Zakup usług hotelarskich, restauracyjnych i konferencyjnych

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Kujawsko-Pomorski Fundusz Rozwoju sp. z o.o.

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 366974655

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Przedzamcze 8

1.5.2.) Miejscowość: Toruń

1.5.3.) Kod pocztowy: 87-100

1.5.4.) Województwo: kujawsko-pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL613 - Bydgosko-toruński

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: biuro@kpfr.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.kpfr.pl

1.6.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania:

https://platformazakupowa.pl/transakcja/1251270

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Sprawy gospodarcze i finansowe

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Zakup usług hotelarskich, restauracyjnych i konferencyjnych

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-be9e5937-a913-4294-9772-d19f5deb8919

2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00149038

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2026-03-11

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.12.) Nazwa projektu lub programu:

Zamówienie będzie współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Fundusze Europejskie dla Kujaw i Pomorza 2021-2027, w ramach Projektu pn. „Proces Przedsiębiorczego Odkrywania na rzecz rozwoju Inteligentnych Specjalizacji regionu”, i Projektu pn. „Regionalna Instytucja Finansowa KPFR – IF 2021-2027”.

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Tak

2.14.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00121982

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

4.1.) Numer referencyjny: KPFR/USŁUGI_KONFERENCYJNE/1/2026

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak

4.3.) Łączna wartość poszczególnych części zamówienia: 1738571,85

4.3.1) Wartość zamówienia stanowiącego przedmiot tego postępowania (bez VAT): 579523,95 PLN

4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi

Część 1

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

CZĘŚĆ NR 1 pn. Usługa konferencyjna w Bydgoszczy.
Przedmiotem zamówienia w ramach zamówienia podstawowego w części nr 1 jest wynajem sal w celu organizacji 31 spotkań w Bydgoszczy dla min. 200 - max. 480 uczestników wraz z zapewnieniem usługi gastronomicznej/cateringowej dla uczestników.
W ramach prawa opcji Zamawiający zastrzega możliwość rozszerzenia zamówienia w następującym zakresie:
a) wynajem sal w celu organizacji 46 spotkań na terenie Bydgoszczy dla min. 304 - max. 720 uczestników wraz z zapewnieniem usługi gastronomicznej/cateringowej dla uczestników,
b) samodzielna usługa cateringowa dla min. 60 osób - max. 300 osób (10 spotkań) realizowana w wybranym przez Zamawiającego miejscu w Bydgoszczy,
c) przedłużenie terminu realizacji zamówienia do 31.12.2027 r.

Na podstawie art. 95 ust. 1 pzp Zamawiający wymaga, aby Wykonawca i podwykonawca (jeśli dotyczy) zatrudniali osób na podstawie stosunku pracy osoby, które będą wykonywały obsługę kelnerską oraz będą przygotowywały posiłki. Zamawiający dopuszcza zatrudnienie na czas określony, nieokreślony, na zastępstwo w zakresie i na zasadach określonych w Kodeksie pracy, w pełnym lub częściowym wymiarze czasu pracy. W celu weryfikacji obowiązku zatrudnienia na podstawie stosunku pracy każdorazowo na wezwanie Zamawiającego we wskazanym w tym wezwaniu terminie Wykonawca zobowiązuje się przedłożyć Zamawiającemu, oświadczenie Wykonawcy/podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie stosunku pracy osób wykonujących czynności określone powyżej. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte żądaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy wraz ze wskazaniem liczby tych osób, imion i nazwisk tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu.
Wykonawca zobowiązuje się zapewnić możliwość weryfikacji oświadczenia dotyczącego zatrudnienia na umowę o pracę, o którym mowa powyżej na podstawie poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii umowy o pracę z zastrzeżeniem, że kopie umów będą zanonimizowane w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników (dotyczy nr pesel, adresu), zgodnie z Ogólnym Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 z późn. zm., a informacje dotyczące: imion i nazwisk pracowników, daty zawarcia umowy, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu będą możliwe do zidentyfikowania. Wykonawca zobowiązuje się zapewnić możliwość weryfikacji oświadczenia, o którym mowa powyżej również na podstawie innych dokumentów wskazanych w wezwaniu Zamawiającego.

