Wykonywanie usługi kompleksowego sprzątania i utrzymania czystości w siedzibie oraz oddziałach terenowych Polskiej Agencji Kosmicznej

W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między zamawiającym a wykonawcami, w szczególności składanie ofert, dokumentów oraz oświadczeń, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pomocą Platformy zakupowej znajdującej się pod adresem https://platformazakupowa.pl/pn/polsa.

a) Zam. informuje, że dok. elektron. przekazyw. za pośredn. środków komunikacji elektronicznej, o których mowa w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z 30.12.2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania infor. oraz wymagań techn. dla dokum. elektron. oraz środków komunik. elektron. w postęp. o udziel. zam. publ. lub konkursie (Dz.U. z 2020 r. poz. 2452), są sporz. w jednym z form. danych określonych przepis. wydanych na podstawie art. 18 ustawy z 17.02.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1703 ze zm.).
b) W przypadku składania oświadczeń woli lub oświadczeń wiedzy w formie elektr. Zam. rekomenduje złożenie ich w formacie .pdf i opatrzenie ich kwalifik. podpisem elekt. PAdES. Pliki w innych formatach niż PDF zaleca się opatrzeć zewnętrznym podpisem XAdES. Wykon. powinien pamiętać, aby plik z podpisem przekazywać łącznie z dokumentem podpisywanym. Podczas podpisywania plików zaleca się stosowanie algorytmu skrótu SHA2.
c) Używanie Platformy w pełnym zakresie wymaga spełnienia minimalnych wymagań sprzętowo­ aplikacyjnych w tym:
˗ stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 2 Mbit/s,
˗ komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje,
˗ zainstalowana przeglądarka internetowa obsługująca Javascript np.: EDGE, Chrome, FireFox, w najnowszej dostępnej wersji, z włączoną obsługą języka Javascript, akceptująca pliki typu „cookies” lub możliwością korzystania z lokalnej pamięci przeglądarki,
˗ komunikacja z platformazakupowa.pl jest szyfrowana z wykorzystaniem protokołu TLS 1.3.
˗ zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf,
˗ Czas odbioru danych przez platformę zakupową jest zsynchronizowany z czasem urzędowym obowiązującym w Polsce wyznaczonym przez serwery czasu Głównego Urzędu Miar z użyciem protokołu NTP.
Zalecenia:
1) Formaty plików wykorzystywanych przez wykonawców powinny być zgodne z “OBWIESZCZENIEM PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektr. oraz minim. wymagań dla syst. teleinfor.”.
2) Zam. rekom. wykorzyst. formatów: .pdf .doc .docx .xls .xlsx .jpg (.jpeg) ze szczególnym wskazaniem na .pdf.
3) W celu ewent. kompresji danych Zam. rekom. wykorzyst. jednego z formatów: a) .zip, b).7Z
4) Wśród form. powszechnych a NIE występujących w rozporządzeniu występują: .rar .gif .bmp .numbers .pages. Dok. złożone w takich plikach zostaną uznane za złożone nieskutecznie.
5) Zam. zaleca, aby w przypadku podpis. pliku przez kilka osób, stosować format PAdES oraz podpisy tego samego rodzaju.
6) Pliki w innych formatach niż PDF zaleca się opatrzyć zewnęt. podp. XAdES. Wykon. powinien pamiętać, aby plik z podpisem przekaz. łącznie z dokum. podpisywanym.
7) Ze względu na ryzyko narusz. integral. pliku oraz łatw. weryfik. podpisu, zamaw. zaleca, przekonwert. plików skład. się na ofertę na format .pdf i opatrzenie ich podpis. kwalifik. PAdES.
Szczegółowe wymagania zawarte są w rozdziale XV SWZ

