Kompleksowa organizacja i obsługa konferencji „Miasta Historyczne 3.0”

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

Gmina Miejska Kraków - Urząd Miasta Krakowa

REGON 351554353

Brak danych

Plac Wszystkich Świętych 3-4

Kraków

31-004

małopolskie

Polska

PL213 - Miasto Kraków

info@um.krakow.pl

https://www.bip.krakow.pl

Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

Ogólne usługi publiczne

Zamówienia publicznego

Tak

Kompleksowa organizacja i obsługa konferencji „Miasta Historyczne 3.0”

ocds-148610-3d3699f7-dcb3-4a86-9038-aea08b015869

2025/BZP 00095222

01

2025-02-07

Nie

Nie

Nie

Nie

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-3d3699f7-dcb3-4a86-9038-aea08b015869

Nie

Tak

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-3d3699f7-dcb3-4a86-9038-aea08b015869

1. Zgodnie z art. 63 ust. 2 ustawy, „w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub konkursie o wartości mniejszej niż progi unijne ofertę, (…), oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1, składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem
zaufanym lub podpisem osobistym”.
1.1. Forma elektroniczna oznacza opatrzenie dokumentu (pliku) elektronicznego kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
1.2. Rygor nieważności opisany w pkt 8.1. SWZ dotyczy zatem przypadków niedochowania formy złożenia następujących dokumentów:
1.2.1. Formularza Ofertowego i dołączanych do niego innych dokumentów składających się na sensu stricto treść oferty Wykonawcy,
w tym załącznika nr 1 do Formularza Ofertowego, tj. kosztorysu usług oraz wykazu dodatkowego doświadczenia koordynatora projektu (załącznik nr 2 do Formularza Ofertowego)
1.2.2. Oświadczeń z art. 125 ust. 1 ustawy, tj. oświadczeń o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji, o których mowa w pkt 6.1.7. SWZ, składanych samodzielnie przez Wykonawców, zgodnie z pkt 6.1.7. lit. a SWZ.
1.2.3. Oświadczeń z art. 125 ust. 1 ustawy składanych – na podstawie art. 125 ust. 5 ustawy – przez podmioty, o których mowa w pkt 6.1.7. lit. b SWZ, tj. podmioty, które nie są Wykonawcami, ale udostępniają Wykonawcy swoje zasoby w celu wykazania spełniania określonego warunku/ów udziału w postępowaniu.
1.2.4. Pełnomocnictw, o których mowa w pkt 6.1.4. lit. b SWZ.
2. Pozostałe dokumenty i oświadczenia, inne niż wymienione w pkt 8.1. SWZ, w tym w szczególności:
2.1. podmiotowe środki dowodowe, o których mowa w pkt 6.2. SWZ, w tym oświadczenie, o którym mowa w pkt 6.1.6. SWZ (tzw.
oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia z art. 117 ust. 4 ustawy),
2.2. dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentowania, o których mowa w pkt 6.1.4. SWZ – inne niż pełnomocnictwa,
odpisy lub informacje z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego
właściwego rejestru – a zatem dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentowania odpowiednio:
2.2.1. Wykonawcy,
2.2.2. Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego,
2.2.3. podmiotu udostępniającego zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy,
2.2.4. podwykonawcy niebędącego podmiotem udostępniającym zasoby na takich zasadach – jeżeli dotyczy,
2.3. zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w pkt 6.1.5. SWZ,
2.4. przedmiotowe środki dowodowe – o których mowa w pkt 6.1.3. SWZ – jeżeli dotyczy,
2.5. inne niż ww. informacje, oświadczenia lub dokumenty, o ile przepisy szczególne nie dopuszczają dodatkowych form lub
sposobów ich "sporządzania i przekazywania" - przekazywane są w formie elektronicznej (opatrzonej kwalifikowanym podpisem
elektronicznym), lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, a zatem z zachowaniem tej
samej formy i postaci co dokumenty wymienione w pkt 8.1. SWZ, z tą różnicą, iż w przypadku niedochowania formy i/lub postaci
przekazania brak jest sankcji nieważności.
3. W przypadku, gdy odpisy lub informacje z KRS, CEiDG lub innego właściwego rejestru, a także inne podmiotowe i przedmiotowe
środki dowodowe, lub inne dokumenty opisane w § 6 ust. 1 rozporządzenia przywołanego w pkt 8.4. SWZ, zostały
wystawione przez upoważnione podmioty inne niż Wykonawca, Wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia,
podmiot udostępniający zasoby lub podwykonawca, jako dokument elektroniczny - przekazuje się ten dokument. W przypadku
natomiast, gdy ww. kategorie dokumentów zostały wystawione jako dokument w postaci papierowej, przekazuje się cyfrowe
odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym
poświadczające zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej.

