Administrowanie cmentarzami komunalnymi położonymi na terenie Miasta i Gminy Sztum

Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest administrowanie cmentarzami komunalnymi położonymi na terenie Miasta i Gminy Sztum.

Zamawiający ma możliwość skorzystania z prawa opcji określonego w art. 441 ust. 1 ustawy Pzp w pełnym lub częściowym zakresie.

Zakres przedmiotu umowy składa się z zamówienia podstawowego (część gwarantowana) oraz z zamówienia objętego prawem opcji (część objęta prawem opcji).

Zakres zamówienia podstawowego na cmentarzach przy ul. Nowowiejskiego, Kochanowskiego w Sztumie oraz tzw. „Parleta” na Zajezierzu obejmuje (część gwarantowana):
a) Zarządzanie cmentarzem:
i. prowadzenie ksiąg cmentarnych poprzez systematyczne dokonywanie wpisów podstawowych i uzupełniających zgodnie z obowiązującymi przepisami;
ii. prowadzenie racjonalnej gospodarki miejscami grzebalnymi oraz zarządzanie obiektami zlokalizowanymi na terenie cmentarza, udzielanie informacji dotyczących lokalizacji grobów i miejsc rezerwowych na podstawie zapisów w księgach cmentarnych;
iii. prowadzenie bieżącej ewidencji pochówków i miejsc rezerwowych;
iv. nadzorowanie prac firm usługowych (firmy pogrzebowe, zakłady kamieniarskie) w zakresie przestrzegania przez te firmy parametrów przewidzianych w przepisach szczegółowych dotyczących wymiarów grobów, nagrobków, pomników, lokalizacji ławek oraz odstępów między nimi;
v. prowadzenie ewidencji pobranych opłat zgodnie z obowiązującą Uchwałą Rady Miejskiej w Sztumie w sprawie ustalenia stawek opłat za korzystanie z cmentarzy komunalnych, sporządzanie miesięcznych raportów z wpłat z tytułu ww. opłat oraz przekazanie ich na konto Miasta i Gminy w Sztumie;
vi. prowadzenie programu „Interaktywny Administrator Cmentarzy” wraz z dokumentacją;
vii. aktualizacja programu GROBONET.
b) Utrzymywanie w czystości i porządku terenu cmentarza, parkingu przynależnego do cmentarza, ścieżek i dróg dojazdowych poprzez:
i. wyrównywanie nawierzchni dla ułatwienia spływu wód opadowych, likwidowanie zastoisk wody;
ii. wykonywanie bieżących remontów i konserwacji oświetlenia;
iii. bieżącą naprawę istniejącej architektury (schodów, murków, ogrodzeń, chodników) i infrastruktury drogowej;
iv. bieżące utrzymywanie alejek i chodników na obszarze cmentarzy w okresie letnim i zimowym;
v. bieżącą naprawę schodów przed domem pogrzebowym na cmentarzu w Zajezierzu;
vi. bieżącą konserwację ogrodzeń i bram wjazdowych w obrębie cmentarzy komunalnych;
vii. bieżącą konserwację i utrzymanie szafy na narzędzia gospodarskie, znajdującej się przy cmentarzu komunalnym na Zajezierzu tzw. „Parleta”.
viii. bieżącą konserwację systemów odwadniających i wodociągowych w obrębie cmentarzy;
ix. wyposażenie terenu cmentarzy w pojemniki na odpady komunalne oraz nie dopuszczanie do ich przepełnienia. Pojemniki powinny być zaopatrzone w informację o zbieranych odpadach i obowiązku selektywnej ich zbiórki oraz powinny posiadać otwory wrzutowe o rozmiarach odpowiednich do rodzaju odpadów. W okresie od 15 października do 15 listopada każdego roku Wykonawca zobowiązany jest do ustawienia dodatkowych pojemników na odpady w ilości niedopuszczającej do ich przepełnienia. Pojemniki powinny być na bieżąco opróżniane i utrzymane w należytym stanie sanitarnym i technicznym;
x. wynajem kabin sanitarnych wraz z niezbędnym serwisem (4szt. łącznie) na okres
od 28 października do 4 listopada w 2024 i 2025 r. oraz bieżące utrzymywanie toalet przenośnych w obrębie cmentarzy (2 szt.);
c) Utrzymywanie zieleni poprzez:
i. koszenie i inne zabiegi agrotechniczne jak nawożenie i odchwaszczanie na nieeksploatowanej części cmentarza, parkingach, pasach dróg dojazdowych 4 razy w roku, wywóz skoszonej trawy;
ii. pielęgnację drzew i krzewów tj. przycinanie gałęzi suchych, nadłamanych, usunięcie wiatrołomów, wycinkę drzew i krzewów w obrębie całego cmentarza. Administrator jako posiadacz nieruchomości zobligowany jest do występowania do Starosty Sztumskiego o uzyskanie decyzji zezwalającej na usunięcie drzew na polecenie Zamawiającego;
iii. bieżące dokonywanie przeglądu zieleni m.in. stanu zdrowotności drzew.
d) Utrzymywanie obiektów budowlanych i uzbrojenia:
i. konserwacja i drobne naprawy ogrodzenia. W zakres napraw wchodzi uzupełnienie siatki, wymiana uszkodzonych klamek i zawiasów, prostowanie uszkodzonych fragmentów ogrodzenia, napinanie siatki ogrodzeniowej, spawanie urwanych elementów;
ii. utrzymywanie w dobrym stanie technicznym pomieszczeń kaplicy cmentarnej, punktów czerpania wody itp. w szczególności poprzez: ponoszenie drobnych nakładów związanych ze zwykłym używaniem obiektu (np. malowanie ścian w pomieszczeniach, malowanie siatki) oraz zabezpieczenie instalacji wodnej w okresie zimowym przed zamarznięciem;
iii. korzystanie z obiektów zgodnie z ich przeznaczeniem;
iv. zapewnienie możliwości korzystania z punktów czerpalnych wody.

