Pełnienie funkcji Instytucji Pośredniczącej w zakresie zadań wykonywanych w okresie trwałości projektów zrealizowanych w ramach wdrażania powierzonych Instytucji Pośredniczącej - Agencji Rozwoju Pomorza S.A.

Ciąg dalszy z pola BT-88-Procedure:
3) Rozporządzeniu Komisji (UE) nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 r. uznającego niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktat , innych właściwych aktach prawa krajowego i prawa Unii Europejskiej normujących postępowanie w przypadkach wystąpienia pomocy publicznej oraz przepisach wykonawczych;
4) ustawie wdrożeniowej - tj. ustawie z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 818) i aktach wykonawczych wydanych na podstawie upoważnień zawartych w tej ustawie oraz (w zakresie nieuregulowanym w ustawie wdrożeniowej) ustawie z dnia

6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju ;
5) ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych oraz aktach wykonawczych wydanych na podstawie upoważnień zawartych w tej ustawie;
6) Programie i rozwijającym jego postanowienia Szczegółowym Opisie Osi Priorytetowych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata 2014-2020 (dalej jako SzOOP) przyjętym uchwałą Zarządu Województwa Pomorskiego (dokumenty programowe RPO WP);
oraz innych dokumentach obowiązujących w zakresie będącym przedmiotem umowy. Katalog podstawowych aktów normujących zasady realizacji Programu zawarty jest w Rozdziale 5 SzOOP.
W ramach zakresu umowy nr 562/U/2015/FP z dnia 03.11.2015 r. IP-ARP S.A. przy realizacji powierzonych umową zadań zobowiązana była do stosowania:
1) wytycznych horyzontalnych wydanych przez Ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego na podstawie art. 5 ust. 1 ustawy wdrożeniowej;
2) Zasad Wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata 2014-2020, przyjętych uchwałą Zarządu Województwa Pomorskiego nr 432/43/15 z dnia 21.05.2015 r. ze zm. oraz wskazówek, zaleceń, rekomendacji i instrukcji IZ RPO;
3) wytycznych Komisji Europejskiej przygotowanych na podstawie prawa Unii Europejskiej, mających na celu zapewnienie podmiotom zaangażowanym w monitorowanie, kontrolowanie lub wdrażanie europejskich funduszy strukturalnych i inwestycyjnych wskazówek technicznych w zakresie wykładni i stosowania przepisów Unii Europejskiej w tym obszarze (dostępnych na stronie internetowej Komisji Europejskiej lub przekazanych przez IZ RPO);
4) zapisów Kontraktu Terytorialnego dla Województwa Pomorskiego zawartego między Ministrem Infrastruktury i Rozwoju a Instytucją Zarządzającą, zatwierdzonego uchwałą Nr 234 Rady Ministrów z dnia 14 listopada 2014 r. oraz kolejnymi aneksami do niego.
W ramach zakresu umowy nr 562/U/2015/FP z dnia 03.11.2015 r. IP-ARP S.A. zobowiązana też była zapewnić własnym kosztem i staraniem:
1) odpowiednio wykwalifikowany personel (zasoby kadrowe o odpowiednich umiejętnościach i kwalifikacjach oraz wystarczającym doświadczeniu), w tym osoby deklarowane w ofercie złożonej w ramach postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
2) wsparcie administracyjne i logistyczne w zakresie niezbędnym do prawidłowej realizacji wszystkich obowiązków wynikających z postanowień umowy oraz właściwą bazę lokalową z wyposażeniem biurowym i teleinformatycznym, która w zakresie kompleksowej obsługi Beneficjentów usytuowana będzie w jednym z trzech miast Trójmiasta stanowiącego rdzeń obszaru metropolitalnego w województwie pomorskim: Gdańsku lub Gdyni lub Sopocie -
z racji najlepszej dostępności komunikacyjnej z obszaru całego województwa pomorskiego (obecna lokalizacja to Gdańsk) - gwarantować będzie dostęp dla osób z niepełnosprawnościami i umożliwi beneficjentom załatwienie wszystkich spraw związanych z kontaktem z Instytucją Pośredniczącą w jednej lokalizacji;
