Wdrożenie Systemu do Elektronicznego Obiegu Dokumentów i Automatyzacji Procesów Biznesowych (SEOD) wraz z integracją z systemem KS FKW oraz systemem KS ASW dla Wrocławskiego Centrum Zdrowia

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: WROCŁAWSKIE CENTRUM ZDROWIA SAMODZIELNY PUBLICZNY ZAKŁAD OPIEKI ZDROWOTNEJ

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000313331

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Podróżnicza 26/28

1.5.2.) Miejscowość: Wrocław

1.5.3.) Kod pocztowy: 53-208

1.5.4.) Województwo: dolnośląskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL514 - Miasto Wrocław

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: infor@spzoz.wroc.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.spzoz.wroc.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - samodzielny publiczny zakład opieki zdrowotnej

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Zdrowie

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Wdrożenie Systemu do Elektronicznego Obiegu Dokumentów i Automatyzacji Procesów Biznesowych (SEOD) wraz z integracją z systemem KS FKW oraz systemem KS ASW dla Wrocławskiego Centrum Zdrowia

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-fb957950-18e7-4986-ab30-c0313bbad9ee

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00604144

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-12-17

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00113463/02/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.1 Wdrożenie Systemu do Elektronicznego Obiegu Dokumentów i Automatyzacji Procesów Biznesowych (SEOD) wraz z integracją z systemami

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-fb957950-18e7-4986-ab30-c0313bbad9ee

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: DIN.0421.2.2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest wdrożenie Systemu do Elektronicznego Obiegu Dokumentów i Automatyzacji Procesów Biznesowych (SEOD) wraz z integracją z systemami firmy Kamsoft S.A.: KS FKW oraz z systemem KS ASW dla Wrocławskiego Centrum Zdrowia.

W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca w szczególności:
Etap A. wdroży System w zakresie następujących obszarów funkcjonalnych i obiegów:
a. dedykowanego rejestru i obiegu korespondencji przychodzącej,
b. dedykowanego rejestru i obiegu korespondencji wychodzącej,
c. dedykowanego rejestru i obiegu korespondencji wewnętrznej,
d. teczek spraw i JRWA,
e. dedykowanego rejestru i obiegu 5 różnych procesów obiegu faktur,
f. OCR faktur,
g. dedykowanego rejestru umów,
h. kosztowego rozliczania umów,
i. edycji on-line dokumentów,
j. terminarza spotkań,
k. modułu rezerwacji zasobów,
w tym wdrażając również – obligatoryjnie – wszystkie wymagane (podstawowe) funkcjonalności Systemu oraz wszystkie dodatkowe funkcjonalności Systemu, tj. także te, za które Wykonawcy zostały przyznane punkty w jakościowym kryterium oceny ofert „Funkcjonalności”;

Etap B. wykona integrację Systemu (SEOD) z następującymi systemami posiadanymi lub wykorzystywanymi przez Zamawiającego:
a. KS FKW, którego producentem jest firma Kamsoft S.A.,
b. KS ASW, którego producentem jest firma Kamsoft S.A.,
c. e-PUAP,
d. Platformą e-Doręczenia,
e. Krajowym Systemem e-Faktur,
f. Kwalifikowanym podpisem elektronicznym Zamawiającego,
g. 10 Skanerami i adresem mailowym Zamawiającego;

Etap C. udzieli Zamawiającemu licencji niezbędnych do niezakłóconego funkcjonowania Systemu do Elektronicznego Obiegu Dokumentów i Automatyzacji Procesów Biznesowych (SEOD), na warunkach określonych w opisie przedmiotu zamówienia stanowiącego część III SWZ – OPZ oraz w projektowanych postanowieniach umowy stanowiących część II SWZ – PU, w tym również w zakresie wdrożonych funkcjonalności dodatkowych;

Etap D. przeniesie na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe oraz prawa zależne do dokumentacji i opracowań dotyczących przedmiotu zamówienia, w tym również w zakresie wdrożonych funkcjonalności dodatkowych, na zasadach określonych w projektowanych postanowieniach umowy stanowiących część II SWZ – PU;

Etap E. przeprowadzi szkolenia dla pracowników Zamawiającego z obsługi Systemu do Elektronicznego Obiegu Dokumentów i Automatyzacji Procesów Biznesowych (SEOD), w tym również w zakresie wdrożonych funkcjonalności dodatkowych, w łącznym wymiarze 24 godzin szkoleniowych szkoleń podstawowych on site, oraz 24 godzin szkoleniowych szkoleń utrwalających zdalnych (1 godzina szkoleniowa = 60min);

Etap F. zapewni usługi wsparcia rozruchowego w postaci 1 dniowej asysty uruchomieniowej w dniu produkcyjnego uruchomienia pierwszego z modułów oraz poprzez zapewnienie zdalnej asysty technicznej dedykowanego konsultanta, w tym również w zakresie wdrożonych funkcjonalności dodatkowych, w okresie 1 miesiąca od podpisania protokołu odbioru systemu;

Etap G. będzie świadczył usługi gwarancyjne i asysty technicznej w okresie 12 miesięcy od odbioru zakresu określonego w pkt. A-E przez Zamawiającego

4.2.6.) Główny kod CPV: 72263000-6 - Usługi wdrażania oprogramowania

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

72265000-0 - Usługi konfiguracji oprogramowania

72268000-1 - Usługi dostawy oprogramowania

79632000-3 - Szkolenie pracowników

72253200-5 - Usługi w zakresie wsparcia systemu

48000000-8 - Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 19 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 40

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie Kierownika Projektu

4.3.6.) Waga: 20

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

jakość, w tym do parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne takie jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników

4.3.5.) Nazwa kryterium: Funkcjonalność

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Tak

6.4.1) Informacje dotyczące wadium:

Zamawiający żąda wniesienia wadium w wysokości:
5 000,00 zł (pięć tysięcy złotych 00/100).

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Tak

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

8.1.) Termin składania ofert: 2025-12-30 13:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://ezamowienia.gov.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-12-30 13:15

8.4.) Termin związania ofertą: do 2026-01-28

8.5.) Zamawiający przewiduje wybór najkorzystniejszej oferty z możliwością negocjacji: Tak

8.6.) Maksymalna liczba wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do negocjacji: 3