Kompleksowa organizacja stacjonarnej konferencji międzynarodowej w Białymstoku, w ramach projektu „Ekosystem Innowacji Dolina Rolnicza 4.0” (nr Projektu FEPD.01.01-IZ.00-0057/24)

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

PODLASKI FUNDUSZ EKOSYSTEM DOLINA ROLNICZA 4.0 SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ

REGON 526962393

Brak danych

ul. Żurawia 71 lokal 2.08

Białystok

15-540

podlaskie

Polska

PL841 - Białostocki

783006901

biuro@4podlaskie.pl

www.4podlaskie.pl

Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)

Zamówienia publicznego

Nie

Kompleksowa organizacja stacjonarnej konferencji międzynarodowej w Białymstoku, w ramach projektu „Ekosystem Innowacji Dolina Rolnicza 4.0” (nr Projektu FEPD.01.01-IZ.00-0057/24)

ocds-148610-2f4be19a-eeeb-4d3a-a9cb-bc3ad23a6055

2026/BZP 00260082

01

2026-05-25

Nie

Nie

Tak

„Ekosystem Innowacji Dolina Rolnicza 4.0” (nr Projektu FEPD.01.01-IZ.00-0057/24) współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027, Priorytet I. Badania i innowacje, Działanie 1.1 Rozwój regionalnego potencjału B+R, Typ: Rozwój ekosystemu innowacji w obszarach inteligentnych specjalizacji

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-2f4be19a-eeeb-4d3a-a9cb-bc3ad23a6055

Nie

Tak

a) Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert w postępowaniu, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów, wezwań, zawiadomień, pytań i oświadczeń między Zamawiającym a wykonawcą, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia zwanej dalej Platformą, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl.
b) Sposób komunikacji opisuje instrukcja: https://media.ezamowienia.gov.pl/pod/2021/10/Komunikacja-w-postepowaniu-5.1.pdf
c) Przez środki komunikacji elektronicznej rozumie się środki komunikacji elektronicznej zdefiniowane w ustawie z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Zamawiający nie przewiduje komunikowania się z wykonawcami w inny sposób niż przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, wskazanych w SWZ.
d) Zamawiający nie dopuszcza składania jakichkolwiek dokumentów w postaci papierowej.

1. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.
2. Zamawiający określa dopuszczalny format kwalifikowanego podpisu elektronicznego jako: – dokumenty w formacie „pdf" zaleca się podpisywać formatem PAdES. W przypadku, gdy wykonawca zdecyduje się skorzystać z formatu XADES, załącza plik z podpisem oraz plik z treścią dokumentu, – dopuszcza się podpisanie dokumentów w formacie innym niż „pdf", wtedy będzie wymagany oddzielny plik z podpisem. W związku z tym wykonawca będzie zobowiązany załączyć oddzielny plik z podpisem.
3. Dokumenty elektroniczne, o których mowa w § 2 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne lub jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
4. Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie e-Zamówienia tj.: – stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s; – komputer klasy PC lub MAC, o następującej konfiguracji: pamięć min 2GB Ram, procesor Intel IV 2GHZ, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10.4, Linux, lub ich nowsze wersje; – zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa obsługująca TLS 1.2, najlepiej w najnowszej wersji w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10.0; – włączona obsługa JavaScript; – zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf. – zaleca się wykorzystanie formatów: .pdf, .doc., .xls, .jpg (.jpeg) ze szczególnym wskazaniem na .pdf. W celu ewentualnej kompresji danych rekomenduje się wykorzystanie formatów: .zip, 7Z; – Zamawiający określa informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych tj.: plik załączony przez wykonawcę na Platformie e-Zamówienia i zapisany, widoczny jest w Systemie, jako zaszyfrowany – format kodowania UTF8. Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu składania ofert. Oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego odpowiednim źródłem czasu - zegarem Głównego Instytutu Miar.
5. Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz w zakładce „Centrum Pomocy”.
6. W przypadku problemów technicznych i awarii związanych z funkcjonowaniem Platformy eZamówienia użytkownicy mogą skorzystać ze wsparcia technicznego dostępnego pod numerem telefonu 22 458 77 99 lub drogą elektroniczną poprzez formularz udostępniony na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl w zakładce „Zgłoś problem”.

Nie

Nie dotyczy

polski

Brak danych

Nie

04/2026

Usługi

Tak

Nie

Nie

Brak danych

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja stacjonarnej konferencji międzynarodowej w Białymstoku.
Konferencja dedykowana jest następującym podmiotom z województwa podlaskiego: członkowie Ekosystemu Innowacji Dolina Rolnicza 4.0 związani z branżami AgriTech, FoodTech, HealthTech (przedsiębiorcy, naukowcy, interesariusze), partnerzy projektu, przedstawiciele samorządu, goście zagraniczni (np. przedstawiciele KE, ambasad, innych dolin rolniczych), osoby odpowiedzialne za innowacyjność, politykę rolną, zdrowie publiczne oraz kwestie związane z żywnością na szczeblu europejskim i krajowym, naukowcy, przedstawiciele organizacji międzynarodowych, liderzy branżowi (przedsiębiorcy z sektora rolno-spożywczego, medycznego) oraz pozostałe zainteresowane osoby.