3) strukturę organizacyjną zapewniającą odpowiedni rozdział funkcji, przejrzyste określenie obowiązków i poziomów zarządzania oraz prawidłową i efektywną realizację powierzonych zadań, wraz z opisem w formie Instrukcji Wykonawczej obowiązujących procedur związanych z wykonywaniem wszystkich czynności z terminami ich realizacji, odpowiedzialnymi komórkami/stanowiskami, wzorami dokumentów stosowanych przy wykonywaniu czynności (w tym listami kontrolnymi określającymi szczegółowy tryb weryfikacji stanu faktycznego z pożądanym); odpowiednią obsługę finansowo-księgową, w ramach której zobowiązana będzie do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej, a także odpowiednie bezpieczeństwo dokumentacji finansowo–księgowej, w tym wdroży procedury w zakresie bezpieczeństwa dokumentacji finansowo-księgowej oraz bezpieczeństwa informatycznego systemu finansowo-księgowego;
4) system archiwizacji zapewniający właściwą ścieżkę audytu, w szczególności poprzez dokumentowanie wszystkich wykonywanych czynności (za pomocą formularzy, list sprawdzających, pism i notatek) w formie papierowej lub elektronicznej w systemie SL2014, a także system rejestracji dokumentów otrzymanych od Beneficjentów i innych podmiotów oraz dokumentów wychodzących w związku z wykonywaniem zadań powierzonych niniejszą umową.
W ramach realizacji umowy IP zobowiązana była do wykonania:
1) czynności przygotowawczych,
2) czynności z zakresu wdrażania powierzonych jej Poddziałań i Działania RPO WP, w tym:
a) czynności z zakresu wdrażania rozliczanych metodą punktów kosztowych określoną w specyfikacji istotnych warunków zamówienia stanowiącej załącznik nr 2 do umowy (dotyczących weryfikacji, oceny, kontraktowania, rozliczania, kontroli) Projektów składanych i realizowanych w ramach powierzonych Poddziałań i Działania;
b) pozostałych czynności z zakresu wdrażania,
3) czynności kończących realizację umowy.
Ww. czynności zostały wymienione oraz szczegółowo opisane i scharakteryzowane w opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 1 do umowy nr 562/U/2015/FP z dnia 03.11.2015r.
Ponadto IP zobowiązana została przez cały okres realizacji do prowadzenia i bieżącej aktualizacji strony internetowej, na której są zamieszczane zamieszczać informacje związane z realizacją zadań na podstawie umowy.
Termin wykonania wskazanej wyżej Umowy nr 562/U/2015/FP z dnia 03.11.2015 r. określono następująco:
- czynności zakończone i w realizacji:
1) Czynności przygotowawcze (§ 4 ust. 1 pkt 1 Umowy jw.) IP wykona i złoży IZ RPO deklarację gotowości do poddania się ocenie dotyczącej spełniania kryteriów desygnacji (§ 6 ust. 2) w terminie określonym w ofercie, tj. 4 (czterech) tygodni od dnia zawarcia umowy.
– Czynności te zostały już wykonane.
2) Czynności z zakresu wdrażania powierzonych jej Poddziałań i Działania (§ 4 ust. 1 pkt 2) IP będzie wykonywała w okresie od złożenia deklaracji gotowości do poddania się ocenie dotyczącej spełniania kryteriów desygnacji(§ 6 ust. 2) do dnia 31 grudnia 2023 r.
– Czynności te zostały już wykonane.
3) Czynności kończące realizację umowy (§ 4 ust. 1 pkt 3) IP będzie wykonywała w okresie od dnia 1 stycznia 2024 r. do 31 grudnia 2024 r.
Zgodnie z zapisem § 7 ust. 4 ww. Umowy - IP-ARP wykonywała czynności kończące jej realizację do dnia 31 grudnia 2024 r. Po tej dacie część zrealizowanych w ramach wdrażania powierzonych IP-ARP Poddziałań i Działania projektów nadal pozostaje w okresie trwałości, co wiąże się
z obowiązkiem wykonania szeregu czynności związanych z wykonywaniem zadań zmierzających do weryfikacji zachowania trwałości przedmiotowych projektów.
