Dostawa i wdrożenie Systemu Zarządzania Zasobami Bibliotecznymi w modelu SaaS, działającego w chmurze obliczeniowej.

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: UNIWERSYTET MUZYCZNY FRYDERYKA CHOPINA

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000275702

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Okólnik 2

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-368

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: przetargi@chopin.edu.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://chopin.edu.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - uczelnia publiczna

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Edukacja

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Dostawa i wdrożenie Systemu Zarządzania Zasobami Bibliotecznymi w modelu SaaS, działającego w chmurze obliczeniowej.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-179081f1-5ff5-41c2-b040-e87a17b93b52

2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00095063

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2026-02-04

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00133095/04/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.2.3 Dostawa, instalacja i wdrożenie systemu bibliotecznego, przeprowadzenie szkolenia oraz świadczenie usługi serwisowej wdrożonego systemu

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

Projekt „Sztuka Dostępności” współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Priorytetu 3 Dostępność i usługi dla osób z niepełnosprawnościami, Działania 03.01 Dostępność szkolnictwa wyższego programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021-2027

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-179081f1-5ff5-41c2-b040-e87a17b93b52

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ZP-1/01/2026/272/W/TP

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Dostawy

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

4.2.6.) Główny kod CPV: 48161000-4 - Biblioteczny system zarządzania

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

48160000-7 - Pakiety oprogramowania bibliotecznego

72263000-6 - Usługi wdrażania oprogramowania

71356300-1 - Usługi wsparcia technicznego

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 13 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 40

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie zespołu projektowego

4.3.6.) Waga: 17

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Terminy związane z wdrożeniem systemu

4.3.6.) Waga: 8

Kryterium 4

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Jakość wsparcia technicznego, serwisowego i utrzymania ciągłości funkcjonowania systemu (SLA)

4.3.6.) Waga: 20

Kryterium 5

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Dodatkowe funkcjonalności systemu

