ZAPYTANIE OFERTOWE NR 20/2026/07.08/NGO z dnia 27.07.2026 r. na realizację kompleksowych usług przeprowadzenia szkoleń wyjazdowych pn. "Warsztaty obszarowe w formule "Core Liderek/Liderów NGO"" dla organizacji pozarządowych w ramach projektu „GO NGO! Program wsparcia organizacji z województwa podkarpackiego”.

"Warsztaty obszarowe w formule "Core Liderek/Liderów NGO"" Przedmiotem zamówienia jest organizacja i przeprowadzenie szkolenia w ramach projektu pn. „GO NGO! Program wsparcia organizacji z województwa podkarpackiego”, współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (EFS+) w ramach programu Fundusze Europejskie dla Podkarpacia 2021-2027. 1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowe przeprowadzenie usługi szkoleniowej w formie wyjazdowej pn. "Warsztaty obszarowe w formule "Core Liderek/Liderów NGO"" - która obejmuje usługi szkoleniowe (koszt trenerów, materiałów szkoleniowych, sali szkoleniowej z dostępem do sanitariatów), usługi restauracyjne (koszt poczęstunku (serwisu kawowego) i wyżywienia (śniadania, obiadu, kolacji)), usługi zakwaterowania (koszt miejsc noclegowych). Przeprowadzenie czterech szkoleń wyjazdowych dla łącznie 200 osób uczestników projektu. Zamawiający planuje, że szkolenia będą się odbywały w grupie śr. 50-osobowej, ale dopuszcza możliwość realizacji szkolenia dla grupy min. 40-osobowej i max. 60-osobowej, jeżeli takie będzie aktualne zapotrzebowanie w projekcie. W ramach szkoleń Wykonawca zobowiązuje się do: - zapewnienia trenera do przeprowadzenia zajęć szkoleniowych, materiałów szkoleniowych, sali szkoleniowej, dwóch serwisów kawowych, jednego obiadu, dwóch kolacji, dwóch noclegów ze śniadaniem dla ok. 50 osób - w terminie od 28.08 do 30.08.2026 r. - zapewnienia trenera do przeprowadzenia zajęć szkoleniowych, materiałów szkoleniowych, sali szkoleniowej, dwóch serwisów kawowych, jednego obiadu, dwóch kolacji, dwóch noclegów ze śniadaniem dla ok. 50 osób - w terminie od 11.09 do 13.09.2026 r. - zapewnienia trenera do przeprowadzenia zajęć szkoleniowych, materiałów szkoleniowych, sali szkoleniowej, dwóch serwisów kawowych, jednego obiadu, dwóch kolacji, dwóch noclegów ze śniadaniem dla ok. 50 osób - w terminie od 14.09 do 16.09.2026 r. - zapewnienia trenera do przeprowadzenia zajęć szkoleniowych, materiałów szkoleniowych, sali szkoleniowej, dwóch serwisów kawowych, jednego obiadu, dwóch kolacji, dwóch noclegów ze śniadaniem dla ok. 50 osób - w terminie od 02.10 do 04.10.2026 r. 2. Zakres tematyczny szkolenia obejmuje: 1. Zarządzanie organizacją w praktyce CORE lidera: 1) Model zarządzania oparty na misji i wartościach. 2) Podział ról, odpowiedzialności i przepływ informacji. 3) CORE lider jako katalizator zmiany organizacyjnej. 2. Tożsamość i marka NGO w działaniach lidera/liderki: 1) Spójność działań lidera z wizerunkiem organizacji. 2) Autentyczność, transparentność, wiarygodność. 3) Komunikacja wartości i budowanie marki zespołu. 3. CORE lider w czasie zmiany i niepewności: 1) Strategie działania w sytuacjach kryzysowych i dynamicznych. 2) Emocje w zmianie – własne i zespołu. 3) Jak angażować zespół w proces zmiany. 4. Zarządzanie różnorodnością w praktyce zespołowej: 1) Wrażliwość międzykulturowa i interpersonalna lidera. 2) Włączenie różnych perspektyw i potencjałów. 3) Budowanie integrującej kultury organizacyjnej. 5. Lider/ka a ramy prawne działania NGO: 1) Świadome podejmowanie decyzji w zgodzie z przepisami. 