotyczy),

8.11.4 zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w pkt 5.5.1 i 5.5.4 – jeżeli wykonawca polega na zasobach lub sytuacji podmiotu udostępniającego zasoby,

8.11.5 oświadczenie, o którym mowa w pkt 5.7.2, według wzoru stanowiącego Załącznik nr 4 do SWZ,

8.11.6 oświadczenie wykonawcy, o którym mowa w pkt. 6.1.6, według wzoru stanowiącego Załącznik nr 10 do SWZ,

8.11.7 oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w pkt. 6.1.7, według wzoru stanowiącego Załącznik nr 11 do SWZ,

8.11.8 Na potrzeby oceny ofert w kryterium oceny ofert, o którym mowa w pkt 13.4 SWZ, oferta musi zawierać próbkę „Koncepcji aranżacji układów konferencyjnych” w wybranych przestrzeniach opisanych w pkt. b), składającą się z następujących elementów:
a) części opisowej (w formacie .pdf), zawierającej informację dot. obu układów konferencyjnych w przestrzeniach wymienionych w pkt b) na temat:
• wyboru materiałów przyjaznych środowisku oraz rozwiązań technicznych, które zostaną wykorzystane przy scenografii tj. przy produkcji roll-up’ów, banerów lub horyzontów mocowanych przy ekranie lub banerze kasetonowym. W opisie należy zawrzeć informację dotyczącą wykorzystania materiałów z recyklingu (czyli już przetworzonych), czy Wykonawca planuje je wykorzystać i w jakim wymiarze, a także w jaki sposób wykorzystane materiały zostaną poddane recyklingowi po wydarzeniu;
• koncepcji umeblowania przestrzeni w wymaganych układach tzn. w jaki sposób wykorzystane zostaną meble dostępne w obiekcie konferencyjnym, a w przypadku ich braku - przedstawienie doboru mebli, ich koloru oraz stylu, opis ustawienia/rozmieszczenia mebli w danej przestrzeni, opis głównych materiałów z których będą wykonane meble (poza meblami dostępnymi w zasobach obiektu konferencyjnego),
• aranżacji przestrzeni, w tym doboru elementów scenografii które zostały opisane w cz. III. E. pkt. 1 ppkt 3) SOPZ, jej kolorystyki (z uwzględnieniem kolorów: granatowego, białego, czerwonego);
b) wizualizacji (w formacie .pdf, .jpg, .png, w kolorze) następujących układów konferencyjnych:

1. Układ teatralny ze sceną (zgodnie z cz. III. E pkt. 4) lit. a wariant 2 SOPZ – tj. fotele z mównicą). Wizualizacja musi przedstawiać widok rzeczywisty pomieszczenia od strony widowni w kierunku sceny pod kątem 45 stopni. Na potrzeby przedstawienia próbki, Wykonawca weźmie za przykład przestrzeń oferowaną przez Lubelskie Centrum Konferencyjne - zał. nr 4 do SOPZ (Fiszka Organizacyjna nr 4), układ musi zostać przedstawiony w pomieszczeniu głównej sali im. Antoniego Patka;

2. Układ rady nadzorczej (zgodnie z cz. III. E pkt. 4) lit. c) SOPZ – tj. ustawienie stołów w układzie pustego prostokąta). Wizualizacja musi przedstawiać widok rzeczywisty przestrzeni, w której zostanie zastosowany wymagany układ wraz z widoczną scenografią pod kątem 45 stopni oraz z lotu ptaka, tak aby był widoczny układ stołów i wyznaczone miejsce prezydium dla delegacji polskiej. Na potrzeby przedstawienia próbki, Wykonawca weźmie za przykład przestrzeń oferowaną przez Bydgoskie Muzeum Wodociągów - zał. nr 3 do SOPZ (Fiszka Organizacyjna nr 3), układ musi zostać przedstawiony w pomieszczeniu Hali Pomp.
Zamawiający nie dopuszcza podania przez Wykonawcę linku do strony zawierającej „Koncepcję aranżacji układów konferencyjnych”, w tym wizualizacji każdej z przestrzeni wskazanych w pkt 8.11.8 b) SWZ w celu ich samodzielnego pobrania.
UWAGA!
Jeżeli oferta nie będzie zawierała próbki „Koncepcji aranżacji układów konferencyjnych”, to taka oferta zostanie odrzucona na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy jako oferta, której treść jest niezgodna z warunkami zamówienia.
Jeżeli próbka „Koncepcji aranżacji przestrzeni” nie będzie zawierała któregokolwiek elementu wymienionego w lit. a) – b) dokument zostanie uznany za niepełny i Zamawiający nie będzie wzywał Wykonawcy do jego uzupełnienia. W takim przypadku ocena punktowa w tym kryterium zostanie stosownie obniżona w ramach elementów, które będą oceniane na podstawie powyższych informacji.
Dokument, o którym mowa wyżej musi być podpisany przez osobę/osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy/wykonawców występujących wspólnie kwalifikowanym podpisem elektronicznym, w przeciwnym razie oferta Wykonawcy zostanie odrzucona na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy, jako oferta, której treść jest niezgodna z warunkami zamówienia
Pełny opis procedury, w tym opis i forma dokumentów składanych w postępowaniu znajduje się w Specyfikacji Warunków Zamówienia.