Usługa polegająca na organizacji wydarzenia pod nazwą Made in Wroclaw

Postępowanie prowadzi zamawiający centralny

Agencja Rozwoju Aglomeracji Wrocławskiej SA

REGON 020204230

Plac Solny 14

Wrocław

50-062

dolnośląskie

Polska

PL514 - Miasto Wrocław

araw@araw.pl

https://araw.pl/

Ogólne usługi publiczne

Zamówienia publicznego

Tak

Usługa polegająca na organizacji wydarzenia pod nazwą Made in Wroclaw

ocds-148610-54785290-9c2e-497e-94ef-74fbe612799a

2025/BZP 00354008

01

2025-07-30

Tak

2025/BZP 00126396/05/P

1.3.4 Usługa polegająca na organizacji wydarzenia pod nazwą Made in Wroclaw

Nie

Nie

Nie

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-54785290-9c2e-497e-94ef-74fbe612799a

Nie

Tak

1. Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia i w konkursie, w tym
składanie ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wymiana informacji oraz przekazywanie
dokumentów lub oświadczeń między Zamawiającym a Wykonawcą, z uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie Pzp,
odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
Przez środki komunikacji elektronicznej rozumie się środki komunikacji elektronicznej zdefiniowane w ustawie z dnia 18 lipca 2002 r.
o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2024 r. poz. 1513).
2. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywać się będzie drogą elektroniczną przy użyciu:
1) Portalu e-Zamówienia: https://ezamowienia.gov.pl/pl/
2) Poczty elektronicznej: e-mail: przetargi@araw.pl
Wszelkie dokumenty związane z prowadzonym postępowaniem zamieszczane będą na stronie Zamawiającego tj.: https://araw.pl/
oraz https://bip.araw.pl/

1. Sposób sporządzenia dokumentów
elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń musi być zgody z wymaganiami określonymi w
Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz
wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie
zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. poz. 2452).
2. Zamawiający nie przewiduje sposobu komunikowania się z Wykonawcami w inny sposób niż przy użyciu środków komunikacji
elektronicznej, wskazanych w SWZ.
3. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności z tytułu nieotrzymania przez Wykonawcę informacji związanych z prowadzonym
postępowaniem w przypadku wskazania przez Wykonawcę w ofercie np. błędnego adresu poczty elektronicznej.
4. Wykonawca może w formie elektronicznej zwrócić się do Zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści SWZ. Zamawiający
niezwłocznie udzieli wyjaśnień jednak nie później niż 2 (słownie: dwa) dni przed upływem terminu składania ofert – pod warunkiem,
że wniosek o wyjaśnienie treści SWZ wpłynie do Zamawiającego nie później niż na 4 (słownie: cztery) dni przed upływem
wyznaczonego terminu składania ofert i nie dotyczy udzielonych wyjaśnień.
5. Wnioski o wyjaśnienie treści SWZ należy przesyłać za pośrednictwem Portalu e-Zamówienia (https://ezamowienia.gov.pl/pl/) lub
za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: przetargi@araw.pl
W temacie korespondencji należy podać numer i nazwę postępowania. Treść wniosków wraz z wyjaśnieniami Zamawiający zamieści
na stronie internetowej (https://araw.pl/ https://bip.araw.pl/ oraz https://ezamowienia.gov.pl/pl/), bez ujawniania źródła wniosku.
6. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Zamawiający może w każdym czasie, przed upływem terminu składania ofert
zmodyfikować treść niniejszej SWZ.
7. Każda wprowadzona przez Zamawiającego zmiana stanie się częścią SWZ. Dokonaną zmianę treści SWZ Zamawiający
udostępni na stronie internetowej prowadzonego postępowania.
8. Zamawiający przedłuży termin składania ofert, jeżeli w wyniku modyfikacji treści SWZ niezbędny będzie dodatkowy czas na
wprowadzenie zmian w ofertach.
9. Wykonawca zamierzający wziąć udział w niniejszym postępowaniu musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-
Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-
Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz
informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.
10. Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie e-
Zamówienia ani logowania.
11. Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do
komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”) lub poczty elektronicznej. Za pośrednictwem
„Formularzy do komunikacji” lub poczty elektronicznej odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień,
zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej
wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”).
Szczegółowe informacje dotyczące przyjętego w postępowaniu sposobu komunikacji, znajdują się w Rozdziale 11 SWZ.