55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

79540000-1 - Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

Nie

do 2026-07-09

Nie

Nie

Brak danych

a) Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami i odpowiadającymi im znaczeniami oraz w następujący sposób będzie oceniał spełnienie kryteriów:
1. Cena (C)- 80%
2. Wykorzystanie klauzul społecznych (PES) - (Ds)- 20%

b) Zasady oceny ofert w poszczególnych kryteriach:

1) W kryterium „Cena” (C) ocena ofert zostanie dokonana przy zastosowaniu wzoru:
Najniższa cena brutto spośród ofert nieodrzuconych
C = --------------------------------------------------------------------------- x 100 pkt x80%
Cena brutto oferty badanej

W kryterium „Cena” oferta może uzyskać maksymalnie 80 punktów.

Podstawą przyznania punktów w kryterium "Cena" będzie cena ofertowa brutto podana przez wykonawcę w Formularzu Ofertowym.
Cena ofertowa brutto musi uwzględniać wszelkie koszty jakie wykonawca poniesie w związku z realizacją przedmiotu zamówienia.

2) W kryterium „Wykorzystanie klauzul społecznych (PES)” (Ds), Wykonawca otrzyma 20 punktów, jeżeli złoży deklarację, że w ramach realizacji zamówienia skieruje do wykonywania czynności związanych z realizacją przedmiotu zamówienia co najmniej 1 osobę z niepełnosprawnością w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz.U. 2025 poz. 913) lub zgodnie z właściwymi przepisami państw członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Osoba ta musi być zaangażowana w realizację zamówienia przez cały okres trwania umowy na podstawie umowy o pracę (w wymiarze minimum ½ etatu) lub na podstawie umowy cywilnoprawnej.
• Sposób przyznania punktów:
a) 20 punktów – otrzyma Wykonawca, który w Formularzu Ofertowym złoży deklarację skierowania co najmniej 1 osoby z niepełnosprawnością do realizacji zamówienia;
b) 0 punktów – otrzyma Wykonawca, który nie złoży przedmiotowej deklaracji lub wskaże „0” osób;
• Warunki przyznania punktów:
-Oświadczenie o zatrudnieniu osoby z niepełnosprawnością oraz podanie zakresu jej obowiązków poprzez wypełnienie odpowiedniego punktu formularza ofertowego.
-Zamawiający może wezwać Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia dodatkowego oświadczenia potwierdzającego możliwość realizacji ww. obowiązku.
-Zamawiający zastrzega możliwość weryfikacji dokumentów Wykonawcy potwierdzających status i zatrudnienie osoby z niepełnosprawnością (np. umowy, zaświadczenia, orzeczenia) w trakcie realizacji zamówienia.
Z dokumentów musi jednoznacznie wynikać fakt zatrudnienia co najmniej jednej osoby z niepełnosprawnością.
• Przez zatrudnienie Zamawiający rozumie zatrudnienie przez Wykonawcę lub Podwykonawcę na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej co najmniej jednej osoby z niepełnosprawnością bezpośrednio zaangażowanej do realizacji przedmiotu zamówienia. Zatrudnienie musi nastąpić w trakcie trwania umowy o zamówienie. Osoba musi zostać zaangażowana bezpośrednio do realizacji przedmiotu zamówienia. W przypadku wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku prawnego przed zakończeniem okresu realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca jest zobowiązany do niezwłocznego zatrudnienia na to miejsce innej osoby z niepełnosprawnością.

3) Ocenę końcową (Pc) oferty badanej stanowić będzie suma punktów poszczególnych kryteriów obliczona zgodnie z wzorem:

Pc = C + Ds
gdzie:
Pc – Całkowita liczba punktów uzyskanych przez badaną ofertę.
C – Całkowita liczba punktów uzyskana przez badaną ofertę w kryterium „Cena”;
Ds – Całkowita liczba punktów uzyskana przez badaną ofertę w kryterium „Organizacja dodatkowych spotkań/wizyt”

c) Punktacja przyznawana ofertom w kryterium oceny ofert będzie liczona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, zgodnie z zasadami arytmetyki.

d) W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty, w tym zaoferowanej ceny.

Procentowo

Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Cena

80

inne.

Wykorzystanie klauzul społecznych (PES)

20

Nie

Nie

Tak

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na zasadach określonych w pkt 16 SWZ oraz spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu.
2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:
1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym:
Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.
2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów:
Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.
3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej:
Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.
4) zdolności technicznej lub zawodowej – DOŚWIADCZENIE WYKONAWCY:
Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia warunek udziału w postępowaniu, jeżeli wykaże, że wykonał w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie minimum 3 usług polegających na organizacji wydarzenia np. konferencji, forum, kongresu, szkolenia, gali, sympozjum, seminarium dla co najmniej 70 osób.