4.3.6.) Waga: 15

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące:
a) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym:
Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać
b) uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów:
Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać
c) sytuacji ekonomicznej lub finansowej:
Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać
d) zdolności technicznej lub zawodowej; za spełniających warunki udziału w postępowaniu Zamawiający uzna Wykonawców, którzy:
Zamawiający mając na względzie specyficzny charakter przedmiotu zamówienia działając na mocy § 9. 1. pkt 4
Rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. /poz. 2415/ w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu konkurencji w postępowaniu dopuszcza by wykonawca wykazał posiadanie odpowiedniej wiedzy i doświadczenia w okresie dłuższym niż 3 lata tj.
• w okresie ostatnich pięciu lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonali i zakończyli:
- co najmniej 3 (trzy) zamówienia (umowy), obejmujących dostawę oraz wdrożenie Systemu Zarządzania Zasobami Bibliotecznymi w modelu chmurowym (SaaS), wraz ze wsparciem technicznym i serwisowym. Każde zamówienie co najmniej obejmowało: analizę przedwdrożeniową, konfigurację, migrację danych, szkolenie użytkowników oraz zapewnienie działania systemu przez okres co najmniej 12 miesięcy. Zamówienia te spełniały wszystkie następujące wymagania:
- 2 (dwa) zamówienia dotyczyły wdrożenia Systemu Zarządzania Zasobami Bibliotecznymi w bibliotece polskiej Uczelni wyższej, działającej na podstawie ustawy z dnia 20 lipca 2018 roku Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. z 2021 r. poz. 478); każde zamówienie o wartości powyżej 250 000 zł brutto,
- 2 (dwa) zamówienia dotyczyły wdrożenia Systemu Zarządzania Zasobami Bibliotecznymi w bibliotece polskiej Uczelni wyższej posiadającej ponad 200 000 jednostek zbiorów oraz co najmniej jedną agendę lub filię,
- System dla każdego z zamówień był udostępniony dla minimum 1 200 użytkowników końcowych,
- co najmniej 1 (jedno) zamówienie obejmowało migrację danych z systemu ALEPH do oferowanej przez Wykonawcę wersji systemu.
Zamawiający zastrzega, że warunek opisany powyżej nie podlega sumowaniu. Oznacza to, że w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, jeden z Wykonawców musi wykazać się całym wymaganym doświadczeniem (warunek nie będzie spełniony, jeżeli wszyscy Wykonawcy w sumie wykazali się wymaganym doświadczeniem, ale żaden z nich samodzielnie nie wykazał się całym wymaganym doświadczeniem).
• w trakcie realizacji zamówienia będą dysponować na potrzeby jego prawidłowej realizacji Zespołem wdrożeniowym, w skład którego będą wchodzić przynajmniej:
- Kierownik Projektu – 1 osoba, posiadająca w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert:
- doświadczenie w pełnieniu roli Kierownika Projektu w realizacji co najmniej 2 (dwóch) zakończonych i należycie wykonanych projektów których przedmiotem było dostarczenie i wdrożenie Systemu Zarządzania Zasobami Bibliotecznymi
w modelu chmurowym (SaaS).
Zakres każdego z projektów powinien być porównywalny z przedmiotem zamówienia zdefiniowanym przez Zamawiającego, powinien obejmować co najmniej: analizę przedwdrożeniową, konfigurację systemu, migrację danych oraz szkolenia.
- doświadczenie w uczestnictwie w min. 1 migracji danych z systemu bibliotecznego ALEPH do systemu przedstawionego w ofercie.
Za zakończone i należycie wykonane uznaje się projekty, dla których realizacja została zakończona, odebrana przez Zamawiającego bez zastrzeżeń oraz potwierdzona stosownym dokumentem (np. referencjami, protokołem odbioru lub innym równoważnym dokumentem).
- aktualny na dzień składania ofert certyfikat z obszaru zarządzania projektami, np. PRINCE2 Foundation lub IPMA D lub Agile Certified Foundation lub Agile Certified Practitioner lub równoważny,
Na potrzeby oceny spełnienia niniejszego warunku udziału w postępowaniu przez certyfikat równoważny rozumieć należy certyfikat (kryteria równoważności): analogiczny co do dziedziny merytorycznej wynikającej z roli, której dotyczy certyfikat, analogicznego stopnia poziomu kompetencji niezbędnych dla uzyskania certyfikatu oraz analogicznego poziomu
doświadczenia zawodowego wymaganego dla uzyskania certyfikatu.
- Specjalista Wdrożeniowy - 3 osoby, posiadające w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert:
 doświadczenie w realizacji co najmniej 2 (dwóch) projektów wdrożeniowych Systemów Zarządzania Zasobami
Bibliotecznymi. Projekty były realizowane na rzecz polskiej Uczelni wyższej, z których każdy obejmował co najmniej konfigurację systemu, migrację danych, wsparcie użytkowników w testach akceptacyjnych i uruchomienie produkcyjne
systemu.
 doświadczenie w uczestnictwie w min. 1 migracji danych z systemu bibliotecznego ALEPH do systemu przedstawionego w ofercie
 Warunek powinien być spełniony przez każdą osobę wskazaną jako specjalista-wdrożeniowiec.
Wymagane doświadczenie powinno być potwierdzone dokumentami wskazującymi zakres wykonanych czynności oraz odbiorcę wdrożenia.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Tak

5.10.) Przedmiotowe środki dowodowe podlegające uzupełnieniu po złożeniu oferty:

Zgodnie z art. 107 ust. 3 ustawy PZP, Zamawiający informuje, że próbka w postaci dostępu do wersji demonstracyjnej systemu bibliotecznego (SaaS), o której mowa w pkt 1.1, nie podlega uzupełnieniu - uzasadnieniem tego zastrzeżenia jest konieczność zapewnienia równego traktowania Wykonawców oraz przejrzystości procedury oceny ofert, w szczególności w zakresie funkcjonalności i jakości oferowanego rozwiązania.
W przypadku niezłożenia pozostałych wymaganych przedmiotowych środków dowodowych lub złożenia ich w niekompletnej formie, zastosowanie ma art. 107 ust. 2 ustawy PZP - Zamawiający wezwie Wykonawcę do ich uzupełnienia w
wyznaczonym terminie.

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Tak

6.4.1) Informacje dotyczące wadium:

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Tak

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

W przypadku oferty składanej przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, do oferty winno być dołączone pełnomocnictwo dla osoby uprawnionej do reprezentowania w trakcie postępowania (pełnomocnictwo może także obejmować uprawnienie do zawarcia umowy). Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie
ubiegających się o udzielenie zamówienia zostały szczegółowo opisane w treści SWZ

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Zamawiający dopuszcza możliwość zmian treści umowy w okolicznościach szczegółowo opisanych w treści projektowanych postanowień umowy stanowiących załącznik nr 5 do SWZ

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

8.1.) Termin składania ofert: 2026-02-12 12:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Wykonawca składa ofertę na platformie e-zamówienia

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2026-02-12 12:30

8.4.) Termin związania ofertą: do 2026-03-13