Usługa rezerwacji, zakupu i dostarczenia biletów lotniczych dla 4 grup dwudziestodwuosobowych każda, w 4 różnych terminach, w dwie strony (Polska – Hiszpania – Polska) zgodnie z harmonogramem. w ramach projektu „MENTOR 5.0 – kompetencje dla subregionu elbląskiego” nr FEWM.06.01-IZ.00-0009/24, realizowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus w ramach programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Warmii i Mazur 2021-2027 – Działanie FEWM.06.01.

Usługa rezerwacji, zakupu i dostarczenia biletów lotniczych Przedmiotem rezerwacji, zakupu i dostarczenia biletów lotniczych dla 4 grup dwudziestodwuosobowych każda, w 4 różnych terminach, w obie strony (Polska – Hiszpania – Polska) zgodnie z harmonogramem podanym w pkt. 2 niniejszego zapytania ofertowego. Szczegółowy OPZ: 1) Zamówienie obejmuje rezerwację, kupno i dostarczenie biletów lotniczych w klasie ekonomicznej, na wskazanych trasach, z uwzględnieniem przewozów regularnych i nisko kosztowych, oraz zakupu usług dodatkowych tj. dodatkowego bagażu rejestrowanego 20 kg i ubezpieczenia. Całość dotyczy grup dwudziestodwuosobowych każda, dla 4 wyjazdów planowanych w różnych terminach (4 grupy dwudziestodwuosobowe), zgodnie z harmonogramem wyjazdów podanym w pkt. 2 niniejszego zamówienia. Zamawiający wskaże imiennie pasażerów w wymaganym terminie. 2) Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany liczby osób w grupach o ±3 osoby. W związku z tym Wykonawca zobowiązany jest do podania w ofercie cen jednostkowych biletów. Zmiany w łącznej cenie zamówienia wynikające ze zmiany liczby uczestników będą uwzględniane w rozliczeniu, pod warunkiem że Zamawiający poinformuje o nich Wykonawcę z odpowiednim wyprzedzeniem, umożliwiającym dokonanie korekty. 3) Kierunki podróży: a) Lotnisko wylotu: Lotnisko Chopina w Warszawie lub Port Lotniczy im. Lecha Wałęsy w Gdańsku (w zależności od dostępności najlepszych połączeń). b) Lotnisko docelowe: Santander (SDR) lub Bilbao (BIO), Hiszpania. c) Loty w obie strony, w klasie ekonomicznej. d) Bagaż: 20 kg rejestrowany + 1 sztuka bagażu podręcznego dla każdego uczestnika. 4) Wymogi dotyczące organizacji lotów: a) Każda grupa musi wylecieć i wrócić wspólnie (22 osoby), tym samym rejsem lotniczym, z i na to samo lotnisko co oznacza, że nie dopuszcza się dzielenia grupy na różne połączenia, zarówno w przypadku wylotu, jak i powrotu. b) Dopuszcza się natomiast, że nie wszystkie spośród 4 grup wyruszą i wrócą na to samo lotnisko. Oznacza to np., że jedna grupa może wylecieć z Gdańska i wrócić do Warszawy a inna wylecieć z Warszawy i wrócić do Gdańska. Możliwe są różne rozwiązania pod warunkiem zachowania wymogu z pkt.a powyżej c) Zamawiający dopuszcza korzystanie z rejsów tzw. tanich linii lotniczych d) Daty wylotów i przylotów są datami planowanymi jednak Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany, któregoś z terminów na inny przed podpisaniem umowy. W takiej sytuacji Zamawiający liczy się z możliwością zmiany ceny biletów natomiast Wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia z tego tytułu e) Dopuszcza się loty z maksymalnie jedną przesiadką jednak czas jej trwania nie może być krótszy niż 2 godziny i dłuższy niż 3 godziny 5) Możliwość bezpłatnej zmiany danych pasażerów (nazwisk) na bilecie w terminie 48-72 godzin przed planowanym wylotem. 