Kompleksowa organizacja, obsługa i nadzór jednodniowej konferencji promującej kompetencje STEM w ramach projektu "Śląskie. Inwestujemy w talenty - PLUS - I edycja"

1.1. Przedmiot Umowy zostanie zrealizowany w terminie: nie później niż do 17 października 2025 r. 1.2. Terminy pośrednie wykonania umowy: a) w terminie do 5 dni roboczych od podpisania Umowy, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu co najmniej 2 propozycje miejsca organizacji wydarzenia; b) w terminie do 5 dni roboczych od podpisania Umowy, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu co najmniej 2 propozycje terminu organizacji wydarzenia; c) w terminie 7 dni roboczych od podpisania Umowy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu 2 propozycje gadżetów upominkowych, d) w terminie do 10 dni roboczych od dnia zatwierdzenia przez Zamawiającego terminu i miejsca konferencji, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu propozycje 2 prowadzących-moderatorów oraz po 2 prelegentów do każdego z 6 wymaganych tematów warsztatów/prelekcji; e) w terminie do 10 dni roboczych od dnia zatwierdzenia przez Zamawiającego terminu i miejsca konferencji, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu 3 propozycje wokalistów; f) w terminie do 7 dni roboczych od dnia zatwierdzenia przez Zamawiającego terminu i miejsca konferencji, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu 2 projekty graficzne wszystkich materiałów informacyjno-promocyjnych. g) w przypadku braku akceptacji Zamawiającego projektów graficznych, Wykonawca najpóźniej w terminie 2 dni roboczych dokona zmian w projekcie graficznym, a następnie przekaże projekty do ponownej akceptacji Zamawiającemu. h) Zamawiający zorganizuje spotkanie z Wykonawcą, prowadzącym oraz wszystkimi ekspertami (prelegentami/panelistami) w siedzibie Zamawiającego lub on-line w terminie minimum 10 dni roboczych przed terminem konferencji. i) W terminie 7 dni roboczych przed terminem konferencji, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu 3 propozycje menu lunchu; j) Wykonawca dostarczy Zamawiającemu plakaty promujące/informujące o konferencji, programy konferencji, informacje/kierunkowskazy umożliwiające dotarcie do miejsca organizacji konferencji na terenie obiektu: na 3 dni robocze przed planowanym rozpoczęciem konferencji. k) w terminie 7 dni roboczych od zakończenia konferencji, Wykonawca przekaże Zamawiającemu 100 zdjęć z konferencji; l) w terminie 7 dni roboczych od zakończenia konferencji Wykonawca przekaże Zamawiającemu dokumentację audio-wideo z konferencji; m) w terminie do 14 dni od zakończenia konferencji Wykonawca przedstawi Zamawiającemu oświadczenie zawierające następujące informacje: imię i nazwisko prowadzącego, ekspertów (prelegentów/panelistów), rodzaj zawartej umowy, daty przelewów oraz kwoty netto/brutto wynagrodzeń wypłaconych na wskazane rachunki. 2. Zamawiający wymaga, by: 2.1. miejsca spotkań posiadały niezbędną infrastrukturę dostosowaną dla osób z niepełnosprawnościami, tzn. windę, pojazd oraz 1 toaletę dla osób z niepełnosprawnościami; 2.2. Konferencja była dostępna dla osób z niepełnoprawnością: a) wzrokową (np. poprzez asystenta, przewodnika osoby niewidomej) b) słuchową (np. poprzez tłumacza języka migowego lub pętle indukcyjne lub system FM) 2.3. Wykonawca zapewnił dwa niskie stoły umożliwiające swobodny poczęstunek osobom na wózku inwalidzkim oraz rozmieścił potrawy serwowane w formie bufetu szwedzkiego w sposób umożliwiający łatwy dostęp dla osób z niepełnosprawnościami; 2.4. Filmy zostały przygotowane w wariantach zawierających napisy rozszerzone i audiodeskrypcję; 2.5. Wszystkie materiały informacyjno-promocyjne przygotowane w wersji cyfrowej z wymogami WCAG 2.1 na poziomie AA. 3. Szczegółowe informacje dotyczące zamówienia w szczególności: podstawy wykluczenia, warunki udziału w postępowaniu, wykaz podmiotowych środków dowodowych oraz informacje na temat form składanych dokumentów znajdują się w SWZ.