Organizacja i prowadzenie dystrybucji biletów uprawniających do korzystania z usług przewozowych świadczonych w ramach systemu Komunikacji Miejskiej w Zakopanem

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

Gmina Miasto Zakopane

REGON 000654948

Kościuszki 13

Zakopane

34-500

małopolskie

Polska

PL219 - Nowotarski

+48182020430

dmajerczyk@zakopane.eu

www.zakopane.pl

Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

Ogólne usługi publiczne

Organizacja i prowadzenie dystrybucji biletów uprawniających do korzystania z usług przewozowych świadczonych w ramach systemu Komunikacji Miejskiej w Zakopanem

ocds-148610-b532e4f3-a67f-4109-8861-9fb8dbfa09e4

2025/BZP 00580674

01

2025-12-05

Tak

2025/BZP 00090283/01/P

1.3.5 Organizacja i prowadzenie dystrybucji biletów uprawniających do korzystania z usług przewozowych świadczonych w ramach systemu Komunikacji Miejskiej w Zakopanem

Nie

Nie

Nie

BZP.271.91.2025

Usługi

Nie

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa związana z ,,Organizacją i prowadzeniem dystrybucji biletów uprawniających do korzystania z usług przewozowych świadczonych w ramach systemu Komunikacji Miejskiej w Zakopanem”.
Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje w szczególności:
1) W zakresie organizacji i dystrybucji biletów na nośnikach papierowych:
a) zamawianie druku biletów na nośnikach papierowych z należytym zabezpieczeniem gwarantującym ochronę przychodów, zapewnianie terminowych ich dostaw zabezpieczających prowadzenie sprzedaży biletów w ciągłości,
b) prowadzenie w imieniu Zamawiającego magazynu biletów papierowych i ich wydawanie, prowadzenie ścisłej ewidencji ilościowo - wartościowej wydanych biletów,
c) prowadzenie systemu dystrybucji biletów papierowych na zasadzie sprzedaży hurtowej, na podstawie umów zawartych przez Wykonawcę z podmiotami prowadzącymi sprzedaż detaliczną,
d) zorganizowanie dystrybucji i sprzedaży biletów papierowych w automatach biletowych stacjonarnych oraz mobilnych, a także w Punktach Sprzedaży Biletów, w tym obowiązkowo w siedzibie Wykonawcy,
e) pobieranie środków płatniczych uzyskanych ze sprzedaży biletów papierowych prowadzonej we wszelkich formach, w tym w urządzeniach zainstalowanych przez Wykonawcę.
Przed zawarciem przedmiotowych umów Zamawiający uzgodni z Wykonawcą warunki techniczno - eksploatacyjne tych urządzeń,
f) dochowanie należytej staranności w celu terminowego przeprowadzenia operacji zamówienia druku oraz wymiany biletów w przypadku zmiany rodzajów lub cen biletów wprowadzonej w uchwale taryfowej,
g) zainstalowanie, wykorzystywanie i w razie konieczności, wymiana biletomatów i kasowników umieszczonych w autobusach, służących do uzyskiwania przychodów ze świadczonych usług.
2) W zakresie organizacji i dystrybucji biletów długookresowych (miesięcznych):
a) sprzedaż biletów długookresowych (miesięcznych) w postaci karty plastikowej z hologramem, elektronicznego zapisu na kartach lub innych nośnikach elektronicznych, potwierdzającego rodzaj i okres ważności zakupionego biletu, prowadzona obowiązkowo w siedzibie Wykonawcy,
b) zamawianie kart plastikowych z hologramem w ilości zapewniającej ciągłość ich sprzedaży,
c) zamawianie kart elektronicznych - nośników biletów miesięcznych - w ilości zapewniającej ciągłość ich sprzedaży,
e) prowadzenie bazy klientów systemu sprzedaży biletów miesięcznych oraz prowadzenie ewidencji dokonywanych przez nich operacji,
e) zapewnienie niezbędnych do realizacji umowy pomieszczeń i urządzeń,
f) dochowanie należytej staranności w celu terminowej aktualizacji oprogramowania w systemie i urządzeniach sprzedaży biletów oraz wszelkich automatach, w których prowadzona jest sprzedaż biletów, w przypadku zmiany rodzajów lub cen biletów w uchwale taryfowej,
g) pobieranie środków płatniczych uzyskanych ze sprzedaży biletów miesięcznych prowadzonej we wszelkich urządzeniach zainstalowanych przez Wykonawcę,
3) W zakresie pozostałym:
a) prowadzenie na koszt Wykonawcy punktów obsługi klienta tzw. Punktów Sprzedaży Biletów (PSB), w tym obowiązkowo w siedzibie Wykonawcy, wyposażonych w niezbędne urządzenia oraz sprzęt i oprogramowanie,
b) zakup materiałów eksploatacyjnych do drukarek zainstalowanych we wszelkich urządzeniach służących do uzyskiwania przychodów ze świadczonych usług. W przypadku dostarczenia przez Zamawiającego lub inne podmioty urządzeń innych niż wykorzystywane w dniu zawarcia niniejszej umowy, strony uzgodnią sposób i zakres zaopatrywania przez Wykonawcę tych urządzeń w materiały eksploatacyjne,
c) odpowiednie utrzymanie i aktualizacja systemów komputerowych niezbędnych do zabezpieczenia ciągłości ewidencji osiągniętych wpływów ze sprzedaży biletów,
d) szkolenie odpowiedniego personelu w zakresie obowiązujących systemów biletowych,
e) przygotowanie wzorów cenników i innych materiałów informacyjnych; wydrukowanie oraz rozpowszechnianie w różnych formach informacji obowiązującej ofercie biletowej, rodzajach i cenach biletów, przepisach taryfowych oraz uprawnieniach pasażerów, informacji w pojazdach o automacie biletowym, warunkach zakupu biletów u prowadzących pojazdy wraz z cenami tych biletów oraz o obowiązku kasowania biletów zakupionych w pojeździe,
f) podjęcie działań mających na celu rozpowszechnienie angielskojęzycznej informacji o obowiązującej ofercie biletowej oraz informacji w pojazdach o automacie biletowym i warunkach zakupu biletów u prowadzących pojazdy wraz z cenami tych biletów oraz o obowiązku kasowania biletów zakupionych w pojeździe; zapewnienie we wszystkich automatach (mobilnych) możliwości wyboru menu w języku angielskim,
g) prowadzenie windykacji należności w stosunku do podmiotów dostarczających usługi w zakresie płatności bezgotówkowych,
4) Do obowiązków Wykonawcy w zakresie ewidencji finansowej należy:
1) prowadzenie wydzielonej ewidencji sprzedaży biletów w odrębnych księgach oraz systemie ewidencyjnym,
2) ewidencjonowanie w księgach Wykonawcy faktur związanych z zakupem biletów i materiałów eksploatacyjnych,
3) prowadzenie ścisłej ewidencji ilościowo - wartościowej biletów papierowych wydanych z magazynu,
4) ewidencja sprzedaży z Punktów Sprzedaży Biletów w systemie finansowym poprzez cotygodniowe transfery danych z systemu ewidencyjnego; rozliczanie kasjerów, prowadzenie kontroli i inwentaryzacji, obciążanie za niedobory powstałe u kasjerów,
5) odprowadzanie utargów z automatów biletowych, częstotliwość odbioru gotówki i opróżniania kaset w automatach powinna zapewnić sprawność działania urządzeń,
6) opróżnianie ze środków płatniczych automatów biletowych zainstalowanych w pojazdach Komunikacji Miejskiej w Zakopanem wg potrzeb i przekazanie do przeliczenia przez bank zgodnie z zawartą umową,
7) tygodniowe przekazywanie środków pieniężnych uzyskanych ze sprzedaży hurtowej, we wszystkich punktach sprzedaży, w automatach biletowych mobilnych na wyodrębnione konto własne Wykonawcy,
8) prowadzenie ewidencji rodzajowo - wartościowej sprzedaży biletów z wyodrębnieniem sprzedaży biletów papierowych (w systemie sprzedaży hurtowej, w automatach mobilnych zlokalizowanych w pojazdach Wykonawcy), oraz biletów w formie zapisów na kartach elektronicznych i w innych formach sprzedaży elektronicznej,
9) przekazywanie ewidencji, o której mowa w punkcie 8 powyżej do Zamawiającego comiesięcznie w terminie do 7 dnia następnego miesiąca, po upływie miesiąca rozliczeniowego,
10) sporządzanie zestawienia zwrotów związanych z anulowaniem biletów w przypadku ich wystąpienia w miesiącu rozliczeniowym,
11) prowadzenie szczegółowej ewidencji finansowej w zakresie wielkości środków przekazywanych na konto Zamawiającego w okresie rozliczeniowym, a następnie złożenie Zamawiającemu comiesięcznego rejestru faktur obejmującego całość dokonanej sprzedaży wraz z kopiami wystawionych dokumentów sprzedaży w terminie do 7 dnia następnego miesiąca, po upływie miesiąca rozliczeniowego,
12) wystawianie w imieniu Zamawiającego, na podstawie udzielonego pełnomocnictwa, faktur sprzedaży dla klientów, z którymi zostały zawarte umowy, a także dla osób indywidualnych; przekazywanie kopii tych faktur Zamawiającemu w ramach comiesięcznych rozliczeń,
13) wypłacanie zwrotów za bilety okresowe i miesięczne nabywcom, na zasadach określonych w uchwale taryfowej,
14) zaliczanie do strat Zamawiającego falsyfikatów oraz innych przedmiotów, za które dokonano zakupu biletów we wszystkich rodzajach automatów; szczegółową informację w tym zakresie Wykonawca zobowiązana jest przedstawić w ramach przekazywanego comiesięcznie raportu, o którym mowa w punkcie 10 powyżej,
15) archiwizowanie dokumentów finansowych do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