Nie

Nie dotyczy

polski

Zgodnie z art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO” oraz art. 19 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, dalej „Pzp”, Zamawiający informuje, jak poniżej:
1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Agencja Rozwoju Aglomeracji Wrocławskiej S.A. pl. Solny 14, 50-062 Wrocław;
2) W sprawach związanych z przetwarzaniem Pani/Pana danych przez Administratora można kontaktować się z wyznaczonym u Administratora Inspektorem ochrony danych: pod adresem e-mail: rodo@araw.pl lub korespondencyjnie pod adresem: pl. Solny 14, 50 - 062 Wrocław;
3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu prowadzenia przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz zawarcia umowy, a podstawą prawną ich przetwarzania jest obowiązek prawny stosowania procedur udzielania zamówień publicznych spoczywający na Zamawiającym;
4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy Pzp;
5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 (słownie: czterech) lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 (słownie: cztery) lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
6) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
7) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, Pani/Pana dane osobowe nie będą również podlegały profilowaniu;
8) Posiada Pan/Pani prawo:
a) prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
b) do sprostowania lub uzupełnienia Pani/Pana danych osobowych, przy czym skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników;
c) żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO, przy czym prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego, a także nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia;
d) do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.

Nie przysługuje Pani/Panu:
a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania
Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Nie

ZP/TP/05/2025/ARAWSA

Usługi

Nie

Nie

Nie

Przedmiotem zamówienia jest realizacja usługi polegającej na kompleksowej organizacji wydarzenia pod nazwą Made in Wroclaw.
Szczegółowy Opis przedmiotu zamówienia zawarty został w Specyfikacji Warunków Zamówienia.

79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

79952100-3 - Usługi w zakresie organizacji imprez kulturalnych

31000000-6 - Maszyny, aparatura, urządzenia i wyroby elektryczne; oświetlenie

31700000-3 - Urządzenia elektroniczne, elektromechaniczne i elektrotechniczne

32300000-6 - Odbiorniki telewizyjne i radiowe oraz aparatura nagrywająca dźwięk lub obraz lub aparatura powielająca

22462000-6 - Materiały reklamowe

31500000-1 - Urządzenia oświetleniowe i lampy elektryczne

Nie

do 2025-10-17

Nie

Nie

Sposób oceny ofert zawarty został w SWZ w Rozdziale 17 Opis Kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem wag tych kryteriów i sposobu oceny ofert.

Procentowo

Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Cena

60,00

inne.

Doświadczenie koordynatora

40,00

Nie

Tak

Art. 109 ust. 1 pkt 1

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 5

Art. 109 ust. 1 pkt 7

Art. 109 ust. 1 pkt 8

Art. 109 ust. 1 pkt 9

Art. 109 ust. 1 pkt 10

Tak

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu, dotyczące:

1. zdolności do występowania w obrocie gospodarczym:
Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.

2. uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów:
Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.

3. sytuacji ekonomicznej lub finansowej:
Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.

4. zdolności technicznej lub zawodowej:

Warunek ten spełniają Wykonawcy, którzy w okresie ostatnich 3 (słownie: trzech) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres działalności jest krótszy – w tym okresie wykonali, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonują należycie co najmniej 2 (słownie: dwie) usługi polegające na kompleksowej organizacji i obsłudze wydarzenia zrealizowanego zgodnie z poniższymi minimalnymi wymaganiami. Każda z wykazanych usług musi spełniać łącznie następujące kryteria:

1) Skala wydarzenia:
a) liczba uczestników: minimum 500 osób,
b) czas trwania: minimum 2 dni (wydarzenie wielodniowe, nie krótsze niż 16 godzin łącznie).

2) Charakter wydarzenia:
a) wydarzenie miało charakter technologiczny / biznesowy,
b) składało się z co najmniej trzech komponentów, tj.:
 części konferencyjnej (z udziałem prelegentów i moderacji scenicznej),
 części eventowej (z elementami artystycznymi, multimedialnymi lub networkingowymi),
 części wystawienniczej (expo), obejmującej co najmniej 300 m² powierzchni.

3) Zakres realizacji:
a) wykonawca odpowiadał za całościową koordynację wydarzenia, w tym
m.in.:
 opracowanie koncepcji przestrzennej i scenograficznej,
 zapewnienie rozwiązań multimedialnych (światło, dźwięk, wizja),
 obsługę techniczną sceny i logistyki wystąpień prelegentów (rotacyjne
wejścia na scenę, backstage, garderoby),
 organizację rejestracji uczestników i identyfikacji wizualnej wydarzenia,
 zarządzanie strefą expo (koordynacja wystawców, zabudowa lub nadzór
nad zabudową, logistyka).

4) Wartość każdej usługi:
a) minimum 100 000,00 zł brutto.

Ocena spełnienia warunku dokonana zostanie na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę oświadczeń, dokumentów zgodnie z formułą: spełnia / nie spełnia.

Tak

W celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w SWZ, Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty, działając na podstawie art. 274 ust. 1 ustawy Pzp wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 (słownie: pięć) dni, aktualnych na dzień złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych:
1) Wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 (słownie: trzech) lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 (słownie: trzech) miesięcy.

Nie

Nie

Tak

Zamawiający wymaga wniesienia wadium w wysokości: 3 140,82 złotych
(słownie: trzy tysiące sto czterdzieści złotych 80/100 ).

