KPO2 – 1.11 - Zakup licencji wraz z wdrożeniem rozszerzenia posiadanego szpitalnego systemu HIS AMMS o dodatkowe moduły i funkcjonalności

Przedmiot zamówienia jest realizowany w ramach Wniosku o dofinansowanie projektu w ramach: KRAJOWEGO PLANU ODBUDOWY I ZWIĘKSZANIA ODPORNOŚCI, Inwestycja D1.1.2 „Przyspieszenie procesów transformacji cyfrowej ochrony zdrowia poprzez dalszy rozwój usług cyfrowych w ochronie zdrowia” będąca elementem komponentu D „Efektywność, dostępność i jakość systemu ochrony zdrowia”.
Nabór nr KPOD.07.03-IP.10-001/25
CD. uzasadnienia przyspieszenia procedury:
Tak szerokie ujęcie pojęcia „pilności” nakazuje poszukiwać takiej możliwości, w obiektywnych przesłankach a także ograniczyć się do wyjątkowych przypadków tak aby ta instytucja nie była nadużywana. (vide: . KIO z 9.8.2019 r., KIO 1437/19, Legalis).
W przedmiotowym przypadku Zamawiający uzasadnia zastosowanie przyspieszonego trybu postępowania w przetargu nieograniczonym koniecznością zapewnienia terminowej realizacji zamówienia pn. „Zakup licencji wraz z wdrożeniem rozszerzenia posiadanego szpitalnego systemu HIS AMMS o dodatkowe moduły i funkcjonalności”.
Przedmiotowe zamówienie realizowane jest w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności (KPO) – komponent dotyczący cyberbezpieczeństwa, dla którego określono nieprzekraczalny termin zakończenia realizacji projektu do dnia 30.05.2026 r. Niedotrzymanie powyższego terminu skutkowałoby ryzykiem utraty dofinansowania lub koniecznością zwrotu środków, co narażałoby Zamawiającego na poważne konsekwencje finansowe.
Zakres zamówienia obejmuje nie tylko dostawę licencji, lecz również wdrożenie, konfigurację, integrację z funkcjonującym systemem HIS AMMS, testy, szkolenia użytkowników oraz uruchomienie produkcyjne nowych modułów i funkcjonalności. Są to czynności czasochłonne, wymagające odpowiedniego zaplanowania oraz realizacji w ściśle określonych oknach czasowych, z uwzględnieniem ciągłości pracy jednostki ochrony zdrowia oraz bezpieczeństwa danych medycznych.
Dodatkowo, zamówienie dotyczy obszaru cyberbezpieczeństwa systemów teleinformatycznych szpitala, co ma bezpośredni wpływ na bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych i danych szczególnej kategorii, a także na ciągłość udzielania świadczeń zdrowotnych. Opóźnienie realizacji zamówienia zwiększałoby ryzyko wystąpienia incydentów bezpieczeństwa oraz ograniczałoby możliwość spełnienia aktualnych i projektowanych wymogów prawnych w zakresie ochrony systemów informatycznych podmiotów leczniczych.
Należy również wskazać, że ewentualne opóźnienia w wszczęciu i przeprowadzeniu postępowania mogłyby prowadzić do konieczności zmiany postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego, w szczególności w zakresie terminów realizacji, co byłoby ograniczone przepisami art. 144 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych. Zamawiający zobowiązany jest do takiego zaplanowania i przeprowadzenia postępowania, aby realizacja zamówienia przebiegała zgodnie z pierwotnie określonymi warunkami umowy, bez ryzyka wystąpienia niedopuszczalnych zmian umownych.
Mając na uwadze powyższe okoliczności, w szczególności:
• sztywno określony termin realizacji projektu wynikający z zasad finansowania KPO,
• złożony charakter przedmiotu zamówienia obejmujący wdrożenie i integrację systemów,
• konieczność zapewnienia bezpieczeństwa teleinformatycznego oraz ciągłości działania szpitala,
• ograniczenia w zakresie dokonywania zmian umowy wynikające z art. 144 ustawy Pzp,
Zamawiający uznaje, że zachowanie standardowych terminów przewidzianych dla przetargu nieograniczonego mogłoby uniemożliwić terminową realizację zamówienia. W związku z tym zastosowanie skróconych terminów składania ofert jest uzasadnione i proporcjonalne, a jednocześnie nie narusza zasad uczciwej konkurencji ani równego traktowania wykonawców
W przedmiotowym postępowaniu zachodzi stan pilnej konieczności, o którym mowa w art. 138 ust. 2 pkt 2 ustawy Pzp, uzasadniający skrócenie terminu składania ofert w trybie przetargu nieograniczonego. Pilność ta ma charakter obiektywny, realny i aktualny, a jej źródłem są zarówno uwarunkowania czasowe realizacji zamówienia, jak i szczególne uwarunkowania techniczne oraz prawnoautorskie przedmiotu zamówienia.
Zamówienie dotyczy bowiem rozszerzenia, modyfikacji oraz integracji z funkcjonującym szpitalnym systemem HIS AMMS, który stanowi utwór w rozumieniu przepisów ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, a autorskie prawa majątkowe do jego elementów przysługują określonemu podmiotowi. Zakres zamówienia obejmuje ingerencję w istniejące oprogramowanie, jego strukturę, architekturę oraz mechanizmy integracyjne, co powoduje, że realizacja zamówienia jest możliwa wyłącznie przy zapewnieniu zgodności z reżimem ochrony praw autorskich.
W tym kontekście Zamawiający wskazuje, że spełnione są przesłanki, które potencjalnie uzasadniałyby zastosowanie trybu zamówienia z wolnej ręki, o którym mowa w art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. b) Pzp (ochrona praw wyłącznych, w tym praw autorskich). Zamawiający jednak świadomie odstępuje od zastosowania tego trybu, uznając, że możliwe jest przeprowadzenie postępowania konkurencyjnego, pod warunkiem skrócenia terminów składania ofert.
Wybór przetargu nieograniczonego ze skróconym terminem składania ofert stanowi zatem rozwiązanie bardziej proporcjonalne, godzące:
• potrzebę zapewnienia zgodności z przepisami o ochronie praw autorskich,
• konieczność pilnego udzielenia zamówienia,
• oraz fundamentalne zasady systemu zamówień publicznych, w tym zasadę uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców.
Zamawiający podkreśla, że zachowanie standardowego 35-dniowego terminu składania ofert mogłoby w praktyce uniemożliwić terminową realizację zamówienia, co – wobec nieprzekraczalnych terminów realizacji projektu (w tym wynikających z finansowania ze środków KPO) oraz czasochłonnego charakteru wdrożenia i integracji systemu – skutkowałoby ryzykiem:
• utraty lub zwrotu dofinansowania,
• naruszenia ciągłości funkcjonowania szpitala,
• zwiększenia zagrożeń w obszarze cyberbezpieczeństwa i ochrony danych medycznych.
W tym stanie faktycznym i prawnym skrócenie terminu składania ofert do minimum dopuszczalnego przez art. 138 ust. 2 pkt 2 Pzp należy uznać za działanie uzasadnione, proporcjonalne i zgodne z celem ustawy, tym bardziej że stanowi ono alternatywę korzystniejszą dla rynku niż zastosowanie trybu niekonkurencyjnego, do którego Zamawiający byłby uprawniony na podstawie art. 214 Pzp.