Organizacja konferencji pn. „Z plecakiem po sukces — turystyka, biznes, nowe możliwości”.

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Śląskie Centrum Przedsiębiorczości

1.3.) Oddział zamawiającego: ŚCP

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 240754902

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Katowicka 47

1.5.2.) Miejscowość: Chorzów

1.5.3.) Kod pocztowy: 41-500

1.5.4.) Województwo: śląskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL22A - Katowicki

1.5.7.) Numer telefonu: 32/ 743-91-60

1.5.8.) Numer faksu: 32/ 743-91-61

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia@scp-slask.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://scp-slask.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka budżetowa

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Organizacja konferencji pn. „Z plecakiem po sukces — turystyka, biznes, nowe możliwości”.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-b5efe15a-f086-4aa7-be31-bd903da47a4b

2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00102375

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2026-02-09

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2026/BZP 00009766/01/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.1 Organizacja konferencji

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

5. Wydatek częściowo finansowany ze środków FE SL 2021-2027 w ramach działania Pomoc Techniczna.

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-b5efe15a-f086-4aa7-be31-bd903da47a4b

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania, o którym mowa w art. 22 RODO

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: SCP-ZP-01/2026

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Tak

4.1.14.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub etykiet w opisie przedmiotu zamówienia:

Zamawiający uwzględnił wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników, zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

4.2.6.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

80590000-6 - Usługi seminaryjne

55510000-8 - Usługi bufetowe

79960000-1 - Usługi fotograficzne i pomocnicze

79950000-8 - Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 75 dni

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Analiza ofert zostanie przeprowadzona komisyjnie przez Zamawiającego

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.5.) Nazwa kryterium: Koordynator zadania z odpowiednim doświadczeniem

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Zamawiający przewiduje zmiany w załączniku nr 3 do SWZ w projektowanych postanowieniach umownych w § 12-14.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

8.1.) Termin składania ofert: 2026-02-19 09:00

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2026-02-19 10:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2026-03-20

Termin wykonania zamówienia
Termin organizacji jednodniowej konferencji zostanie uzgodniony z Wykonawcą, jednakże powinien przypadać nie później niż 75 dni od dnia zawarcia umowy (w dni robocze od poniedziałku do piątku — preferowane dni to wtorek lub środa), z uwzględnieniem minimalnych terminów realizacji poszczególnych zadań wskazanych w OPZ.
Za zgodą obu Stron termin konferencji na wniosek Zamawiającego może zostać zmieniony. Informacja o zmianie terminu realizacji zostanie przekazana Wykonawcy nie później niż na 21 dni przed uzgodnionym pierwotnie terminem realizacji usługi, a nowy termin realizacji, uzgodniony z Wykonawcą, będzie późniejszy niż pierwotnie zakładany.
Zmiana terminu może nastąpić w przypadku:
a. braku możliwości udziału w konferencji prelegenta lub prelegentów
b. wystąpienia siły wyższej
c. w innych przypadkach uzasadnionych potrzebami Zamawiającego.
Terminy pośrednie wykonania umowy:
a) w ciągu 3 dni roboczych od dnia zawarcia umowy Wykonawca zorganizuje co najmniej jedno robocze spotkanie przedstawicieli Wykonawcy i Zamawiającego w formie stacjonarnej lub w formie wideokonferencji;
b) w ciągu 3 dni roboczych od dnia zawarcia umowy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do wyboru propozycję co najmniej 3 terminów konferencji i 3 obiektów spełniających wymagania Zamawiającego wskazane w OPZ;
c) w ciągu 5 dni roboczych od dnia zawarcia umowy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu propozycje co najmniej 3 osób do wyboru na konferansjera/moderatora konferencji;
d) w ciągu 5 dni roboczych od dnia zawarcia umowy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu propozycje co najmniej 3 panelistów konferencji;
e) w ciągu 5 dni roboczych od dnia zawarcia umowy Wykonawca zobowiązany jest przekazać Zamawiającemu propozycję filmu promującego konferencję,
f) Wykonawca utworzy na co najmniej 13 dni przed dniem planowanego terminu konferencji w serwisie typu Linkedln wydarzenie oraz zamieści post promujący konferencję.
g) najpóźniej na 15 dni roboczych przed dniem konferencji Wykonawca przedstawi propozycję elementów wystroju miejsca konferencji w postaci zdjęć/projektów;
h) na 10 dni roboczych przed dniem konferencji Wykonawca przedstawi propozycję podkładu muzycznego;
i) Wykonawca najpóźniej na 10 dni roboczych przed konferencją przedstawi Zamawiającemu do akceptacji ostateczne menu;
j) najpóźniej na 5 roboczych dni przed konferencją Wykonawca prześle Zamawiającemu polisę ubezpieczeniową oraz NNW;
k) najpóźniej na 3 dni robocze przed konferencją Wykonawca dostarczy do siedziby Zamawiającego materiały konferencyjne, ankiety ewaluacyjne oraz zestawy dla uczestników;
l) w ciągu 3,5 h od czasu rozpoczęcia konferencji Wykonawca przekaże Zamawiającemu film zrealizowany w trakcie konferencji w celu zamieszczenia na portalach społecznościowych;
m) w ciągu 1 dnia roboczego od dnia zakończenia konferencji Wykonawca udostępni Zamawiającemu co najmniej 60 zdjęć z konferencji;
n) w ciągu 5 dni roboczych po zakończeniu konferencji Wykonawca przekaże Zamawiającemu raport dotyczący reklamy w serwisie Linkedln
o) w ciągu 5 dni roboczych od dnia zakończenia konferencji Wykonawca przekaże Zamawiającemu film z relacją z konferencji;
p) w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia konferencji Wykonawca przekaże Zamawiającemu utrwalone materiały dot. streamingu.