Nie

Nie dotyczy

polski

1. Ilekroć w SWZ jest mowa o RODO, należy przez to rozumieć:
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1).
2. Wykonawca ubiegając się o udzielenie zamówienia publicznego jest zobowiązany do wypełnienia wszystkich obowiązków formalno-prawnych związanych z udziałem w postępowaniu. Do obowiązków tych należą m.in. obowiązki wynikające z RODO, w szczególności obowiązek informacyjny przewidziany w art. 13 RODO względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą i od których dane te Wykonawca bezpośrednio pozyskał. Jednakże obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO nie będzie
miał zastosowania, gdy i w zakresie, w jakim osoba fizyczna, której dane dotyczą, dysponuje już tymi informacjami (por. art. 13 ust. 4). Ponadto Wykonawca zobowiązany jest wypełnić obowiązek informacyjny wynikający z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazuje Zamawiającemu i których dane pośrednio pozyskał, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO. W celu zapewnienia, że Wykonawca wypełnił ww. obowiązki informacyjne oraz ochrony prawnie uzasadnionych interesów osoby trzeciej, której dane zostały przekazane w związku z udziałem Wykonawcy w
postępowaniu Zamawiający wymaga złożenia przez Wykonawcę/ przez osobno każdego z Wykonawców wspólnie ubiegających się
o zawarcie umowy wraz z ofertą oświadczenia o wypełnieniu obowiązków informacyjnych, przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO, zgodnie z treścią załącznika nr 3 do SWZ.
3. Zamawiający informuje o przetwarzaniu danych osobowych, w związku z realizacją niniejszego zamówienia. Szczegółowa klauzula informacyjna stanowi załącznik nr 8 do SWZ.
4. Ponadto, zgodnie z art. 18 ust. 6 ustawy, Zamawiający zastrzega, że będzie udostępniał dane osobowe, o których mowa w art. 10 RODO, w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej, o których mowa w dziale IX ustawy, do upływu terminu na ich wniesienie.

Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych w celu związanym z
postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego stanowi zał. nr 8 do SWZ

Brak danych

Nie

OR-10.271.8.2025

Usługi

Nie

288609,76 PLN

Nie

Nie

Brak danych

Brak danych

Kompleksowa organizacja i obsługa konferencji „Miasta Historyczne 3.0”. 2. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa Konferencji „Miasta Historyczne 3.0” która odbędzie się w dniach 10 i 11 kwietnia 2025 r. w Międzynarodowym Centrum Kultury (Rynek Główny 25, 31-008 Kraków). 3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera wzór umowy wraz z załącznikami nr 1-4, stanowiący załącznik nr 7 do SWZ. Wszystkie materiały promocyjne dotyczące Konferencji muszą być przygotowane zgodnie z Systemem Identyfikacji Wizualnej Projektu Miasta Historyczne 3.0 ujętym w Manualu, stanowiącym załącznik nr 4 do wzoru umowy.