Biorąc pod uwagę, że Umowa nr 562/U/2015/FP z dnia 3 listopada 2015 r. nie obejmowała swoim zakresem czynności w zakresie zadań wykonywanych w okresie trwałości projektów, którego połowa nie przypadała przed 31 grudnia 2024 r. oraz czynności wykonywanych na zakończenie okresu trwałości przypadającego po wskazanej wyżej dacie - IZ RPO WP przeprowadziła szczegółową analizę sytuacji w zakresie możliwego wykonania przedmiotowych czynności.
Mając na względzie, że czynności tych – z przyczyn obiektywnych, wskazanych w Analizie potrzeb i wymagań zamawiającego - nie jest w stanie zapewnić Instytucja zarządzająca, konieczne jest powierzenie w niezbędnym zakresie realizacji tych czynności na rzecz podmiotu, który realizował je dotychczas w okresie programowania na lata 2014-2020 w oparciu o Umowę 562/U/2015/FP z dnia 3 listopada 2015 r.
Koniecznym zatem stało się udzielenie odrębnego zamówienia publicznego, którego przedmiotem jest kontynuacja do końca czerwca 2029 r. nieobjętych ww. Umową czynności
z zakresu zadań wykonywanych w okresie trwałości projektów zrealizowanych w ramach wdrażania powierzonych Instytucji Pośredniczącej - Agencji Rozwoju Pomorza S.A. Umową Nr 562/U/2015/FP z 03.11.2015 r. - Poddziałań i Działania, tj.: Osi Priorytetowej 1 Komercjalizacja wiedzy (wyłącznie Poddziałanie 1.1.1. Ekspansja przez innowacje - wsparcie dotacyjne i Działanie 1.2. Transfer wiedzy do gospodarki) oraz Osi Priorytetowej 2 Przedsiębiorstwa (wyłącznie Poddziałanie 2.2.1. Inwestycje profilowane - wsparcie dotacyjne) Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata 2014–2020.
Jako tryb udzielenia zamówienia publicznego został wybrany tryb zamówienia z wolnej ręki,
z uwagi na spełnienie przesłanek określonych w art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. a) ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2024 r., poz. 1320 ze zm.).
Aktualnie ARP S.A. jest jedynym podmiotem (oprócz IZ RPO WP), który uzyskał desygnację, tj. potwierdzenie przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego spełniania przez instytucję pośredniczącą warunków zapewniających prawidłową realizację powierzonych jej zadań w ramach programu operacyjnego.

Ciąg dalszy uzasadnienia faktycznego i prawnego spełniania przesłanek zamówienia z wolnej ręki (art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. a) Ustawy Pzp:
Warunkiem uzyskania desygnacji było spełnienie kryteriów desygnacji określonych w załączniku XIII do Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (rozporządzenia ogólnego), odpowiednich do zakresu realizowanych zadań, potwierdzone pozytywną opinią i sprawozdaniem Instytucji Audytowej.
Obecnie brak też możliwości uzyskania desygnacji przez inne podmioty w okresie niezbędnym do wykonania zadania, którego dotyczy niniejsze zamówienie.
Wskazać należy, że IZ w ostatnich latach podejmowała stałe działania zmierzające do zwiększenia potencjału instytucjonalnego poprzez zatrudnienie nowych, wykwalifikowanych pracowników.
W związku ze znacznym obciążeniem czynnościami związanymi z zarządzaniem i wdrażaniem aktualnego programu regionalnego w ramach kolejnej perspektywy finansowej na lata 2021-2027, tj. Fundusze Europejskie dla Pomorza 2021-2027. samodzielna realizację zadań polegających na kompleksowej obsłudze czynności wykonywanych w okresie trwałości wobec projektów zrealizowanych w ramach wdrażania powierzonych Instytucji Pośredniczącej - Agencji Rozwoju Pomorza S.A. Umową Nr 562/U/2015/FP z 03.11.2015 r. - Poddziałań i Działania, tj.: Osi Priorytetowej 1 Komercjalizacja wiedzy (wyłącznie Poddziałanie 1.1.1. Ekspansja przez innowacje - wsparcie dotacyjne i Działanie 1.2. Transfer wiedzy do gospodarki) oraz Osi Priorytetowej 2 Przedsiębiorstwa (wyłącznie Poddziałanie 2.2.1. Inwestycje profilowane - wsparcie dotacyjne) Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata 2014–2020, wiązałaby się z koniecznością ponownej organizacji procesów w IZ. Alokacja środków w ramach nowego Programu, jego finansowanie z dwóch różnych funduszy strukturalnych, stopień skomplikowania ze względu na uwarunkowania prawne wynikające z przepisów prawa unijnego i krajowego oraz liczba instytucji zaangażowanych w jego wdrażanie i konieczność koordynowania ich działań istotnie wpływa na możliwości organizacyjne IZ.