UWAGA: W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony, jeżeli będzie go spełniał samodzielnie co najmniej jeden z wykonawców.

3. Zamawiający może na każdym etapie postępowania, uznać, że wykonawca nie posiada wymaganych zdolności, jeżeli posiadanie przez wykonawcę sprzecznych interesów, w szczególności zaangażowanie zasobów technicznych lub zawodowych wykonawcy w inne przedsięwzięcia gospodarcze wykonawcy może mieć negatywny wpływ na realizację zamówienia.

Tak

1. oświadczenie Wykonawcy lub podmiotu udostępniającego zasoby (jeżeli dotyczy) zgodne z załącznikiem nr 11 do SWZ o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp w odpowiednim zakresie art. 108 ust. 1 Pzp oraz o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu o niepodleganiu wykluczeniu w zakresie okoliczności o których mowa w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego;
2. oświadczenie Wykonawcy (zgodne z wzorem stanowiącym załącznik nr 6 do SWZ), w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2024 r. poz. 594 ze zm.), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej;

Warunek z pkt 15 lit. b) ppkt. 4) SWZ – wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy – wzór wykazu usług stanowi załącznik nr 10 do SWZ;
Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia warunek udziału w postępowaniu, jeżeli wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał co najmniej 3 usługi, z których każda polegała na organizacji wydarzenia np. konferencji, forum, kongresu, szkolenia, gali, sympozjum, seminarium dla co najmniej 70 osób.

Nie

Nie

Nie

Nie

Tak

Nie

Tak

Zamawiający przewiduje możliwość dokonania istotnych zmian umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, polegających na wydłużeniu terminu realizacji zamówienia, dopuszczalnych w przypadku:
1)wystąpienia siły wyższej uniemożliwiającej wykonanie przedmiotu Umowy (zdarzenie zewnętrzne o nadzwyczajnym charakterze, niezależne od Stron, niemożliwe lub nadzwyczaj trudne do przewidzenia którego skutkom nie udało się zapobiec, np. wypadek drogowy, kolejowy lub lotniczy, klęski żywiołowe, wojny, pożary, strajki generalne, zamieszki, epidemie),
2)konieczności zmiany sposobu wykonania Umowy ze względów technicznych, technologicznych lub organizacyjnych, o ile zmiana ta jest korzystna dla Zamawiającego lub konieczna w celu prawidłowego wykonania Umowy, a brak zmiany sposobu wykonania Umowy skutkowałby niewykonaniem lub wadliwym wykonaniem przedmiotu Umowy, pod warunkiem, że Wykonawca zaoferuje rozwiązanie techniczne, technologiczne lub organizacyjne o równoważnych lub lepszych parametrach,
3)zmiany obowiązujących przepisów prawa, wiążących Zamawiającego wytycznych lub innych aktów, skutkującą koniecznością zmiany treści Umowy,
4)uzasadnionej konieczności zmiany terminu przeprowadzenia konferencji z przyczyn organizacyjnych, logistycznych lub budżetowych leżących po stronie Zamawiającego (w szczególności zmiany dostępności kluczowych prelegentów, przesunięć harmonogramu działań Zamawiającego lub innych niezależnych od Zamawiającego zmian organizacyjnych), pod warunkiem, że Zamawiający poinformuje Wykonawcę o zmianie terminu z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni przed planowaną pierwotną datą konferencji.
2.Jeżeli o zmianę postanowień umowy wnioskuje Wykonawca, przedkłada wniosek Zamawiającemu o dokonanie zmiany na co najmniej 7 dni przed zamierzonym wejściem w życie takiej zmiany. Wniosek powinien być należycie uzasadniony przez Wykonawcę i zaakceptowany przez Zamawiającego. Zmiana jest dopuszczalna w zakresie niezbędnym do prawidłowej realizacji Umowy.
3.Przedłużenie terminu realizacji umowy może nastąpić na okres nie dłuższy niż 3 tygodnie.
4.Wszystkie powyższe zapisy stanowią katalog zmian, na które Zamawiający może wyrazić zgodę. Nie stanowią jednocześnie zobowiązania do wyrażenia takiej zgody.
5.Wszelkie zmiany Umowy wymagają aneksu sporządzonego z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności.
6.Przeniesienie na osoby trzecie wierzytelności Wykonawcy, wynikających z niniejszej Umowy, wymaga zgody Zamawiającego, wyrażonej w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
Zamawiający przewiduje możliwość zmiany zawartej umowy w stosunku do treści wybranej oferty w zakresie uregulowanym w art. 454-455 PZP oraz wskazanym we Projekcie Umowy, stanowiącym Załącznik nr 3 do SWZ.

Nie

2026-06-02 10:00

www.ezamowienia.gov.pl

2026-06-02 10:30

30 dni