79950000-8 - Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

55100000-1 - Usługi hotelarskie

60140000-1 - Nieregularny transport osób

55500000-5 - Usługi bufetowe oraz w zakresie podawania posiłków

79342200-5 - Usługi w zakresie promocji

79540000-1 - Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych

79530000-8 - Usługi w zakresie tłumaczeń pisemnych

Nie

do 2025-05-12

Nie

Nie

Brak danych

Punktowo

Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Cena

60

organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

dodatkowe doświadczenie koordynatora projektu

40

Nie

Tak

Art. 109 ust. 1 pkt 5

Art. 109 ust. 1 pkt 7

Tak

1. W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy – zgodnie z art. 57 pkt 2 ustawy –spełniają warunki udziału w postępowaniu w zakresie posiadania zdolności technicznych i zawodowych, tj.:
1.1. w okresie ostatnich sześciu lat przed upływem terminu składania ofert w niniejszym postępowaniu (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) należycie wykonali co najmniej dwa międzynarodowe stacjonarne dwudniowe wydarzenia dla minimum 100 osób każde, np. konferencja/forum/sympozjum/kongres, z których każde obejmowało łącznie: usługę gastronomiczną, usługę tłumaczeniową oraz usługę prowadzenia elektronicznej rejestracji uczestników wydarzenia;
1.2. dysponują koordynatorem projektu posiadającym:
1.2.1. doświadczenie, zdobyte w okresie ostatnich sześciu lat przed upływem terminu składania ofert – w nadzorowaniu kompleksowej organizacji co najmniej jednego międzynarodowego stacjonarnego wydarzenia dla minimum 100 uczestników, np. konferencji/forum/sympozjum/kongresu.
1.2.2. doświadczenie w nadzorowaniu pracy minimum 5-osobowego zespołu, odpowiedzialnego za organizację międzynarodowego wydarzenia dla minimum 100 uczestników;
1.2.3. znajomość języka polskiego w mowie i piśmie;
1.2.4. komunikatywną znajomość języka angielskiego – na poziomie co najmniej B2, potwierdzoną certyfikatem.
2. W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy oraz na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2024 r., poz. 507). Ponadto Zamawiający wykluczy z postępowania Wykonawcę, który <<w sposób zawiniony poważnie naruszył obowiązki zawodowe, co podważa jego uczciwość, w szczególności gdy wykonawca w wyniku zamierzonego działania lub rażącego niedbalstwa nie wykonał lub nienależycie wykonał zamówienie, co zamawiający jest w stanie wykazać za pomocą stosownych dowodów>>, zgodnie z art. 109 ust. 1 pkt 5 ustawy, oraz który <<z przyczyn leżących po jego stronie, w znacznym stopniu lub zakresie nie wykonał lub nienależycie wykonał albo długotrwale nienależycie wykonywał istotne zobowiązanie wynikające z wcześniejszej umowy w sprawie zamówienia publicznego lub umowy koncesji, co doprowadziło do wypowiedzenia lub odstąpienia od umowy, odszkodowania, wykonania zastępczego lub realizacji uprawnień z tytułu rękojmi za wady>>, zgodnie z art. 109 ust. 1 pkt 7 ustawy.

Tak

Oświadczenie o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu/-ach, o którym/-ch mowa w pkt 6.1.7.1. SWZ w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego w pkt 5.2. SWZ odpowiednio:
a) samego Wykonawcy lub każdego z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia;
b) podmiotu/-ów, na którego/-ych zdolnościach technicznych lub zawodowych polega Wykonawca w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu – jeżeli dotyczy.
według wzorów zaproponowanych odpowiednio w formularzach A i B załącznika nr 4 do SWZ.

1. Wykaz usług wykonanych w okresie ostatnich sześciu lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) wraz z podaniem odpowiednio ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, sporządzony wg wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do SWZ, oraz z załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy na potwierdzenie spełniania warunku posiadania doświadczenia, o którym mowa w pkt 5.1.1. SWZ.
2. Wykaz osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia, wraz z informacjami na temat ich doświadczenia niezbędnego do wykonywania zamówienia publicznego oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami, sporządzony wg wzoru stanowiącego załącznik nr 6 do SWZ, na potwierdzenie spełniania warunku, o którym mowa w pkt 5.1.2. SWZ.