4.5.3.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.5.4.) Dodatkowy kod CPV:

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

70220000-9 - Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne

55520000-1 - Usługi dostarczania posiłków

55320000-9 - Usługi podawania posiłków

4.5.5.) Wartość części: 251948,89 PLN

Część 2

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

CZĘŚĆ NR 2 pn. Usługa konferencyjna w Toruniu.
Przedmiotem zamówienia w ramach zamówienia podstawowego w części nr 2 jest wynajem sal w celu organizacji 17 spotkań w Toruniu dla min. 130 - max. 285 uczestników wraz z zapewnieniem usługi gastronomicznej/cateringowej dla uczestników oraz samodzielna usługa cateringowa w wyznaczonym przez Zamawiającego miejscu dla min. 175 - max. 300 osób (5 spotkań).
W ramach prawa opcji Zamawiający zastrzega możliwość rozszerzenia zamówienia w następującym zakresie:
a) wynajem sal wraz z zapewnieniem usługi gastronomicznej/cateringowej dla uczestników w celu organizacji 23 spotkań na terenie Torunia dla min. 166 - max. 375 uczestników,
b) wynajem sali wraz z zapewnieniem usługi gastronomicznej/cateringowej w celu organizacji 1 spotkania na terenie Torunia dla min. 60 - max. 100 uczestników,
c) wynajem sali wraz z zapewnieniem usługi gastronomicznej/cateringowej w celu organizacji 2 spotkań na terenie Torunia dla min. 70 - max. 120 uczestników,
d) wynajem sal w celu organizacji 2 spotkań dla min. 70 - max. 120 uczestników każde, bez usługi gastronomicznej/cateringowej dla uczestników,
e) wynajem sali w celu organizacji 1 spotkania dla min. 60 - max. 100 uczestników każde, bez usługi gastronomicznej/cateringowej dla uczestników,
f) samodzielna usługa cateringowa dla min. 510 - max 1000 osób (21 spotkań) realizowana w wybranym przez Zamawiającego miejscu w Toruniu,
g) przedłużenie terminu realizacji zamówienia do 31.12.2027 r.

Na podstawie art. 95 ust. 1 pzp Zamawiający wymaga, aby Wykonawca i podwykonawca (jeśli dotyczy) zatrudniali osób na podstawie stosunku pracy osoby, które będą wykonywały obsługę kelnerską oraz będą przygotowywały posiłki. Zamawiający dopuszcza zatrudnienie na czas określony, nieokreślony, na zastępstwo w zakresie i na zasadach określonych w Kodeksie pracy, w pełnym lub częściowym wymiarze czasu pracy. W celu weryfikacji obowiązku zatrudnienia na podstawie stosunku pracy każdorazowo na wezwanie Zamawiającego we wskazanym w tym wezwaniu terminie Wykonawca zobowiązuje się przedłożyć Zamawiającemu, oświadczenie Wykonawcy/podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie stosunku pracy osób wykonujących czynności określone powyżej. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte żądaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy wraz ze wskazaniem liczby tych osób, imion i nazwisk tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu.
Wykonawca zobowiązuje się zapewnić możliwość weryfikacji oświadczenia dotyczącego zatrudnienia na umowę o pracę, o którym mowa powyżej na podstawie poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii umowy o pracę z zastrzeżeniem, że kopie umów będą zanonimizowane w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników (dotyczy nr pesel, adresu), zgodnie z Ogólnym Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 z późn. zm., a informacje dotyczące: imion i nazwisk pracowników, daty zawarcia umowy, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu będą możliwe do zidentyfikowania. Wykonawca zobowiązuje się zapewnić możliwość weryfikacji oświadczenia, o którym mowa powyżej również na podstawie innych dokumentów wskazanych w wezwaniu Zamawiającego.

4.5.3.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.5.4.) Dodatkowy kod CPV:

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

70220000-9 - Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne

55520000-1 - Usługi dostarczania posiłków

55320000-9 - Usługi podawania posiłków

4.5.5.) Wartość części: 327575,06 PLN

Część 1

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się unieważnieniem

5.2.) Podstawa prawna unieważnienia postępowania: art. 255 pkt 2 ustawy

5.2.1.) Przyczyna unieważnienia postępowania:

Jedyna złożona oferta podlegała odrzuceniu.

6.1.) Liczba otrzymanych ofert lub wniosków: 1

6.1.1.) Liczba otrzymanych ofert wariantowych: 0

6.1.2.) Liczba ofert dodatkowych: 0

6.1.3.) Liczba otrzymanych od MŚP: 1

6.1.4.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwach EOG innych niż państwo zamawiającego: 0

6.1.5.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwie spoza EOG: 0

6.1.6.) Liczba ofert odrzuconych, w tym liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 1

6.1.7.) Liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

Część 2

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się unieważnieniem

5.2.) Podstawa prawna unieważnienia postępowania: art. 255 pkt 2 ustawy

5.2.1.) Przyczyna unieważnienia postępowania:

Jedyna złożona oferta podlegała odrzuceniu

6.1.) Liczba otrzymanych ofert lub wniosków: 1

6.1.1.) Liczba otrzymanych ofert wariantowych: 0

6.1.2.) Liczba ofert dodatkowych: 0

6.1.3.) Liczba otrzymanych od MŚP: 1

6.1.4.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwach EOG innych niż państwo zamawiającego: 0

6.1.5.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwie spoza EOG: 0

6.1.6.) Liczba ofert odrzuconych, w tym liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 1

6.1.7.) Liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0