Świadczenie usług nadzoru autorskiego, usług serwisowych oprogramowania zintegrowanego systemu zarządzania Gminą „Ratusz” firmy REKORD wykorzystywanego w Urzędzie Gminy w Lubinie w 2026 r.

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: GMINA LUBIN

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 390647541

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Księcia Ludwika I 3

1.5.2.) Miejscowość: Lubin

1.5.3.) Kod pocztowy: 59-300

1.5.4.) Województwo: dolnośląskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL516 - Legnicko-głogowski

1.5.7.) Numer telefonu: 768403100

1.5.8.) Numer faksu: 768403140

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia@ug.lubin.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: http://bip.ug.lubin.pl

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usług nadzoru autorskiego, usług serwisowych oprogramowania zintegrowanego systemu zarządzania Gminą „Ratusz” firmy REKORD wykorzystywanego w Urzędzie Gminy w Lubinie w 2026 r.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-578f3997-053c-48f1-9a16-359496e8ec19

2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00093505

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2026-02-03

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00039388/27/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.4 Świadczenie usług nadzoru autorskiego, usług serwisowych oprogramowania zintegrowanego systemu zarządzania Gminą „Ratusz” firmy REKORD wykorzystywanego w Urzędzie Gminy w Lubinie w 2026 r.

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Tak

2.14.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00586586

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie: art. 305 pkt 1 ustawy w zw. z art. 214 ust. 1 pkt 1 ustawy

3.1.1.) Uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki:

Zamawiający zamierza udzielić zamówienia firmie: Rekord SI sp. z o.o.
Przedmiot zamówienia obejmuje: „Świadczenie usług nadzoru autorskiego, usług serwisowych w tym napraw, modernizowania, aktualizowania, rozbudowy oraz dostosowania do zmieniających się przepisów prawa oprogramowania zintegrowanego systemu zarządzania Gminą „Ratusz” firmy REKORD wykorzystywanego w Urzędzie Gminy w Lubinie.
Zgodnie z treścią art. 305 pkt 1 w związku z art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2024 r., poz. 1320 z późn. zm.), Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, jeżeli dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego Wykonawcę z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych wynikających z odrębnych przepisów, jeżeli nie istnieje rozsądne rozwiązanie alternatywne lub rozwiązanie zastępcze, a brak konkurencji nie jest wynikiem celowego zawężenia parametrów zamówienia.

c.d. w informacjach dodatkowych

4.1.) Numer referencyjny: OR.271.59.2025

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Pełna nazwa postępowania "„Świadczenie usług nadzoru autorskiego, usług serwisowych w tym napraw, modernizowania, aktualizowania, rozbudowy oraz dostosowania do zmieniających się przepisów prawa oprogramowania zintegrowanego systemu zarządzania Gminą „Ratusz” firmy REKORD wykorzystywanego w Urzędzie Gminy w Lubinie w 2026 r."

Przedmiot zamówienia obejmuje:
Zadanie 1 - Świadczenie usług nadzoru autorskiego, usług serwisowych w tym napraw, modernizowania, aktualizowania, rozbudowy oraz przygotowania aktualnych wersji programów dostosowanych do aktualnie obowiązującego stanu prawnego regulacji ustawowych obowiązujących w Rzeczypospolitej Polskiej, usługi asysty technicznej dla środowiska systemowego Windows serwer/Linux/Firebird/PostgreSQL/AdminXe/eRM/IIS dla oprogramowania zintegrowanego systemu zarządzania Gminą „Ratusz” firmy REKORD zainstalowanego i wykorzystywanego w Urzędzie Gminy w Lubinie.

Zadanie 2 - Rozszerzenia pakietu RATUSZ o funkcjonalności wspierające obsługę Krajowego Systemu e-Faktur KSeF, z możliwością implementacji obsługi faktur ustrukturyzowanych w formacie zgodnym z KSeF w użytkowanych systemach pakietu RATUSZ w wariancie Integracyjnym za pośrednictwem systemu eDokument EZD.JST zapewniającym dwustronną, automatyczną komunikację z platformą KSeF oraz modułami dziedzinowymi pakietu RATUSZ, rozszerzenie platformy obiegu dokumentów eDokument EZD. JST, o dodatkowe elementy zapewniające automatyczną komunikację na linii: KSeF – eDokument – Systemy dziedzinowe w zakresie faktur sprzedaży i zakupu.

Zadanie 3 - Migracja danych z serwerów Urzędu Gminy Lubin, na których zainstalowane jest oprogramowanie wchodzące w skład zintegrowanego pakietu RATUSZ, autorstwa firmy REKORD SI, na nową infrastrukturę oraz wykonania prac w zakresie przeprowadzenia kontroli poprawności działania systemów i usług na nowych serwerach.

Usługi mają być realizowane przez okres 12 miesięcy tj. od 01.01.2026 do dnia 31.12.2026r.

4.5.3.) Główny kod CPV: 72260000-5 - Usługi w zakresie oprogramowania

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy

6.1.) Liczba otrzymanych ofert lub wniosków: 1

6.1.3.) Liczba otrzymanych od MŚP: 1

6.2.) Cena lub koszt oferty z najniższą ceną lub kosztem: 321731,10 PLN

6.3.) Cena lub koszt oferty z najwyższą ceną lub kosztem: 321731,10 PLN

6.4.) Cena lub koszt oferty wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: 321731,10 PLN

6.5.) Do wyboru najkorzystniejszej oferty zastosowano aukcję elektroniczną: Nie

6.6.) Oferta wybranego wykonawcy jest ofertą wariantową: Nie

7.1.) Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia: Nie

7.2.) Wielkość przedsiębiorstwa wykonawcy: Średni przedsiębiorca

7.3.) Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia:

7.3.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: REKORD SI SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ

7.3.2) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 5470171440

7.3.3) Ulica: ul. Kasprowicza 5

7.3.4) Miejscowość: Bielsko-Biała

7.3.5) Kod pocztowy: 43-300

7.3.6.) Województwo: śląskie

7.3.7.) Kraj: Polska

7.4.) Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?: Nie

8.1.) Data zawarcia umowy: 2025-12-29

8.2.) Wartość umowy/umowy ramowej: 321731,10 PLN

8.3.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 12 miesiące

8.4.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy