Centrum Integracji Cudzoziemców Caritas Archidiecezji Łódzkiej

Szkolenie zawodowe Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie szkolenia zawodowego „Specjalista ds. administracji biurowej i rekrutacji z wykorzystaniem active sourcingu oraz elementami prawa pracy” dla uczestniczek i uczestników projektu „Centrum Integracji Cudzoziemców Caritas Archidiecezji Łódzkiej” dla 5 uczestników/uczestniczek projektu. Szkolenie powinno trwać 120 h szkoleniowych. 1 dzień szkoleniowy powinien trwać nie mniej niż 6 h szkoleniowych. Program szkolenia powinien obejmować co najmniej następującą tematykę: 1. Wprowadzenie do pracy specjalisty ds. administracji biurowej i rekrutacji • rola i zadania specjalisty ds. administracji biurowej i rekrutacji, • organizacja pracy biura, • etyka zawodowa i poufność informacji, • współpraca z klientami, pracownikami i kontrahentami. 2. Organizacja i obsługa pracy biurowej • prowadzenie i archiwizacja dokumentacji, • obieg dokumentów w organizacji, • korespondencja tradycyjna i elektroniczna, • organizacja spotkań oraz zarządzanie kalendarzem, • obsługa urządzeń biurowych, • obsługa programów biurowych (m.in. Microsoft Word, Excel, Outlook, Teams), • wykorzystanie narzędzi do pracy zdalnej i komunikacji online, • elektroniczny obieg dokumentów, • podstawy korzystania z podpisu elektronicznego, platformy ePUAP oraz systemu e-Doręczeń. 3. Rekrutacja z wykorzystaniem active sourcingu • etapy procesu rekrutacji i selekcji kandydatów, • przygotowanie ogłoszeń o pracę, • analiza dokumentów aplikacyjnych, • prowadzenie rozmów kwalifikacyjnych, • onboarding pracownika, • active sourcing, • wyszukiwanie kandydatów z wykorzystaniem LinkedIn, portali rekrutacyjnych i mediów społecznościowych, • podstawy Boolean Search, • budowanie bazy kandydatów, • komunikacja z kandydatami oraz budowanie pozytywnego Candidate Experience. 4. Prawo pracy i dokumentacja kadrowa • podstawowe przepisy prawa pracy, • rodzaje umów i form zatrudnienia, • nawiązywanie, zmiana i rozwiązywanie stosunku pracy, • czas pracy, urlopy i uprawnienia pracownicze, • dokumentacja pracownicza, • obowiązki pracodawcy i pracownika, • ochrona danych osobowych (RODO) w procesie rekrutacji i zatrudnienia. 5. Kompetencje zawodowe oraz nowoczesne narzędzia pracy • komunikacja interpersonalna i profesjonalna obsługa klienta, • organizacja czasu pracy i współpraca w zespole, • radzenie sobie ze stresem, • przygotowanie dokumentów aplikacyjnych i rozmowy kwalifikacyjnej, • wykorzystanie nowoczesnych narzędzi cyfrowych, w tym narzędzi opartych na sztucznej inteligencji, wspierających pracę administracyjną i procesy rekrutacyjne. Wykonawca zobowiązany będzie rozpocząć realizację usługi w terminie nie wcześniej niż 10 sierpnia 2026 r. i nie później niż 20 sierpnia 2026 r. oraz zakończyć jej realizację nie później niż do dnia 30 września 2026 r. W ramach zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do: - przeprowadzenia szkolenia w terminach i wymiarze zgodnym z przedstawionym harmonogramem- harmonogramy muszą być przedstawione Zamawiającemu z 10 dniowym wyprzedzeniem, - zapewnienie treści do materiałów szkoleniowych- skryptów w formie papierowej oraz elektronicznej, - prowadzenia odpowiedniej dokumentacji potwierdzającej realizację usługi na wzorach dostarczonych przez Zamawiającego (np.: dziennik zajęć: listy obecności, tematyka zajęć, karty czasu pracy trenera/trenerów), - przeprowadzenia wewnętrznej walidacji (np. test przed i po) w celu weryfikacji kompetencji z jakimi przystępuje uczestnik do szkolenia i nabytych przez uczestników/uczestniczki projektu w trakcie trwania szkolenia oraz wydania zaświadczeń o ukończeniu szkolenia uczestnikom/uczestniczkom projektu. Zaświadczenia powinny zawierać co najmniej informacje o zakresie tematycznym i liczbę godzin szkolenia, - salę dostępną i dostosowaną dla osób z niepełnosprawnością ruchową (jeśli będzie taka potrzeba), - salę wyposażoną w rzutnik i ekran, - przekazania dokumentacji potwierdzającej realizację usługi w terminie 15 dni roboczych od zakończenia każdego szkolenia, w tym: kopii zaświadczeń wraz z potwierdzeniem ich odbioru, oryginałów dzienników zajęć szkoleń wraz z listami obecności, listami potwierdzającymi odbiór materiałów szkoleniowych przez uczestnika/uczestniczkę projektu, oryginałów kart czasu pracy trenera/trenerów; - przekazywania Zamawiającemu w formie telefonicznej i/lub e-mail, niezwłocznie informacji o uczestniku/uczestniczce, który/a nie zgłosił/a się na zajęcia, - archiwizowania wszelkiej dokumentacji związanej z przedmiotem zamówienia przez okres 5 lat od dnia 31 grudnia roku, w którym Wojewódzki Urząd Pracy dokonała ostatniej płatności na rzecz Caritas Archidiecezji Łódzkiej, w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. Dokumentacja będzie archiwizowana pod adresem Wykonawcy wskazanym w umowie zawartej z Zamawiającym. W przypadku zmiany miejsca archiwizacji dokumentów oraz w przypadku zawieszenia lub zaprzestania działalności przez Wykonawcę przed terminem wskazanym w zdaniu pierwszym, Wykonawca zobowiązany jest poinformować Zamawiającego pisemnie o miejscu archiwizacji dokumentacji związanej z przedmiotem zamówienia, - udostępniania dokumentacji związanej z przedmiotem zamówienia podmiotom uprawnionym do przeprowadzenia kontroli Projektu, w ramach którego świadczona jest przedmiotowa usługa, - zapewnienia Zamawiającemu i Wojewódzkiemu Urzędowi Pracy w Łodzi oraz innym upoważnionym instytucjom wglądu do dokumentów (w tym dokumentów elektronicznych) związanych z realizacją zamówienia, - ochrony danych osobowych Uczestników/czek Projektu powierzonych Wykonawcy do przetwarzania na podstawie odrębnej umowy, jak również bezwzględnego przestrzegania przez Wykonawcę powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie ochrony danych osobowych, - przeprowadzenia usług w dniach od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00-20:00, - informowania uczestników/uczestniczek o oraz realizacji projektu ze środków Funduszu Europejskiego dla Łódzkiego 2021-2027. W ramach zamówienia Zamawiający zapewni: - catering dla uczestników/uczestniczek szkolenia, - wzory dokumentacji szkoleniowej dla Wykonawcy w wersji elektronicznej, - zwrot kosztów dojazdu,  stypendia szkoleniowe dla uczestników/uczestniczek zajęć.