Wobec przedstawionych powyżej okoliczności, Samorząd Województwa Pomorskiego zamierza udzielić ARP S.A. zamówienia na pełnienie funkcji Instytucji pośredniczącej
w zakresie zadań wykonywanych w okresie trwałości projektów zrealizowanych w ramach wdrażania powierzonych Instytucji Pośredniczącej - Agencji Rozwoju Pomorza S.A. Umową Nr 562/U/2015/FP z 03.11.2015 r. - Poddziałań i Działania, tj.: Osi Priorytetowej 1 Komercjalizacja wiedzy (wyłącznie Poddziałanie 1.1.1. Ekspansja przez innowacje - wsparcie dotacyjne i Działanie 1.2. Transfer wiedzy do gospodarki) oraz Osi Priorytetowej 2 Przedsiębiorstwa (wyłącznie Poddziałanie 2.2.1. Inwestycje profilowane - wsparcie dotacyjne) Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata 2014–2020 -
w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. a) PZP.
Zgodnie z art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. a) ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych:
„Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, jeżeli zachodzi co najmniej jedna z następujących okoliczności:
1) dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn:
a) technicznych o obiektywnym charakterze, (…)
- jeżeli nie istnieje rozsądne rozwiązanie alternatywne lub rozwiązanie zastępcze, a brak konkurencji nie jest wynikiem celowego zawężenia parametrów zamówienia”.
Zamawiający może zastosować tryb zamówienia z wolej ręki na podstawie art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. a) ustawy PZP, jeżeli z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze usługi może wykonać tylko jeden wykonawca. Przepisy ustawy PZP nie zawierają jednak katalogu przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze, które uzasadniałyby zastosowanie trybu zamówienia
z wolnej ręki. Brak jest również wytycznych, jakimi zamawiający powinni się kierować, decydując się na udzielenie zamówienia z wolnej ręki. Przesłanka istnienia tylko jednego wykonawcy musi jednak mieć charakter obiektywny i dotyczyć sytuacji faktycznej, w której w danym miejscu
i czasie na rynku występuje tylko jeden wykonawca mogący zrealizować określoną usługę.
W opinii Zamawiającego ARP S.A. jest jedynym wykonawcą, który może świadczyć usługę polegającą na pełnienie funkcji Instytucji pośredniczącej w zakresie zadań wykonywanych
w okresie trwałości projektów zrealizowanych w ramach wdrażania powierzonych Instytucji Pośredniczącej - Agencji Rozwoju Pomorza S.A. Umową Nr 562/U/2015/FP z 03.11.2015 r. - Poddziałań i Działania, tj.: Osi Priorytetowej 1 Komercjalizacja wiedzy (wyłącznie Poddziałanie 1.1.1. Ekspansja przez innowacje - wsparcie dotacyjne i Działanie 1.2. Transfer wiedzy do gospodarki) oraz Osi Priorytetowej 2 Przedsiębiorstwa (wyłącznie Poddziałanie 2.2.1. Inwestycje profilowane - wsparcie dotacyjne) Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata 2014–2020 - z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze.
Przede wszystkim należy wskazać, że jedynie obecny Wykonawca tj. ARP S.A. jest desygnowany, czyli posiada potwierdzenie przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego spełniania warunków zapewniających prawidłową realizację zadań instytucji pośredniczącej.
Ponadto na obecnym, zaawansowanym etapie wykonywania czynności wdrożeniowych nie byłoby możliwości zastąpienia Wykonawcy inną instytucją. W tej sytuacji nie byłoby możliwości zachowania ciągłości wykonywanych zadań. Barierą są bez wątpienia także przyczyny „czysto” techniczne, takie jak dostęp do dokumentacji i ewentualna konieczność jej przeniesienia do innego podmiotu, posiadanie i dostęp do systemu informatycznego.
