Usługi pocztowe - wysyłanie korespondencji z Urzędu Gminy Szydłowo w okresie od 01.01.2026 r. - 31.12.2026 r.

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

GMINA SZYDŁOWO

REGON 570791247

2

Jaraczewo

64-930

wielkopolskie

Polska

PL411 - Pilski

672115521

urzad@szydlowo.pl

www.szydlowo.pl

https://platformazakupowa.pl/pn/szydlowo

Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - organ władzy publicznej - organ administracji rządowej (centralnej lub terenowej)

Ogólne usługi publiczne

Zamówienia publicznego

Tak

Usługi pocztowe - wysyłanie korespondencji z Urzędu Gminy Szydłowo w okresie od 01.01.2026 r. - 31.12.2026 r.

ocds-148610-4c152ac4-bdde-4222-aad0-ac10770214b4

2026/BZP 00046966

01

2026-01-19

Tak

2025/BZP 00011834/07/P

1.3.2 Usługi pocztowe

Nie

Tak

2025/BZP 00539800

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy

IZ.271.62.2025

Nie

Usługi

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie powszechnych usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla Urzędu Gminy Szydłowo w zakresie przyjmowania, przemieszczania, doręczania przesyłek pocztowych i ich zwrotów do Zamawiającego po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz.U. 2025 poz. 1456).
2. Przedmiot zamówienia winien być realizowany na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa m. in. ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz.U. 2025 poz. 1456) wraz z obowiązującymi aktami wykonawczymi, ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego.
3. Opłatę za usługi wykonane na rzecz Urzędu Gminy Szydłowo, Zamawiający będzie uiszczał w formie opłaty z dołu:
1) za okres rozliczeniowy przyjmuje się miesiąc kalendarzowy,
2) faktury VAT, wystawiane za należności wynikające z realizacji umowy, będą wystawiane w terminie do 14 dni od zakończenia okresu rozliczeniowego.,
3) termin płatności faktur wynosi 14 dni od dnia otrzymania faktury elektronicznej na adres e-mail wskazany w umowie,
4) Zamawiający zobowiązuje się do odbioru faktur wyłącznie w formie elektronicznej na ten adres, co umożliwia naliczanie terminu płatności od momentu doręczenia faktury na wskazany adres e-mail,
5) Nabywcą faktury jest Gmina Szydłowo, Jaraczewo 2. 64-930 Szydłowo NIP: 764 24 61 769, a odbiorcą faktury jest Urząd Gminy Szydłowo, Jaraczewo 2, 64-930 Szydłowo NIP 764-14-12-639.
4. Za nieterminowe regulowanie należności wynikających z faktur, Wykonawca będzie naliczał odsetki w wysokości ustawowej.
5. Zamawiający zastrzega sobie zgodnie z art. 144 ustawy Prawo zamówień publicznych możliwość zmiany postanowień zawartej umowy w zakresie:
1) wykonawca ma prawo do zmiany cen jednostkowych za świadczenie usług pocztowych wyłącznie w przypadku zmiany cennika po jego zatwierdzeniu przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej i powiadomieniu niezwłocznie o tym fakcie Zamawiającego,
2) w przypadku zmiany przepisów określających wysokość należnego podatku VAT na usługi pocztowe, w czasie obowiązywania niniejszej umowy, Zamawiający zastosuje obowiązujący po zmianie podatek VAT,
3) wystąpienia zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy;
4) Wynagrodzenie miesięczne Wykonawcy wynikać będzie z rzeczywistej ilości przesyłek nadanych i zwróconych z powodu braku możliwości ich doręczenia w okresie rozliczeniowym, potwierdzonej co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych lub oddawczych. Podstawą obliczenia należności będą ceny jednostkowe
6. Wykonawca doręcza przesyłki pocztowe bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia, a w przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia przesyłki bądź nienależytego wykonania przedmiotu zamówienia Wykonawca zapłaci Zamawiającemu należne odszkodowanie i inne roszczenia, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe.
7. Wykonawca zapewni Nadawcy możliwość nadawania korespondencji przeznaczonej do doręczenia do każdego miejsca w kraju i za granicami kraju do państw ujętych w wykazie umieszczonym w cenniku usług powszechnych.
8. Wykonawca doręcza przesyłki pocztowe do adresatów w kopertach przekazanych przez Zamawiającego, z zachowaniem jako minimum dla przedmiotu zamówienia wskaźników czasu przebiegu przesyłek pocztowych wynikających z rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2020 r. poz. 1026 z późn. zm.).
9. Wykonawca doręcza do Zamawiającego pokwitowane przez adresata zwrotne potwierdzenie odbioru, niezwłocznie po doręczeniu przesyłki pocztowej, które zawiera czytelną datę i czytelny podpis odbiorcy.
10. W przypadku nieobecności adresata Wykonawca pozostawia zawiadomienia o próbie doręczenia przesyłki z informacją o dacie doręczenia, identyfikatorem (lub podpisem) umożliwiającym jednoznaczne ustalenia danych osobowych doręczyciela (np. w przypadku reklamacji), oraz informacji wraz z adresem, gdzie adresat może odebrać przesyłkę, z podaniem godzin urzędowania (w terminach zgodnych z przepisami prawa (KPA, KPC i analogicznych).
11. Wykonawca przyjmuje reklamacje Zamawiającego, rozpatruje i załatwia w sposób i w terminach określonych w rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z 21 listopada 2019 r. w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej (Dz. U. z 2019 r. poz. 474),
