- 1.
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa polegająca na obsłudze konferencji „SECURE 2026” organizowanej stacjonarnie w Warszawie w dniach 7-9 kwietnia 2026 r. przez Naukową i Akademicką Sieć Komputerową – Państwowy Instytut Badawczy (zwanym dalej: NASK-PIB) zwanej dalej: „Wydarzeniem” polegająca na zapewnieniu:
- 1)
obsługi technicznej Wydarzenia;
- 2)
przygotowaniu i realizacji transmisji audiowizualnej Wydarzenia;
- 3)
organizacji uroczystej kolacji;
- 4)
usługi cateringu podczas Wydarzenia;
- 5)
organizacji koktajlu na terenie Muzeum Historii Polski, zwanego dalej „MHP”;
- 6)
usługi tłumaczenia symultanicznego i tłumaczenia migowego podczas Wydarzenia;
- 7)
obsługi recepcji i szatni podczas Wydarzenia;
- 8)
organizacji warsztatów;
- 9)
obsługi fotograficznej, nagrań i relacji z Wydarzenia.
- 2.
Lokalizacja realizacji przedmiotu zamówienia: Muzeum Historii Polski, Gwardii 1, 01-538, Warszawa. Najem powierzchni lokalizacji Wydarzenia zapewnia Zamawiający na mocy odrębnej umowy z obiektem. Lokalizacja Wydarzenia stanowi integralny element procesu organizacyjnego. Organizacja Wydarzenia w tej przestrzeni gwarantuje odpowiedni prestiż oraz buduje jego spójność wizerunkową. Budynek MHP dysponuje niezbędnym zapleczem lokalowym, technicznym i logistycznym, odpowiadającym wymaganiom programu Wydarzenia (m.in. Audytorium, Salę Kinową, sale konferencyjne, sale warsztatowe, wyposażenie audiowizualne, zapewnia dostępność komunikacyjną dla uczestników Wydarzenia). Lokalizacja umożliwia sprawną koordynację działań Wykonawcy z Zamawiającym oraz z administracją obiektu.
- 3.
Liczba uczestników Wydarzenia:
- 1)
Konferencja: maksymalnie 600 osób. Zamawiający gwarantuje minimalną liczbę uczestników Konferencji: 400. Ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy w terminie nie później niż na 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem Wydarzenia.
- 2)
Warsztaty: maksymalnie 180 osób. Zamawiający gwarantuje minimalną liczbę uczestników Warsztatów: 100. Ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy w terminie nie później niż na 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem Wydarzenia.
- 3)
Koktajl: maksymalnie 250 osób. Zamawiający gwarantuje minimalną liczbę uczestników Koktajlu 100. Ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy w terminie nie później niż na 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem Wydarzenia.
- 4)
Kolacja: maksymalnie 150 osób. Zamawiający gwarantuje minimalną liczbę uczestników Kolacji 80. Ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy w terminie nie później niż na 5 dni roboczych przed rozpoczęciem Wydarzenia.
Dzień roboczy – oznacza dni: od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy w Rzeczypospolitej Polskiej.
- 4.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość realizacji Wydarzenia w maksymalnym zakresie opisanym w SOPZ lub w pomniejszonym, zgodnie z zapotrzebowaniem NASK-PIB. Pomniejszeniu ulec może liczba:
- 1)
mikrofonów nagłownych, o których mowa w Rozdziale 3 SOPZ, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba mikrofonów nagłownych to 3 szt. a minimalna liczba mikrofonów ręcznych to 8 szt.;
- 2)
artykułów konferencyjnych, o których mowa w Rozdziale 6 SOPZ (tj.: identyfikatory (pkt 1), smycze (pkt 4) stosownie do liczby uczestników Konferencji, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba artykułów konferencyjnych to 500 szt. a maksymalna to 800 szt.;
- 3)
osób w usłudze cateringowej, o której mowa w Rozdziale 11 SOPZ, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba osób to 400 w dniu Konferencji, 100 w dniu Warsztatów.100 podczas koktajlu oraz 80 podczas kolacji;
- 4)
słuchawek IR dla uczestników, o których mowa w Rozdziale 9 SOPZ, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba to 100.
- 5.
Zamawiający rekomenduje, żeby potencjalni Wykonawcy przed złożeniem oferty przeprowadzili wizję lokalną w Budynku MHP w celu sprawdzenia warunków technicznych w obiekcie oraz rzetelnego przygotowania oferty.
- 6.
Zamawiający informuje, że w MHP obowiązują szczególne regulacje związane z organizacją wydarzeń, w szczególności Regulamin współorganizacji wydarzeń i najmu w MHP w Warszawie dostępny na stronie www. muzhp.pl, zwany dalej: Regulaminem. Najemca oświadcza, że przed zawarciem umowy zapoznał się z treścią Regulaminu i zobowiązuje się do jego stosowania w związku z wykonywaniem Przedmiotu Umowy. Wykonawca ponosi wszelkie koszty naprawy w przypadku zniszczeń mienia MHP dokonanych przez personel Wykonawcy podczas realizacji zamówienia.
- 7.
Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ.
- 8.
Termin realizacji zamówienia: Realizacja przedmiotu zamówienia rozpoczyna się w dniu 07.04.2026 r. i zakończy się w terminie do 10 dni roboczych, liczonych od dnia zakończenia Wydarzenia, w tym realizacja:
- 1)
Usług polegających na montażu sprzętu i wyposażenia, która odbędzie się w dniu 7 kwietnia 2026 r. oraz demontażu sprzętu i wyposażenia, który odbędzie się w dniu 8 kwietnia 2026 r.
- 2)
Uroczystej kolacji, która odbędzie się w dniu 7 kwietnia 2026 r.
- 3)
Konferencji, która odbędzie się w dniu 8 kwietnia 2026 r.
- 4)
Koktajlu, który odbędzie się w przestrzeni MHP w dniu 08 kwietnia 2026 r.
- 5)
Warsztatów, które odbędą się w dniu 9 kwietnia 2026 r.
- 9.
Zamawiający nie dopuszcza możliwości prowadzenia negocjacji w celu ulepszenia treści ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu.
- 10.
Na podstawie art. 222 ust. 4 ustawy Pzp Zamawiający informuje, że łączna kwota, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia wynosi: 762 612,50 zł brutto.