Nie istnieje zatem rozsądne rozwiązanie alternatywne lub rozwiązanie zastępcze w stosunku do zlecenia kontynuacji świadczenia usług przez dotychczasowego Wykonawcę.
Ponadto z pozyskanej przez IZ opinii prawnej wynika, że nie ma przeszkód prawnych do przyjęcia takiego rozwiązania.
Koniecznym warunkiem realizacji zadań związanych z wdrażaniem ww. Poddziałań i Działania było - zgodnie z dyspozycją art. 124 ust. 2 rozporządzenia ogólnego - uzyskanie pozytywnej opinii Generalnego Inspektora Kontroli Skarbowej (dalej: Instytucja Audytowa) w sprawie zgodności systemów zarządzania i kontroli ustanowionych dla RPO WP 2014-2020.
Instytucja Audytowa badała w trakcie audytu spełnianie kryteriów desygnacyjnych dotyczących następujących obszarów:
 wewnętrznego środowiska kontroli;
 zarządzania ryzykiem;
 działań związanych z zarządzaniem i kontrolą;
 monitorowania.
Instytucja Audytowa wydała w dniu 01.04.2016 r., zgodnie z art. 124 ust. 2 rozporządzenia nr 1303/2013 sprawozdanie wraz z pozytywną opinią w sprawie pełnienia przez Instytucję Zarządzającą i Instytucje Certyfikującą kryteriów desygnacji określonych w załączniku XIII do ww. rozporządzenia dla RPO WP na lata 2014-2020.
Na jej podstawie Minister Rozwoju udzielił desygnacji instytucji Zarządzającej pełniącej również funkcję Instytucji Certyfikującej, której zadania realizuje Zarząd Województwa Pomorskiego oraz m.in. Instytucji Pośredniczącej, której zadania realizuje ARP S.A. (pismo znak: DCD.V.870.35.2016.RM.2, NK 79873/16 z dnia 13.04.2016 r.).
Pozytywna opinia dotycząca funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli wydana w odniesieniu do IZ i ARP S.A., jako IP, potwierdzona przez Instytucję Audytową w ramach przeprowadzanych corocznie audytów systemu zarządzania i kontroli, stanowi okoliczność, która powoduje, że ARP S.A. jest jedynym podmiotem na rynku, któremu może zostać powierzone wykonywanie obowiązków w zakresie przewidywanego przedmiotu zamówienia. Realizacja zadań przez ARP S.A. następowałaby na podstawie procedur (Instrukcja Wykonawcza IP, metodyki określone w Rocznym Planie Kontroli, polityka bezpieczeństwa informacji, polityka
i zasady rachunkowości, instrukcja archiwizacji), których skuteczność, adekwatność
i prawidłowość w odniesieniu do zadań objętych Umową Nr 562/U/2015/FP została potwierdzona przez Instytucję Audytową w trakcie audytów systemu zarządzania i kontroli,
a także audytów operacji.
W uchwale z dnia 5 maja 2010 r. Krajowa Izba Odwoławcza (dalej: KIO) zwróciła uwagę, że: Zamówienie z wolnej ręki, udzielone na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a (dop.: którego odpowiednikiem jest obecnie art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy PZP z 11.09.2019 r.) musi mieć charakter jednoznacznie wypływający z uprzednich norm, parametrów, standardów, a ich jednoznaczność nie powinna pozwalać na jakiekolwiek odstępstwa. Sytuacja ta może występować z uwagi na unikatowe, niepowtarzalne cechy uprzednich prac wykonanych
w następstwie wcześniejszego zamówienia.
W świetle powołanej uchwały KIO, należy zwrócić uwagę, że ARP S.A. nie tylko posiada pozytywną opinię Instytucji Audytowej w odniesieniu do wdrożonego systemu zarządzania i kontroli, który zapewnia prawidłowość obsługi powierzonych jej dotąd zadań, ale również realizowała zadania IP od 2015 r. w oparciu o przygotowane przez siebie i zatwierdzone przez IZ dokumenty, które obowiązują wszystkich wnioskodawców oraz beneficjentów RPO WP na lata 2014-2020.