2) Odpowiedzialność formalna lidera i zespołu. 3) Delegowanie odpowiedzialności w zgodzie z regulacjami. 6. Współpraca partnerska – postawa liderska wobec relacji z otoczeniem: 1) Kształtowanie długofalowych partnerstw opartych na wartościach. 2) Komunikacja z partnerami, samorządem, innymi NGO. 3) Reprezentowanie organizacji w sieciach i środowisku. 7. Budowanie strategii NGO – od planu do działania: 1) CORE lider/ka jako kreator strategii i strażnik celów. 2) Przekładanie strategii na konkretne działania w zespole. 3) Monitorowanie postępów i wprowadzanie korekt. 3. Ilość osób (Uczestników Projektu) dla których ma być zrealizowana usługa, liczba wyjazdowych grup szkoleniowych, liczba godzin realizacji usługi, ilość zestawów poczęstunku i wyżywienia, ilość miejsc noclegowych obejmuje: - Łącznie liczba osób na szkoleniu: 200 Uczestników Projektu (4 wyjazdowe grupy szkoleniowe po średnio 50 UP min. 40 os. max. 60 os. w grupie), - Łączny wymiar szkolenia w przeliczeniu na godziny: 40 godzin w podziale na 8 dni (10 godz./grupa wyjazdowa x 4 grupy wyjazdowe) W tym: praca trenera 40 godzin dydaktycznych w podziale na 8 dni (10 godz./grupa x 4 grupy wyjazdowe), 1 godz. = 45 minut. udostępnienie Sali szkoleniowej 40 godzin zegarowych (10 godz./grupa x 4 grupy wyjazdowe) 1 godz. = 60 minut. - Tryb realizacji zajęć szkoleniowych w grupie wyjazdowej: 2 dni szkoleniowe (pierwszy dzień 2 godz. dziennie, drugi dzień 8 godz. dziennie). - Łączna ilość poczęstunku w postaci serwisów kawowych: 400 szt. zestawów kawowych (200 os. x 2 dni szkoleniowe), - Łączna ilość wyżywienia w postaci śniadania: 400 szt. zestawów śniadaniowych (200 os. x 2 dni szkoleniowe), - Łączna ilość wyżywienia w postaci obiadu: 200 szt. zestawów obiadowych (200 os. x 1 dzień szkoleniowy), - Łączna ilość wyżywienia w postaci kolacji: 400 szt. zestawów (200 os. x 2 dni szkoleniowe), - Łączna ilość noclegów: 400 szt. miejsc noclegowych (200 os. x 2 noce). 4. Wykonawca zobowiązany jest do: - realizacji przedmiotu zamówienia w czasie określonym przez Zamawiającego w drodze kontaktów roboczych, w oparciu o harmonogram, uaktualniany w odniesieniu do możliwości i potrzeb uczestników projektu; - zapewnienia, aby osoby wyznaczone do merytorycznej realizacji zamówienia spełniały warunki, o których mowa w zapytaniu ofertowym; - opracowania programu szkolenia opisanego językiem efektów kształcenia, określającego szczegółową tematykę szkolenia, opisanego językiem korzyści, wrażliwym na płeć, łatwym do zrozumienia, zawierającym wyłącznie niestereotypowe informacje, kobiety/mężczyźni przedstawiani będą w różnych rolach, bez stereotypowych przekazów. Tworzenie dokumentów z uwzględnieniem indywidualnych potrzeb osób z niepełnosprawnościami; - przekazania Zamawiającemu po jednym egzemplarzu materiałów szkoleniowych i dydaktycznych oznakowanych zgodnie z „Zasadami oznakowania i promocji projektów FEP 2021-2027”; - zapewnienia uczestnikom szkolenia materiałów szkoleniowych: skrypt adekwatny do treści szkolenia, pendrive, długopis z ologowaniem, notes. Skrypt do szkolenia wysyłany każdemu UP na e-maila, UP będą mogli go wydrukować w razie takiej potrzeby. Materiały muszą być dostępne również w formie elektronicznej zgodnie ze standardem cyfrowym, np. z możliwością powiększenia druku lub odwrócenia kontrastu; - zapewnienia warunków lokalowych do prowadzenia szkolenia tj. sali szkoleniowej spełniającej wymogi BHP