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informujemy, że:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Polska Agencji Kosmicznej z siedzibą w Gdańsku ul. Trzy Lipy 3, 80-172 Gdańsk. Z administratorem danych można skontaktować się pod adresem e-mail: sekretariat@polsa.gov.pl, tel. 22 380 15 50 lub korespondencyjnie, pisząc na adres siedziby administratora.
2. Administrator danych wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można skontaktować się pod adresem e-mail: iod@polsa.gov.pl we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.
3. Dane osobowe w zakresie: imię, nazwisko, zajmowane stanowisko, miejsce pracy oraz posiadane kwalifikacje zawodowe wymagane do spełnienia warunków udziału w postępowaniu/realizacji Umowy, a także w przypadku złożenia pełnomocnictwa, oświadczeń i innych dokumentów - dane osobowe w nim zawarte, będą przetwarzane w celu:
1) przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia,
2) wyłonienia Wykonawcy oraz udzielenia zamówienia poprzez zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego,
3) przechowywania dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia na wypadek kontroli prowadzonej przez uprawnione organy i podmioty,
4) przekazania dokumentacji postępowania o udzielenie Zamówienia do archiwum, a następnie jej brakowania (trwałego usunięcia i zniszczenia).
4. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych przez Agencję jest art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO, przy czym za prawnie uzasadniony interes Agencji wskazuje się konieczność przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia.
5. Dane osobowe będą udostępniane innym odbiorcom, jeżeli przepisy szczególne tak stanowią.
6. Dane osobowe mogą być przekazane do państwa nienależącego do Europejskiego Obszaru Gospodarczego (państwa trzeciego) lub organizacji międzynarodowej w rozumieniu RODO, w ramach powierzenia przetwarzania danych osobowych lub udostępnienia na mocy przepisów prawa, przy czym, zawsze przy spełnieniu jednego z warunków:
1) Komisja Europejska stwierdziła, że to państwo trzecie lub organizacja międzynarodowa zapewnia odpowiedni stopień ochrony danych osobowych, zgodnie z art. 45 RODO,
2) państwo trzecie lub organizacja międzynarodowa zapewnia odpowiednie zabezpieczenia i obowiązują tam egzekwowalne prawa osób, których dane dotyczą i skuteczne środki ochrony prawnej, zgodnie z art. 46 RODO,
3) zachodzi przypadek, o którym mowa w art. 49 ust. 1 akapit drugi RODO.
przy czym dane te zostaną wówczas w sposób odpowiedni zabezpieczone, a Wykonawca ma prawo do uzyskania dostępu do kopii tych zabezpieczeń pod wskazanym w ust. 2 adresem e-mail;
7. Dane osobowe będą przechowywane zgodnie z przepisami prawa w okresie przeprowadzenia postępowania o udzielenie Zamówienia, realizacji Umowy oraz przez okres, w którym Agencja będzie realizowała cele wynikające z prawnie uzasadnionych interesów administratora danych, które są związane przedmiotowo z Umową lub obowiązkami wynikającymi z przepisów prawa powszechnie obowiązującego.
8. Ma Pani/Pan prawo do żądania dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących oraz ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz prawo do wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych.
9. Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tzn. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

10. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, niemniej jednak bez ich podania nie jest możliwe dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie Zamówienia.
11. Polska Agencja Kosmiczna nie będzie przeprowadzać zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania na podstawie podanych danych osobowych.