22459000-2 - Bilety

63512000-1 - Usługi sprzedaży biletów podróżnych i pakietów wycieczkowych

Zamówienie udzielane jest w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie: art. 305 pkt 1 ustawy w zw. z art. 214 ust. 1 pkt 11 ustawy

Uzasadnienie prawne:
art. 305 pkt 1 w zw. z art. 214 ust. 1 pkt 11 ustawy z 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych.
Uzasadnienie faktyczne:
Spółka ,,TESKO” Tatrzańska Komunalna Grupa Kapitałowa Sp. z o.o. (dalej Spółka) powołana została przez Radę Miasta Zakopane celem wykonywania zadań powierzonych jej przez Gminę Miasto Zakopane. Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym, w katalogu zadań własnych gminy wymienione są zadania w zakres których wchodzą usługi stanowiące przedmiot zamówienia. Gmina Miasto Zakopane sprawuje nad Spółką całkowitą kontrolę odpowiadającą kontroli sprawowanej nad własnymi jednostkami, polegającą na dominującym wpływie na cele strategiczne oraz istotne decyzje dotyczące zarządzania sprawami Spółki. Ponadto ponad 90% działalności Spółki dotyczy wykonywania zadań powierzonych jej przez Gminę. Gmina Miasto Zakopane jest właścicielem 100% udziałów w Spółce, a zatem w kontrolowanej osobie prawnej nie ma udziału kapitału prywatnego.

''TESKO" Tatrzańska Komunalna Grupa Kapitałowa Sp. z o.o.

Szymony 17a

Zakopane

34-500

małopolskie

Polska