Zamówienie objęte prawem opcji – nowa część cmentarza na Zajezierzu, obejmuje:
a) Zarządzanie cmentarzem:
i. prowadzenie ksiąg cmentarnych poprzez systematyczne dokonywanie wpisów podstawowych i uzupełniających zgodnie z obowiązującymi przepisami;
ii. prowadzenie racjonalnej gospodarki miejscami grzebalnymi oraz zarządzanie obiektami zlokalizowanymi na terenie cmentarza, udzielanie informacji dotyczących lokalizacji grobów i miejsc rezerwowych na podstawie zapisów w księgach cmentarnych;
iii. prowadzenie bieżącej ewidencji pochówków i miejsc rezerwowych;
iv. nadzorowanie prac firm usługowych (firmy pogrzebowe, zakłady kamieniarskie) w zakresie przestrzegania przez te firmy parametrów przewidzianych w przepisach szczegółowych dotyczących wymiarów grobów, nagrobków, pomników, lokalizacji ławek oraz odstępów między nimi;
v. prowadzenie ewidencji pobranych opłat zgodnie z obowiązującą Uchwałą Rady Miejskiej w Sztumie w sprawie ustalenia stawek opłat za korzystanie z cmentarzy komunalnych, sporządzanie miesięcznych raportów z wpłat z tytułu ww. opłat oraz przekazanie ich na konto Miasta i Gminy w Sztumie;
vi. prowadzenie programu „Interaktywny Administrator Cmentarzy” wraz z dokumentacją;
vii. aktualizacja programu GROBONET.
b) Utrzymywanie w czystości i porządku terenu cmentarza, ścieżek i dróg dojazdowych poprzez:
i. wyrównywanie nawierzchni dla ułatwienia spływu wód opadowych, likwidowanie zastoisk wody;
ii. wykonywanie bieżących remontów i konserwacji oświetlenia;
iii. bieżącą naprawę istniejącej architektury (schodów, murków, ogrodzeń, chodników) i infrastruktury drogowej;
iv. bieżące utrzymywanie alejek i chodników na obszarze cmentarza w okresie letnim i zimowym;
v. bieżącą konserwację ogrodzenia i bramy wjazdowej w obrębie cmentarza komunalnego;
vi. bieżącą konserwację systemów odwadniających i wodociągowych w obrębie cmentarza;
vii. wyposażenie terenu cmentarza w pojemniki na odpady komunalne oraz nie dopuszczanie do ich przepełnienia. Pojemniki powinny być zaopatrzone w informację o zbieranych odpadach i obowiązku selektywnej ich zbiórki oraz powinny posiadać otwory wrzutowe o rozmiarach odpowiednich do rodzaju odpadów. W okresie od 15 października do 15 listopada każdego roku Wykonawca zobowiązany jest do ustawienia dodatkowych pojemników na odpady w ilości niedopuszczającej do ich przepełnienia. Pojemniki powinny być na bieżąco opróżniane i utrzymane w należytym stanie sanitarnym i technicznym;
c) Utrzymywanie zieleni poprzez:
i. koszenie i inne zabiegi agrotechniczne jak nawożenie i odchwaszczanie na nieeksploatowanej części cmentarza, pasach dróg dojazdowych 4 razy w roku, wywóz skoszonej trawy;
ii. pielęgnację drzew i krzewów tj. przycinanie gałęzi suchych, nadłamanych, usunięcie wiatrołomów, wycinkę drzew i krzewów w obrębie całego cmentarza. Administrator jako posiadacz nieruchomości zobligowany jest do występowania do Starosty Sztumskiego o uzyskanie decyzji zezwalającej na usunięcie drzew na polecenie Zamawiającego;
iii. bieżące dokonywanie przeglądu zieleni m.in. stanu zdrowotności drzew.
d) Utrzymywanie obiektów budowlanych i uzbrojenia:
i. konserwacja i drobne naprawy ogrodzenia. W zakres napraw wchodzi wymiana uszkodzonych klamek i zawiasów, prostowanie uszkodzonych fragmentów ogrodzenia, spawanie urwanych elementów;
ii. zapewnienie możliwości korzystania z punktów czerpalnych wody oraz utrzymywanie ich w dobrym stanie poprzez konserwację, a także zabezpieczenie instalacji wodnej w okresie zimowym przed zamarznięciem.

Wykonawca na własny koszt zamontuje na cmentarzu tablicę informacyjną, na której umieści między innymi informacje o nazwie i adresie firmy zarządzającej cmentarzem dane kontaktowe, adres i godziny otwarcia Biura Administratora Cmentarza (styl i wielkość tablicy należy uzgodnić z Zamawiającym), regulamin porządkowy cmentarza.