Część I – Wykonywanie usługi kompleksowego sprzątania i utrzymania czystości w oddziale terenowym Polskiej Agencji Kosmicznej w Warszawie, mieszczącym się w budynku Europlex w Warszawie (02-515) przy ul. Puławskiej 17, obejmującej:
a) sprzątanie powierzchni biurowej (łącznie 2670,55 m2, w tym 304,8 m2 stanowi powierzchnia nadzorowana) – łączna liczba pomieszczeń 91, w tym: pomieszczeń biurowych (60), sal konferencyjnych (7), pomieszczeń higieniczno – sanitarnych (12), pomieszczeń socjalnych z aneksami kuchennymi (4), serwerowni (1), pomieszczeń magazynowych (7) oraz korytarzy, w tym:
i. czyszczenie posadzki w rodzajach oraz ilościach powierzchni:
- powierzchnia z wykładziną dywanową: 2.346,68 m2
- powierzchnia z wykładziną PCV: 203,32 m2
- powierzchnia z płytkami podłogowymi: 120,55 m2;
ii. czyszczenie powierzchni szklanych drzwi wejściowych, ścian pomieszczenia ochrony, bramek kontroli dostępu;
b) mycie (jednostronne – od wewnątrz) okien - maksymalnie 1.608 m2, w okresie realizacji przedmiotu zamówienia, z zastrzeżeniem, że usługa mycia okien wykonywana będzie wg. potrzeb Zamawiającego i zlecana będzie nie częściej niż 1 raz na 6 miesięcy. Powierzchnia, na której wykonywana będzie zlecona usługa, jednorazowo wyniesie maksymalnie 536 m2 - Liczba pomieszczeń z oknami na całej ścianie, od wysokości 50 cm: 71.

Część II – Wykonywanie usługi kompleksowego sprzątania i utrzymania czystości w siedzibie Polskiej Agencji Kosmicznej w budynku znajdującym się przy ul. Trzy Lipy 3 (Budynek C), w (80-172) Gdańsku, obejmującej:
a) sprzątanie powierzchni biurowej - łącznie 418,11 m2 obejmujące sprzątanie 9 pomieszczeń biurowych, w tym: 1 sala konferencyjna, 1 powierzchnia open space oraz 1 pomieszczenie socjalne) oraz mycie powierzchni przeszklonych wewnątrz biura,
b) mycie (jednostronne – od wewnątrz) okien - maksymalnie 142,80 m2, w okresie realizacji przedmiotu zamówienia, z zastrzeżeniem, że usługa mycia okien wykonywana będzie wg. potrzeb Zamawiającego i zlecana będzie nie częściej niż 1 raz na 6 miesięcy. Powierzchnia, na której wykonywana będzie zlecona usługa, jednorazowo wyniesie maksymalnie 47,6 m2.

Część III - Wykonywanie usługi kompleksowego sprzątania i utrzymania czystości w oddziale terenowym Polskiej Agencji Kosmicznej, mieszczącym się przy ul. Warszawskiej 18 w (35-205) Rzeszowie, obejmującej:
a) sprzątanie powierzchni biurowej - łącznie 72,60 m2, (1 pomieszczenie biurowe, 1 open space i 1 pomieszczenie socjalne),
b) mycie (jednostronne – od wewnątrz) okien - maksymalnie 34,56 m2 w okresie realizacji przedmiotu zamówienia oraz (dwustronne) szklanych drzwi biura - maksymalnie 12,80 m2 w okresie realizacji przedmiotu zamówienia z zastrzeżeniem, że usługa mycia okien oraz szklanych drzwi biura wykonywana będzie wg. potrzeb Zamawiającego i zlecana będzie nie częściej niż 1 raz na 6 miesięcy. Powierzchnia, na której wykonywana będzie zlecona usługa mycia okien, jednorazowo wyniesie maksymalnie 17,28 m2, a powierzchnia, na której wykonywana będzie zlecona usługa mycia szklanych drzwi biura, jednorazowo wyniesie maksymalnie 6,40 m2.