12. Wykonawca przestrzega zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych pozyskanych w związku w wykonywaniem przedmiotu zamówienia, zgodnie z ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz.U. 2025 poz. 1456) oraz ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781).
13. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za całokształt, w tym za przebieg oraz terminową realizację przedmiotu zamówienia do czasu wygaśnięcia zobowiązań Wykonawcy wobec Zamawiającego.
14. Wykonawca obowiązany jest do dostarczania bezpłatnie Zamawiającemu stosowanych u Wykonawcy druków zwrotnego potwierdzenia odbioru dla przesyłek krajowych w ilości zgłoszonej przez Zamawiającego i dostarczanych w ciągu 7 dni od dnia zgłoszenia zapotrzebowania. Z zastrzeżeniem, że w odniesieniu do przesyłek nadawanych i doręczanych w trybie ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego, Zamawiający będzie wykorzystywał własne druki zwrotnego potwierdzenia odbioru.
15. W przypadku nadania przez Zamawiającego przesyłek nie ujętych w formularzu cenowym (załącznik nr 1), podstawą rozliczeń między Zamawiającym, a Wykonawcą będą ceny podane w cenniku usług pocztowych Wykonawcy.
16. Wykonawca zobowiązany jest do doręczania przesyłek co najmniej w każdy dzień roboczy i nie mniej niż 5 razy w tygodniu z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.
17. Zwrot niedoręczonych przesyłek do siedziby Zamawiającego odbywać się będzie niezwłocznie po wyczerpaniu ich możliwości doręczenia, z podaniem przyczyn niedoręczenia. Pokwitowane przez adresata druki zwrotnego potwierdzenia odbioru Wykonawca będzie doręczał Zamawiającemu niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki.
18. Do obowiązku Zamawiającego będzie należeć:
1) umieszczanie na przesyłkach w sposób trwały i czytelny informacji jednoznacznie identyfikującej nadawcę i adresata,
2) umieszczanie w lewym górnym rogu przesyłek swojej nazwy oraz adresu w pełnym brzmieniu,
3) umieszczanie na kopertach oznaczenia potwierdzającego wniesienie opłaty za usługę w postaci odcisku pieczęci z nadrukiem daty podpisania umowy,
4) dostarczanie przesyłek do wyznaczonej placówki nadawczej, w dni robocze w godzinach urzędowania,
5) rejestrowanie przesyłek na podstawie wykazu listów poleconych oraz sporządzanie ilościowego zestawienia nadanych przesyłek (poleconych, zwykłych) z podziałem na kategorie wagowe i cenowe.
19. Wykaz listów poleconych (książka nadawcza) i zestawienie ilościowe zostaną sporządzone w dwóch egzemplarzach, oryginał dla Wykonawcy, kopia dla Zamawiającego. Zamawiający będzie nadawał przesyłki w stanie uporządkowanym z podziałem na przesyłki rejestrowanie i nierejestrowane oraz wg kolejności wpisów w zestawieniu przesyłek poleconych (książce nadawczej).
20. Zamawiający akceptuje regulamin Wykonawcy dotyczący świadczenia usług pocztowych o ile zapisy w regulaminie nie będą sprzeczne z zapisami Ogłoszenia o zamówieniu i niniejszej umowy, nie będą nakładać na Zamawiającego dodatkowych obowiązków, ograniczać odpowiedzialności Wykonawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, generować dodatkowych kosztów, innych niż przewidziane w umowie. W wypadku wystąpienia sprzeczności między zapisami Ogłoszenia o zamówieniu i WZ oraz umowy a regulaminami, obowiązują zapisy Ogłoszenia o zamówieniu i umowy. Ogłoszenia o zamówieniu i umowy a regulaminami, obowiązują zapisy ogłoszenia o zamówieniu i umowy.
21. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, lub dalsze wykonywanie umowy może zagrozić istotnemu interesowi bezpieczeństwa państwa lub bezpieczeństwu publicznemu, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W przypadku odstąpienia od umowy, Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy. Oświadczenie Zamawiającego o odstąpieniu od umowy następuje na piśmie i powinno zawierać uzasadnienie.
22. Zmiany, dotyczące realizacji przedmiotu umowy, w tym umówionego terminu wykonania przedmiotu umowy w następujących przypadkach:
a) z powodu okoliczności siły wyższej, np. wystąpienia zdarzenia losowego wywołanego przez czynniki zewnętrzne, którego nie można było przewidzieć z pewnością, w szczególności zagrażającego bezpośrednio życiu lub zdrowiu ludzi lub grożącego powstaniem szkody w znacznych rozmiarach,
b) z powodu działań osób trzecich uniemożliwiających wykonanie prac, które to działania nie są konsekwencją winy którejkolwiek ze Stron, o wystąpieniu okoliczności mogących wpłynąć na zmianę terminu realizacji zamówienia Wykonawca winien niezwłocznie poinformować Zamawiającego pisemnie.
23. Wszelkie zmiany i uzupełnienia umowy wymagają formy pisemnej, pod rygorem nieważności. Katalog istotnych zmian wskazany w powyżej nie uprawnia Wykonawcy do żądania od Zamawiającego dokonywania tych zmian. Zamawiający może wyrazić zgodę na ich dokonanie.
24. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
25. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
26. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zamówień uzupełniających.

64110000-0 - Usługi pocztowe

64112000-4 - Usługi pocztowe dotyczące listów

64113000-1 - Usługi pocztowe dotyczące paczek

Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy

1

0

0

0

0

0

0

0

242526,65 PLN

242526,65 PLN

242526,65 PLN

Nie

Nie

Nie

POCZTA POLSKA S.A.

5250007313

Rodziny Hiszpańskich 8

Warszawa

00-940

mazowieckie

Polska

Nie

2025-12-16

242526,65 PLN

Od 2026-01-01 do 2026-12-31