Tak

W przypadku oferty Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:
1. W Formularzu Oferty należy wskazać (nazwy) wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
2. Oferta musi być podpisana w taki sposób, by wiązała prawnie wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Osoba podpisująca ofertę musi posiadać umocowanie prawne do reprezentacji. Umocowanie musi wynikać z treści pełnomocnictwa załączonego do oferty – treść pełnomocnictwa powinna dokładnie określać zakres umocowania.
3. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
4. Wszyscy Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia będą ponosić odpowiedzialność solidarną za wykonanie umowy.
5. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia wyznaczą spośród siebie Wykonawcę kierującego (lidera), upoważnionego do zaciągania zobowiązań, otrzymywania poleceń oraz instrukcji dla i w imieniu każdego, jak też dla wszystkich partnerów.
6. Zamawiający może w ramach odpowiedzialności solidarnej żądać wykonania umowy w całości przez lidera lub od wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia łącznie lub każdego z osobna.
7. Zamawiający informuje, o treści przepisu art. 117 ust. 3 ustawy Pzp, zgodnie z którym w odniesieniu do warunków dotyczących doświadczenia Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonują usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.

W związku z powyższym zgodnie z art. 117 ust. 4 ustawy Pzp Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia są zobowiązani załączyć do oferty podmiotowy środek dowodowy w postaci oświadczenia, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy. Wzór stosownego oświadczenia został zawarty w Formularzu Oferty i Zamawiający zaleca złożyć to oświadczenie właśnie w tym Formularzu.

Obowiązek złożenia oświadczenia, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp odnosi się również do Wykonawców, prowadzących działalność w formie spółki cywilnej.

Nie

Nie

Tak

1. Umowa obowiązuje od dnia jej podpisania przez obie Strony.
2. Wszelkie zmiany Umowy dla swej ważności wymagają zgody obu Stron i zachowania formy pisemnej i mogą być dokonane w zakresie:
1) istotnych zmian przepisów lub norm mających zastosowanie do Przedmiotu Umowy,
2) w zakresie wynagrodzenia w przypadku ustawowej zmiany stawek podatku od towarów i usług – wówczas zmiana będzie obowiązywała od momentu, w którym weszły w życie przepisy wprowadzające nową stawkę podatku VAT,
3) zmiany terminu realizacji Przedmiotu Umowy bez zmiany wynagrodzenia Wykonawcy,
4) w wypadku wystąpienia okoliczności, za które Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności, skutkujących niemożnością dotrzymania przez niego terminu realizacji Przedmiotu Umowy, wówczas termin ten może ulec przedłużeniu, nie więcej jednak niż o czas trwania tych okoliczności, bez zmiany wynagrodzenia Wykonawcy,
5) w wypadku, gdy konieczne będzie wprowadzenie zmian dotyczących treści o charakterze informacyjnym lub instrukcyjnym, niezbędnym do realizacji umowy, w szczególności zmian dotyczących numeru rachunku bankowego Wykonawcy lub Zamawiającego, zmiany osób upoważnionych do komunikowania się, zmiany osób odpowiedzialnych za potwierdzenie prawidłowej realizacji umowy wraz z adresami, numerami telefonów, telefaksów, adresów poczty elektronicznej, itp., przy czym zmiany takie nie wymagają formy aneksu,
6) zmiany terminu realizacji Przedmiotu Umowy w sytuacji działania siły wyższej mającej bezpośredni wpływ na prawa i obowiązki Stron Umowy, bez zmiany wynagrodzenia Wykonawcy,

Pod pojęciem „Siła Wyższa” Strony rozumieją Zdarzenie, którego wystąpienie jest niezależne od Stron i któremu nie mogą one zapobiec przy zachowaniu należytej staranności, a w szczególności: wojny, stany nadzwyczajne, klęski żywiołowe, epidemie, ograniczenia związane z kwarantanną, embargo, rewolucje, zamieszki i strajki, Każda ze Stron jest obowiązana do niezwłocznego, nie później niż w terminie 3 (słownie: trzech) dni od dnia jej zaistnienia, zawiadomienia drugiej Strony o zajściu przypadku Siły Wyższej. O ile druga ze Stron nie wskaże inaczej na piśmie, Strona, która dokonała zawiadomienia będzie kontynuowała wykonywanie swoich obowiązków wynikających z Umowy, w takim zakresie, w jakim jest to faktycznie uzasadnione, musi podjąć również wszystkie alternatywne działania zmierzające do wykonania Umowy, których podjęcia nie wstrzymuje zdarzenie Siły Wyższej,
7) zmiany warunków płatności, przy czym w/w zmiana spowodowana może być jedynie okolicznościami zaistniałymi w trakcie realizacji Przedmiotu Umowy,
8) zmiany polegające na zmniejszeniu wynagrodzenia Wykonawcy w sytuacji, gdy konieczność wprowadzenia zmian wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy lub zmiany te są korzystne dla Zamawiającego.

Nie

2025-08-07 09:00

https://ezamowienia.gov.pl/pl/

2025-08-07 10:00

30 dni