DOKUMENTY SKŁADANE RAZEM Z OFERTĄ
1. Ofertę dla Części I, Części II oraz Części III należy złożyć pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej - na załączniku 2.1, 2.2, 2.3 do SWZ.
2. Do oferty wykonawca dołącza:
1) oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania - Załącznik Nr 4 do SWZ. Oświadczenie składane jest na podstawie art. 125 ust. 1 ustawy Pzp i stanowi dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia na dzień składania ofert oraz stanowi dowód tymczasowo zastępujący wymagane przez zamawiającego podmiotowe środki dowodowe.
2) Wykonawca składa w/w Oświadczenie - Załącznik nr 4 do SWZ w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osobę upoważnioną do reprezentowania wykonawcy zgodnie z formą reprezentacji określoną w dokumencie rejestrowym właściwym dla formy organizacyjnej lub innym dokumencie.
3) Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu sporządza odrębnie:
˗ wykonawca/każdy spośród wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Oświadczenie – Załącznik nr 4 do SWZ potwierdza brak podstaw wykluczenia wykonawcy;
4) Oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu nie sporządza odrębnie:
- podwykonawca.
5) Oświadczenie potwierdzające brak podstaw wykluczenia, wynikających z art. 5k rozporządzenia 833/2014 w brzmieniu nadanym rozporządzeniem 2022/576 oraz z art. 7 ust. 1 w związku z art. 1 pkt 3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. z 2025 r., poz. 514)– wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 5 do SWZ
6) Oświadczenie, o którym mowa w pkt 5), sporządza odrębnie:
˗ wykonawca/każdy spośród wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
a) Pełnomocnictwo (jeśli dotyczy)
b) Formularz ofertowy – załącznik nr 2.1, 2.2, 2.3 do SWZ
7) Oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp), z którego wynika, które usługi, wykonają poszczególni wykonawcy (wzór stanowi Załącznik nr 7 do SWZ).
8) Zastrzeżenie tajemnicy przedsiębiorstwa – w sytuacji, gdy oferta lub inne dokumenty składane w toku postępowania będą zawierały tajemnicę przedsiębiorstwa - wyjaśnienia mające wykazać, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, w przypadku zastrzeżenia części oferty jako tajemnica przedsiębiorstwa na podstawie art. 18 ust. 3 ustawy Pzp.
9) Informacje dotyczące wykonawcy (załącznik nr 2.1, 2.2, 2.3 do SWZ) – w tym dokumencie wykonawca składa oświadczenie w zakresie spełnienia wymogów RODO oraz informację czy wybór oferty wykonawcy będzie prowadził do powstania u zamawiającego obowiązku podatkowego.

1. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia (konsorcja, spółki cywilne)
a) Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Umocowanie musi wynikać z treści pełnomocnictwa złożonego wraz z ofertą w oryginale lub w formie notarialnie potwierdzonego odpisu.
b) Pełnomocnictwo, o którym mowa pod lit a), powinno zawierać w szczególności wskazanie:
− postępowania o zamówienie publiczne, którego dotyczy;
− wszystkich Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia wymienionych z nazwy z określeniem adresu siedziby;
− ustanowionego Pełnomocnika oraz zakresu jego umocowania. Zakres umocowania musi obejmować przede wszystkim: reprezentowanie Wykonawców występujących wspólnie w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, zaciąganie w ich imieniu zobowiązań, złożenie oferty wspólnie, prowadzenie korespondencji i podejmowanie zobowiązań związanych z postępowaniem o zamówienie publiczne.
c) Dokument pełnomocnictwa musi być podpisany w imieniu wszystkich Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia, w tym pełnomocnika i przez osoby uprawnione do składania oświadczeń woli wymienione we właściwym rejestrze lub ewidencji Wykonawcy.
d) Wykonawcy działający w ramach spółki cywilnej zamiast pełnomocnictwa, o którym mowa w pod lit a), mogą załączyć do oferty odpis aktualnej umowy spółki, jeżeli będzie z niej wynikać zakres umocowania wspólników.
e) Wykaz wymaganych oświadczeń i dokumentów składanych wraz z ofertą przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie został określony w SWZ.
f) Wszelka korespondencja będzie prowadzona wyłącznie z pełnomocnikiem.
g) W przypadku wyboru oferty Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający zażąda przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego, umowy regulującej współpracę tych Wykonawców.
2. Wymagania dotyczące dokumentów składanych przez wykonawców występujących wspólnie zawarte zostały w Rozdziale XVIII SWZ