Zlecenie organizacji cyklu dwóch plenerowych wydarzeń na terenie województwa zachodniopomorskiego pn. „Letni Festiwal Innowacji”

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

WOJEWÓDZTWO ZACHODNIOPOMORSKIE

REGON 811683876

ul. Marszałka Józefa Piłsudskiego 40

Szczecin

70-421

zachodniopomorskie

Polska

PL424 - Miasto Szczecin

914542826

mklak@wzp.pl

www.wzp.pl

Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

Ogólne usługi publiczne

Zamówienia publicznego

Nie

Zlecenie organizacji cyklu dwóch plenerowych wydarzeń na terenie województwa zachodniopomorskiego pn. „Letni Festiwal Innowacji”

ocds-148610-c76b1b8d-c44f-4fe3-b9e1-44bcdf9f31f0

2025/BZP 00248580

01

2025-05-27

Tak

2025/BZP 00027159/10/P

1.3.43 Kompleksowa organizacja "Festiwalu Innowacji" - imprezy otwartej pokazującej najnowsze technologie i rozwiązania w różnych dziedzinach

Nie

Tak

FEPZ.01.04-IZ.00-0001/24

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy

https://www.zp.wzp.pl/pn/UMWZ/demand/211619/notice/public/details

Nie

Tak

https://www.zp.wzp.pl/pn/UMWZ/demand/211619/notice/public/details

1. Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie tj.:
1) Stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;
2) Komputer klasy PC lub MAC spełniający wymagania zainstalowanego systemu operacyjnego oraz wymagania używanej przeglądarki internetowej;
3) Zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa w wersji wspieranej przez producenta obsługująca TLS 1.2;
4) Włączona obsługa JavaScript;
5) Zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf.
2. Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające prawidłowe złożenie podpisu elektronicznego:
1) Przeglądarka internetowa Microsoft Edge, Chrome, Firefox w wersji wspieranej przez producenta. Rekomendowaną przeglądarką do złożenia oferty podpisanej elektronicznie jest Firefox w wersji wspieranej przez producenta.
2) Uruchomienie oprogramowania do składania podpisu wymaga również zainstalowania Java (licencja EPL) w wersji OpenJDK 8 lub Java (licencja Oracle) w wersji 1.8.0_202 32 bitowej oraz 64 bitowej, pozwalające na przyjmowanie przez użytkownika sesyjnych plików cookie oraz obsługującej szyfrowanie. Konieczne jest również dodanie adresu witryny platformy eZamawiający (ezamawiający.pl) do wyjątków (exception site list) w Javie. Uwaga: wymaga to uprawnień administracyjnych na komputerze.
3) Zainstalowanie dedykowanego komponentu Szafir SDK oraz aplikacji Szafir Host, który odpowiada za obsługę funkcjonalności podpisu elektronicznego w platformie eZamawiający. Rozszerzenie Szafir SDK można pobrać pod adresem https://www.elektronicznypodpis.pl/aplikacje-i-sterowniki. Po zainstalowaniu rozszerzenia Szafir SDK oraz aplikacji Szafir Host należy przeładować bieżącą stronę.
4) Przed uruchomieniem platformy eZamawiający, w pierwszej kolejności należy podłączyć czytnik z kartą kryptograficzną do komputera.
3. Informacje dotyczące odpowiedniego przygotowania stanowiska znajdują się na stronie: https://oneplace.marketplanet.pl/przygotuj-stanowisko-pc-wykonujac-ponizsze-kroki
4. Zamawiający określa dopuszczalne formaty przesyłanych danych tj. plików o wielkości do 2 GB sw txt, rtf, pdf, xps, odt, ods, odp, doc, xls, ppt, docx, xlsx, pptx, csv, jpg, jpeg, tif, tiff, geotiff, png, svg, wav, mp3, avi, mpg, mpeg, mp4, m4a, mpeg4, ogg, ogv, zip, tar, gz, gzip, 7z, html, xhtml, css, xml, xsd, gml, rng, xsl, xslt, TSL, XMLsig, XAdES, CAdES, ASIC, XMLenc.
5. Zamawiający określa informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych tj.: plik załączony przez Wykonawcę na Platformie i zapisany, widoczny jest w Systemie, jako zaszyfrowany – format kodowania UTF8. Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu otwarcia ofert.