W celu ewentualnego uzyskania dodatkowych punktów w kryterium, o którym mowa w pkt 19.3. SWZ i poprawnego ustalenia ich liczby, Wykonawca zobowiązany jest złożyć w ofercie Wykaz dodatkowego doświadczenia koordynatora projektu, spełniającego jednocześnie warunek udziału w postępowaniu, o którym mowa w pkt 5.1.2. SWZ,
sporządzony wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do Formularza Ofertowego, wypełniony i podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osoby
umocowane należycie do reprezentowania Wykonawcy – jeżeli dotyczy.
Uwaga!
1) Wykonawca składa ww. dokument wraz z ofertą.
2) Zamawiający nie dopuszcza możliwości uzupełniania Wykazu.
3) Jeżeli Wykonawca nie dołączy do oferty ww. dokumentu, Zamawiający nie przyzna dodatkowych punktów w kryterium, o którym mowa w pkt 19.3. SWZ.
4) Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dot. treści złożonego ww. dokumentu, ale bez prawa do jego uzupełniania. Wyjaśnienia treści dokumentu nie mogą skutkować zmianą treści takiego oświadczenia lub dokumentu.
5) Wybór imiennie wskazanej osoby w celu ubiegania się o dodatkowe punkty w kryterium oceny ofert, o którym mowa w pkt 19.3. SWZ oznacza zobowiązanie do wykazania spełnienia warunku udziału w postępowaniu dla tej samej osoby, bez możliwości wykazania spełniania warunku udziału w postępowaniu poprzez inną osobę (brak możliwości rozdzielenia oceny spełniania warunku i dodatkowych punktów na dwie lub więcej osób).
6) W celu uzyskania dodatkowych punktów w kryterium oceny ofert, Wykonawca winien wskazać wyłącznie inne wydarzenia – niż te wskazane na potwierdzenie spełniania warunku, o którym mowa w 5.1.2. SWZ

Nie

Nie

Nie

Nie

Nie

Informacje na temat Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, zgodnie z art. 58 ust. 1 pzp, zostały szczegółowo opisane w pkt 7 SWZ.

Nie

Nie

Tak

Projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do treści tej umowy, zawiera wzór umowy wraz z załącznikami (załącznik nr 7 do SWZ).

Tak

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

2025-02-17 08:00

Platforma e-Zamówienia

2025-02-17 08:30

do 2025-03-18

Przedmiot zamówienia będzie realizowany od dnia podpisania umowy do 12 maja 2025 r., z zastrzeżeniem, że Konferencja odbędzie się w dniach 10 i 11 kwietnia 2025 r. 2. Zamawiający nie wymaga realizacji zamówienia przez zakłady pracy chronionej, spółdzielnie socjalne, czy innych wykonawców objętych dyspozycją przepisu art. 94 ust. 1 ustawy. 3. Zamawiający, na podstawie art. 95 ust. 1 ustawy, wymaga – w trakcie realizacji zamówienia – zatrudnienia na podstawie stosunku pracy przez Wykonawcę (lub podwykonawcę) osoby pełniącej czynności Koordynatora Projektu, nadzorującego należyte wykonanie umowy, o której mowa w § 6 ust. 6 wzoru umowy – wykonywanie tych czynności polega na świadczeniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r., poz. 1465 ze zm.). Uwaga! Powyższy wymóg nie dotyczy składających ofertę osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, które zobowiążą się do osobistego świadczenia usług określonych powyżej oraz wspólników spółek osobowych, którzy zobowiążą się do osobistego świadczenia tych usług na rzecz spółki. 4. Zamawiający, w granicach określonych przepisem art. 462 i nast. ustawy, dopuszcza możliwość realizacji przedmiotu zamówienia przez Wykonawcę z wykorzystaniem podwykonawców. Wykonawca, który zamierza powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcom, wskazuje w ofercie części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom, oraz podaje nazwy ewentualnych podwykonawców, jeżeli są już znani. 5. Wykonawca, na dzień podpisania umowy, musi posiadać dokument potwierdzający, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności, związanej z przedmiotem zamówienia, na sumę gwarancyjną w kwocie minimum 500 000,00 zł. 6. Wykaz wszystkich oświadczeń i dokumentów wymaganych w niniejszym zamówieniu oraz formy i zasady ich składania szczegółowo opisane zostały w pkt 6–10 SWZ. 7. Z uwagi na ograniczenie liczby znaków w sekcji III pkt. 3.6. ogłoszenia pozostała treść zapisów dot. sposobu sporządzenia i przedłożenia dokumentów znajduje się w pkt 8 SWZ.