stawiane pomieszczeniom, w których organizowane są szkolenia, posiadającej w pobliżu zaplecze sanitarne (toalety), możliwość zamykania w czasie przerw w szkoleniach w sposób uniemożliwiający dostęp osobom postronnym, wyposażonej w sprzęt multimedialny niezbędny do przeprowadzenia warsztatów/szkolenia: projektor multimedialny (umożliwiający podłączenie do laptopa) i odpowiedni ekran umożliwiający odczytywanie treści z każdego miejsca na Sali, tablicę flipchart z papierem i flamastrami lub tablice sucho ścieralne, bezprzewodowy dostęp do Internetu; - przygotowania poczęstunku: serwis kawowy dostępny dla wszystkich uczestników w wyodrębnionym miejscu na sali szkoleniowej lub w jej bezpośrednim sąsiedztwie. Serwis kawowy powinien zawierać: napoje gorące (kawa z ekspresu ciśnieniowego oraz herbata, dodatkowe składniki do gorących napojów cukier lub jego zamiennik, cytryna, śmietanka, mleko), napoje zimne (woda gazowana i niegazowana około 0,5 litra dla każdego uczestnika w szklanych butelkach lub woda z dystrybutorów wody pitnej serwowana w szklanych dzbankach), drobne słone lub słodkie przekąski typu paluszki lub kruche ciastka lub owoce, itp. – około 150 g dla każdej osoby; - przygotowania wyżywienia: śniadanie w formie bufetu gorącego i zimnego, zgodnie ze standardem hotelu/panującym w obiekcie. Śniadanie powinno zawierać co najmniej: dania ciepłe: np. naleśniki, parówki, jajecznica; pieczywo (np. bułeczki, bagietki, chleb ciemny, chleb jasny), masło i margaryna, wędliny, sery żółte, sery białe, dżemy, warzywa / sałatki warzywne, płatki śniadaniowe, mleko/jogurt, kawa, herbata, woda, soki); - przygotowania wyżywienia: obiad musi być podany w oddzielnym pomieszczeniu albo w oddzielnym wyznaczonym miejscu pomieszczenia. Obiad powinien zawierać następujące dania: zupę (2 rodzaje do wyboru), danie główne (3 rodzaje do wyboru, w tym 1 wegetariańskie/ wegańskie), surówki (3 rodzaje), sałatki (3 rodzaje), deser (3 rodzaje do wyboru), napoje zimne, napoje gorące; - przygotowania wyżywienia: kolacja musi być podana w oddzielnym pomieszczeniu albo w oddzielnym wyznaczonym miejscu pomieszczenia. Kolacja musi zawierać: jedno danie ciepłe, pieczywo, wybór wędlin, serów i świeżych warzyw i owoców, kawę, herbatę, wodę (w szklanych butelkach lub woda z dystrybutorów wody pitnej serwowana w szklanych dzbankach), mleko, cukier, cytrynę; - zapewnienie zakwaterowania w miejscach noclegowych dla uczestników szkolenia w pokojach jedno lub dwu lub trzyosobowych z pełnym zapleczem sanitarnym (łazienkami), spełniających co najmniej standardy hotelu 3 gwiazdkowego, pokojach z pojedynczymi łóżkami dla uczestników projektu, wyposażonymi dostęp do bezprzewodowego Internetu, co najmniej jednego pokoju przeznaczonego dla osób z ograniczoną mobilnością; - prowadzenia i przekazania Zamawiającemu dokumentacji szkoleniowej na wzorach dokumentów Zamawiającego (dzienników zajęć, list obecności, list odbioru materiałów szkoleniowych, list odbioru poczęstunku, wyżywienia, skorzystania z miejsc noclegowych, pre testu i post testu wiedzy z tematyki szkolenia, zestawienia wyników testów wiedzy, rejestru wydanych zaświadczeń o ukończeniu szkolenia, ankiet ewaluacyjnych); - wydania uczestnikom szkolenia zaświadczeń o ukończeniu szkolenia, ologowanych zgodnie z wymaganiami przekazanymi przez Zamawiającego. Przekazanie Zamawiającemu kserokopii w/w zaświadczeń, poświadczonych za zgodność z oryginałem;