Nie

Nie dotyczy

polski

1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o danych) (Dz. U. UE seria L nr 119 z dnia 4 maja 2016 r., str. 1; zwanym dalej „RODO”) informujemy, że:
1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Województwo Zachodniopomorskie, ul. Marszałka Józefa Piłsudskiego 40, 70-421 Szczecin;
2) administrator wyznaczył Inspektora Danych Osobowych, z którym można się kontaktować pod adresem e-mail: abi@wzp.pl;
3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy PZP;
5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 PZP, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
6) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisanych ustawy PZP, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy PZP; Ogłoszenie nr z dnia Biuletyn Zamówień Publicznych Ogłoszenie o zamówieniu - Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy - Usługi
7) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO;
8) posiada Pani/Pan:
a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących (w przypadku, gdy skorzystanie z tego prawa wymagałoby po stronie administratora niewspółmiernie dużego wysiłku może zostać Pani/Pan zobowiązana do wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia);
b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania lub uzupełnienia Pani/Pana danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia nie może naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników);
c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem okresu trwania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii
Europejskiej lub państwa członkowskiego);
d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych
osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
9) nie przysługuje Pani/Panu:
a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania
Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
10) przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na niezgodne z RODO przetwarzanie Pani/Pana danych
osobowych przez administratora (Województwo Zachodniopomorskie); organem właściwym dla przedmiotowej skargi jest Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Szczegółowe informacje dotyczące RODO zostały zawarte w Rozdziale II SWZ

Nie

WOiRZL.II.272.20.2025.MK

Usługi

Nie

Nie

Tak

Zamawiający uwzględnił wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników, zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy

Zlecenie organizacji cyklu dwóch plenerowych wydarzeń na terenie województwa zachodniopomorskiego pn. „Letni Festiwal Innowacji”
Zlecenie organizacji cyklu dwóch plenerowych wydarzeń organizowanych w ramach „Letniego Festiwalu Innowacji” muszą być zrealizowane na terenie Pomorza Zachodniego, w dwóch różnych miastach, zlokalizowanych w różnych powiatach, zaproponowanych przez Wykonawcę (poza Szczecinem) i zaakceptowanych przez Zamawiającego. Preferowane jest aby wydarzenia odbywały się przy okazji innych, rozpoznawalnych imprez, w celu dotarcia od jak największej liczny odbiorców.

79000000-4 - Usługi biznesowe: prawnicze, marketingowe, konsultingowe, rekrutacji, drukowania i zabezpieczania