6) Wykonawca na życzenie Zamawiającego będzie dokonywał odprawy on-line w imieniu pasażerów oraz będzie dostarczał drogą elektroniczną karty pokładowe nie później niż 24 h przed planowanym terminem lotu; 6) Ubezpieczenie: a) Wykonawca każdorazowo na polecenie Zamawiającego zakupi ubezpieczenia na rzecz osób udających się w podróż obejmujące koszty leczenia i assistance, NNW (w tym transport zwłok do Polski) i OC oraz ubezpieczenia od rezygnacji z podróży; b) stawki na poszczególne elementy zakresu ubezpieczenia dla krajów UE i Europy wynosić będą odpowiednio co najmniej: • Koszty leczenia – 80 000 zł (w tym koszty leczenia w przypadku zachorowania na Covid-19) • NNW – 10 000 zł • OC – 14 000 zł • ubezpieczenie kosztów rezygnacji z podróży, przy czym powinny one zostać każdorazowo ustalane z Zamawiającym. c) możliwość ubezpieczenia kosztów rezygnacji z powodu objęcia kwarantanną związaną z Covid-19 ubezpieczonego, a także z powodu zachorowania na Covid-19; d) polisy ubezpieczeniowe będą przekazywane przez Wykonawcę drogą elektroniczną na adres wskazany przez Zamawiającego; e) Wykonawca dostarczy polisę nie później niż na 24 godziny przed terminem planowanej podróży, której dotyczy ubezpieczenie, chyba że zamówienie będzie złożone na mniej niż 24 godziny przed tym terminem; 6) W kwocie oferty muszą zostać ujęte osobno: a) Cena biletów wraz ze wszystkimi opłatami lotniskowymi i paliwowymi, bagażem 20kg + podręcznym dla każdego uczestnika, możliwymi zniżkami wynikającymi z podróży grupowej b) ubezpieczenie podróżne opisane w punkcie powyżej. c) koszty obsługi transakcyjnej ze strony Wykonawcy 7) Forma dostarczenia biletów: Wszystkie bilety oraz ew. karty pokładowe muszą zostać dostarczone w formie elektronicznej na adres mailowy wskazany przez Zamawiającego. 9) Reklamacje i reprezentacja Zamawiającego: a. Wykonawca zobowiązany jest do przejęcia obowiązków w zakresie składania wszelkich reklamacji, odwołań i wniosków o zwrot środków do przewoźników lotniczych oraz podmiotów świadczących usługi transportowe w ramach niniejszego zamówienia. b. Wykonawca będzie reprezentował Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych związanych z realizacją usług przewozu, w szczególności: i. w przypadku odwołania lub znaczącego opóźnienia lotów, ii. niewykorzystania biletów z winy przewoźnika, iii. konieczności zwrotu środków za bilety niewykorzystane ze względów losowych (np. nagłe choroby uczestników, siła wyższa), iv. uszkodzenia lub zagubienia bagażu. c. Wykonawca będzie zobowiązany do pełnej współpracy i informowania Zamawiającego o przebiegu sprawy, a także do przekazania uzyskanych odszkodowań lub zwrotów finansowych bez zbędnej zwłoki. 10) Wykonawca bierze na siebie ryzyko zmiany na wyższą cen biletów u przewoźników, które mogą nastąpić po rozstrzygnięciu postępowania a przed podpisaniem umowy i później. Wykonawca nie będzie miał prawa do roszczeń z tego tytułu 11) Zamawiający nie będzie akceptował innych składników cenotwórczych biletów poza wymienionymi, w szczególności opłat związanych z przyjętym przez Wykonawcę sposobem rozliczania się z danym przewoźnikiem 12) Dodatkowe obowiązki Wykonawcy: a. przedstawienie ofert z minimum dwoma możliwymi połączeniami lotniczymi dla każdego wyjazdu (jeśli są dostępne), b. pełna obsługa procesu rezerwacji i zakupu biletów, c. zapewnienie dostępności osoby do kontaktu w dni robocze w godz. 9:00–17:00 d. Wykonawca dołoży szczególnej staranności i poufności przy wykonywaniu wszystkich czynności związanych z realizacją zamówienia;