Zakup usług promocyjnych podczas i w związku z wydarzeniem pn. „Juwenalia Krakoskie 2025”, które odbędzie się w dniach 7-17 maja 2025 r. w Krakowie

Fundacja na mocy porozumienia Samorządów Studenckich Uczelni Krakowa – Akademii Górniczo-Hutniczej, Uniwersytetu Jagiellońskiego, Akademii Wychowania Fizycznego i Politechniki Krakowskie, jest jedynym organizatorem wydarzenia na wymienionych uczelniach.
Z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych, w postaci praw autorskich do nazwy Juwenalia Krakoskie 2025, logotypu wydarzenia, strony www, strony w social mediach zamawiane usługi mogą być świadczone tylko przez tego wykonawcę. Ochrona praw wykonawcy do wydarzenia, jako jego organizatora, uniemożliwia innym podmiotom realizację usług promocyjnych związanych z tym wydarzeniem, a tym samym tylko organizator może m.in. nadać status partnera wydarzenia.
Zamawiający uznał, że promocja Województwa podczas tego wydarzenia najbardziej odpowiada jego potrzebom. Będzie najbardziej adekwatna w danym momencie i optymalnie wpisuje się w strategię promocyjną Zamawiającego w zakresie podnoszenia rozpoznawalności i budowania mocnej pozycji marki Małopolska. Juwenalia Krakoskie są wydarzeniem szeroko rozpoznawalnym, niezwykle medialnym, szeroko komentowanym w prasie, radiu i telewizji. Z uwagi na jego organizację na terenie małopolski, pożądanym jest aby Zamawiający jako przedstawiciel samorządu wykorzystał wydarzenie do zwiększenia rozpoznawalności marki Małopolska.
W odniesieniu do tego konkretnego zamówienia, nie istnieją inni alternatywni wykonawcy, którzy mogliby potencjalnie je zrealizować. Nie istnieje także inne rozwiązanie alternatywne lub rozwiązanie zastępcze do opisanego w przedmiocie zamówienia, które pod względem funkcjonalnym mogłoby stanowić rozwiązania równoważne – odpowiadające potrzebom Zamawiającego, nie ma bowiem wydarzenia o podobnym charakterze i zasięgu, które jest organizowane ta terenie województwa.
Wskazane powyżej okoliczności odnoszące się do miejsca organizacji wydarzenia, którym jest terytorium Województwa Małopolskiego, rangi wydarzenia, uwzględniając charakter przedmiotu zamówienia, jakim jest świadczenie usług w zakresie promocji w ramach skonkretyzowanego wydarzenia, uznać należy, iż spełnione są przesłanki dotyczące udzielenia zamówienia w trybie z wolnej ręki.
Zawarcie umowy w trybie zamówienia z wolnej ręki jest zgodne z cytowanym powyżej przepisem, ponieważ realizacja uczestnictwa Zamawiającego jako Partnera Strategicznego tego wydarzenia może być zapewniona jedynie przez organizatora wydarzenia – Fundacja Studentów i Absolwentów Akademii Górniczo Hutniczej w Krakowie Academica. Promocja Zamawiającego poprzez nadanie mu statusu Partner Strategiczny w opisanym wydarzeniu wpisuje się w strategię promocyjną Zamawiającego w zakresie podnoszenia rozpoznawalności i budowania mocnej pozycji marki Małopolska. Wobec powyższego należy uznać, że stan faktyczny jak wyżej w pełni sankcjonuje zastosowanie art. 214 ust.1 pkt. 1) lit a i b w zw. z art. 305 pkt 1) ustawy Pzp.
Dodatkowo wskazać należy, że udzielenie zamówienia z wolnej ręki jest uzasadnione ochroną praw wyłącznych, interpretowaną zgodnie z art. 214 ust.1 pkt. 1) lit a i b w zw. z art. 305 pkt 1) ustawy Pzp, gdyż usługi te mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych w postaci praw autorskich wykonawcy do nazwy wydarzenia, logotypu wydarzenia i strony internetowej. Wskazać należy, że w związku z objęciem powyższej nazwy i strony internetowej ochroną prawnoautorską, wykonywanie zamówienia przez innego wykonawcę jest niemożliwe ze względu na niemożność świadczenia analogicznej promocji wśród uczestników wydarzenia przez kogokolwiek poza ich organizatorem i jednocześnie podmiotem praw autorskich i praw własności przemysłowej. Niemożliwość ta ma przy tym charakter obiektywny i nieprzezwyciężalny.
Całość uzasadnienia w dokumentach postępowania.