79341400-0 - Usługi prowadzenia kampanii reklamowych

79342200-5 - Usługi w zakresie promocji

79950000-8 - Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

79822500-7 - Usługi projektów graficznych

79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

79340000-9 - Usługi reklamowe i marketingowe

Nie

do 2025-08-24

Nie

Tak

Ewentualne skorzystanie z udzielania zamówienia podobnego w trybie zamówienia z wolnej ręki, o którym mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy PZP pozwoli na zabezpieczenie cykliczności realizacji usługi dotyczącej organizacji Festiwalu Innowacji w całym okresie trwania projektu, w przypadku zaistnienia okoliczności organizacyjnych lub technicznych w kolejnym roku. Skorzystanie z zamówienia podobnego pozwali na uniknięcie ryzyka opóźnień lub przerw w organizacji kolejnych edycji Festiwalu Innowacji, co może mieć istotne znaczenie z punktu widzenia promocji innowacji oraz realizacji celów projektu. Wydarzenia będą miały miejsce w ogólnodostępnych, atrakcyjnych lokalizacjach, co wymaga precyzyjnego planowania i terminowego zapewnienia odpowiednich usług organizacyjnych, które najlepiej mogą zapewnić wykonawcy posiadającemu doświadczenie w realizacji podobnych przedsięwzięć. Wartość usług, które mogą być udzielone w oparciu o przesłanki, wskazane w art. 214 ust 1 pkt 7 ustawy PZP nie przekroczy 100% wartości szacunkowej zamówienia. Zamówienia te będą udzielone na warunkach określonych w wyniku negocjacji z Wykonawcą realizującym zamówienie podstawowe, przy założeniu, że zamówienia te będą realizowane zgodnie z zasadami określonymi w OPZ oraz że wynegocjowane warunki nie będą mniej korzystne dla Zamawiającego niż warunki zamówienia podstawowego, chyba że w momencie prowadzenia negocjacji, zaistnieją okoliczności, których nie można było przewidzieć w czasie udzielania zamówienia podstawowego, które uniemożliwią uzgodnienie warunków nie gorszych niż określone dla realizacji zamówienia podstawowego.

Do ofert dodatkowych Rozdział XIX SWZ stosuje się odpowiednio.

Procentowo

Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Cena

40

organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

Doświadczenie koordynatora wydarzenia

30

inne.

Propozycja dodatkowych aktywności/konkursów w strefie wydarzenia

30

Nie

Tak

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 5

Art. 109 ust. 1 pkt 7

Tak

Zamawiający uzna, że Wykonawca posiada wymagane zdolności techniczne lub zawodowe, jeżeli wykaże, że:
1. w zakresie doświadczenia Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy– w tym okresie, zrealizował łącznie poniższe usługi:
co najmniej dwie usługi, z których każda była o wartości minimum 70 000,00 zł. brutto, polegające na organizacji wydarzeń podczas imprez plenerowych lub targowych (w halach targowych), eventowych. Zorganizowane wydarzenia muszą obejmować aranżację i obsługę strefy wydarzenia lub prezentację usług bądź towarów z wykorzystaniem rozszerzonej lub wirtualnej rzeczywistości (np. okulary 3D, hologramy, aplikacja komputerowa na smartfony, interaktywne tablice w połączeniu z rzutnikami). Usługi muszą dotyczyć organizacji wydarzenia w formule stacjonarnej.
Zamawiający dopuszcza legitymowanie się doświadczeniem zdobytym zarówno w ramach dwóch odrębnych umów (usług), jak doświadczeniem zdobytym w ramach jednej umowy. Drugi wariant jest dopuszczalny, o ile w ramach jednej umowy Wykonawca zorganizował co najmniej dwa wydarzenia takie jak opisane w warunku, a ich łączna wartość wynosiła nie mniej niż 140 000, 00 zł brutto.
2. w zakresie zasobów Wykonawca skieruje do realizacji osoby, którymi dysponuje lub będzie dysponować oraz które posiadają kwalifikacje i doświadczenie we wskazanym zakresie:
a. Koordynatora:
Wykonawca skieruje do realizacji zadania co najmniej jedną osobę która będzie odpowiedzialna za obsługę całości zamówienia posiadająca odpowiednie doświadczenie polegające na tym, iż w okresie ostatnich 3 (słownie: trzech) lat przed upływem terminu składania ofert koordynował co najmniej jedno wydarzenie otwarte, w którym uczestniczyło minimum 500 osób, gdzie Koordynator był osobą odpowiedzialną za obsługę całości zamówienia (w tym w szczególności za: stały kontakt z Zamawiającym, zapewnienie technicznych warunków oraz obsługi realizacji imprez z wykorzystaniem nowych technologii, multimediów, wirtualnej rzeczywistości, interaktywnych produkcji na cele edukacyjne, wizerunkowe/promocyjne lub rozrywkowe).
b. Programistę:
Wykonawca skieruje do realizacji zadania co najmniej jedną osobę posiadającą doświadczenie w realizacji co najmniej dwóch usług z zakresu tworzenia platform lub systemów sterowania bądź aplikacji, które obsługują i kontrolują procesy interakcji tworzonej treści z użytkownikiem, multimediami (animacje, efekty dźwiękowe).
c. Twórcę grafik i animacji:
Wykonawca skieruje do realizacji zadania co najmniej jedną osobę posiadającą doświadczenie w zakresie grafiki i animacji, tj. która zrealizowała sama lub w zespole co najmniej dwie kompleksowe produkcje, polegające na stworzeniu od podstaw rysunków i grafik, projektów wizualnych i animacji, takich jak np. gry, filmy, reklamy, działania wizerunkowe.
3. Zamawiający zastrzega, że przy spełnieniu wszystkich wymienionych wymagań, o których mowa w pkt. 2 lit. a- c, jedna osoba może pełnić równocześnie więcej niż jedną wymaganą funkcję.
4. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający dopuszcza łączne spełnianie warunków, o których mowa w pkt 1 i 2.
5. Zamawiający może na każdym etapie postępowania, uznać, że Wykonawca nie posiada wymaganych zdolności, jeżeli posiadanie przez Wykonawcę sprzecznych interesów,
w szczególności zaangażowanie zasobów technicznych lub zawodowych Wykonawcy w inne przedsięwzięcia gospodarcze Wykonawcy może mieć negatywny wpływ na realizację zamówienia.

Tak

1. odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;
2. oświadczenie Wykonawcy o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów
(Dz. U. z 2024 r. poz. 594 ze zm.), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę lub ofertę częściową, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty lub oferty częściowej niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej; Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 8 do SWZ;
3. oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w ust. 1, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania; Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 9 do SWZ.
4. W zakresie braku podstaw wykluczenia określonych w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia
2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2024 poz. 507 ze zm.) Wykonawca składa Oświadczenie stanowiące Załącznik nr 3 do SWZ (składany wraz z ofertą).
5. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentu, o którym mowa w pkt 1, składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające, że nie otwarto jego likwidacji, nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd, nie zawarł układu z wierzycielami, jego działalność gospodarcza nie jest zawieszona ani nie znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej
w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury. Dokument, o którym mowa powyżej, powinien być wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem.
6. Jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w ust. 5, zastępuje się je odpowiednio w całości lub w części dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone pod przysięgą, lub, jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument miał dotyczyć, nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, złożone przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego, właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania wykonawcy lub miejsce zamieszkania osoby, której dokument miał dotyczyć. Dokument, o którym mowa powyżej, powinien być wystawiony nie wcześniej 3 miesiące przed jego złożeniem.

1. na potwierdzenie, że Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu określone w Rozdziale VII ust. 2 pkt 4.1. SWZ:
wykazu usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z opisem i wartością przedmiotu zamówienia, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy; wzór Wykazu usług stanowi Załącznik nr 5 do SWZ.
2. Wykonawca na potwierdzenie spełniania warunku udziału w postępowaniu określonego w Rozdziale VII ust. 2 pkt 4 ppkt. 4.2. lit. a- c SWZ składa wraz z ofertą (na podstawie art. 274 ust. 2 ustawy PZP):
wykaz osób skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami, wzór Wykazu osób stanowi Załącznik nr 6 do SWZ (dokument wymagany na podstawie art. 274 ust. 2 ustawy PZP oraz na potrzeby kryterium oceny ofert).

Nie

Nie

Nie

Tak

Wartość: 2 000,00 PLN

Nie

Tak

Nie

Tak

Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia zmian do treści umowy w zakresie wskazanym we wzorze
umowy stanowiącym Załącznik nr 10 do SWZ

Tak

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

2025-06-05 10:00

https://www.zp.wzp.pl

2025-06-05 10:15

do 2025-07-04

Tak

3

Do ofert dodatkowych Rozdział XIX SWZ stosuje się odpowiednio.