- 1.
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie:
- 1.1.
usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz zwrotu przesyłek niedoręczonych,
- 1.2.
usługi odbioru korespondencji od Zamawiającego,
- 1.3.
usługi doręczeń przekazów pieniężnych krajowych i zagranicznych.
- 2.
Usługi powinny być świadczone z uwzględnieniem zasad doręczeń wynikających
z przepisów ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U.2024.935 t.j.) oraz ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U.2024.572 t.j.).
- 3.
Przez przesyłki pocztowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się:
- 3.1.
przesyłki listowe nierejestrowane w obrocie krajowym,
- 3.2.
przesyłki listowe rejestrowane z potwierdzeniem odbioru i bez potwierdzenia odbioru, w obrocie krajowym i zagranicznym,
- 3.3.
przesyłki paczkowe i kurierskie z potwierdzeniem odbioru i bez potwierdzenia odbioru, w obrocie krajowym,
- 3.4.
ewentualnie inne przesyłki według cen wynikających z cennika Wykonawcy.
- 4.
Z uwagi na treść korespondencji sądowej, Wykonawca zobowiązuje się dochować szczególnej staranności w zakresie zabezpieczenia powierzonych mu przesyłek sądowych przed zniszczeniem lub naruszeniem tajemnicy korespondencji. Zamawiający informuje, że wśród korespondencji wychodzącej z Sądu znajdują się również akta sądowe
i administracyjne spraw rozpoznawanych przez Zamawiającego oraz akta osobowe.
- 5.
Dane podane w załączniku nr 2 (formularz cenowy) do SWZ odnoszące się do ilości przesyłek/usług mają charakter szacunkowy i nie stanowią ze strony Zamawiającego zobowiązania do nadawania przesyłek w podanych ilościach. Określone rodzaje i ilości poszczególnych przesyłek w ramach świadczonych usług mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego. Zmniejszenie lub zwiększenie ilości przesyłek nie stanowi zmiany umowy. Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie względem Zamawiającego
w przypadku, gdy szacunkowe ilości przesyłek/usług (określone w załączniku nr 2, o którym mowa powyżej) nie zostaną w pełni wykorzystane lub przekroczone do terminu zakończenia umowy i w ramach określonego wynagrodzenia umownego. Zamawiający dokona zapłaty za ilości faktycznie wysłanych/zrealizowanych przesyłek/usług.
- 6.
Niewyszczególnione rodzaje przesyłek będą wyceniane dodatkowo zgodnie z cennikiem Wykonawcy aktualnym na dzień nadania przesyłki, dostępnym na stronie internetowej Wykonawcy.
- 7.
Przesyłki nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego miejsca w kraju i za granicą, na podany adres bądź wskazany adres skrytki pocztowej.
- 8.
Zamawiający będzie umieszczał na przesyłkach w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki (np. polecona, polecona z potwierdzeniem odbioru, priorytetowa) na stronie adresowej przesyłki.
- 9.
Zamawiający będzie umieszczał na przesyłkach pocztowych oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty w postaci nadruku na kopercie lub odcisku pieczęci o treści ustalonej przez Wykonawcę.
- 10.
Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie
z adresem przeznaczenia.
- 11.
Zamawiający będzie korzystał wyłącznie ze swojego opakowania przesyłek, nie dopuszcza się stosowania opakowań Wykonawcy.
- 12.
Zamawiający w przypadku korespondencji wysyłanej będzie korzystał z własnych wzorów druku potwierdzenia/pokwitowania odbioru – załącznik nr 1 do Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 6 maja 2020 r. w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczania pism sądowych w postępowaniu cywilnym (Dz.U.2024.19 j.t.).
- 13.
Zamawiający będzie nadawał przesyłki w stanie uporządkowanym.
- 13.1.
Przesyłki rejestrowane nadawane będą na podstawie wykazu przesyłek poleconych według wzoru druku Zamawiającego – załącznik nr 2 do Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 6 maja 2020 r. w sprawie szczegółowego trybu
i sposobu doręczania pism sądowych w postępowaniu cywilnym (Dz.U.2024.19 j.t.), Zamawiający zarejestruje/wpisze każdą przesyłkę rejestrowaną
w elektronicznej książce nadawczej, następnie wykona wydruk wpisanych przesyłek w dwóch egzemplarzach i przekaże go Wykonawcy. Jeden egzemplarz wydruku stanowić będzie podstawę do rozliczeń dla Wykonawcy, drugi egzemplarz zostanie potwierdzony przez Wykonawcę i zwrócony Zamawiającemu stanowić będzie potwierdzenie nadania danej partii przesyłek.
- 13.2.
Przesyłki nierejestrowane wpisane w książkach nadawczych nadawane będą na podstawie zestawienia ilościowego nadanych przesyłek. Zestawienia (wykazy) sporządzane będą w dwóch egzemplarzach po jednym dla Wykonawcy
i Zamawiającego.
- 14.
Zamawiający nie dopuszcza sytuacji, w której część przesyłek zostanie nadana przez inny podmiot na rzecz i w imieniu Zamawiającego, w wyniku czego na dowodzie nadania przesyłki będzie figurował inny podmiot niż Zamawiający. Zarówno na kopertach jak
i dowodach nadania, doręczenia i odbioru muszą znajdować się dane adresowe Zamawiającego (musi figurować na nich jako nadawca).
- 15.
Wykonawca zobowiązany będzie:
- 15.1.
doręczać wszystkie przychodzące za jego pośrednictwem przesyłki pocztowe do budynku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi przy ul. Piotrkowskiej 135, biuro podawcze – parter, pok. nr 4, nie później niż do godziny 10.00 każdego dnia roboczego tj. od poniedziałku do piątku z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy,
- 15.2.
zwracać niedoręczone przesyłki pocztowe oraz potwierdzenia odbioru, do budynku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi przy ul. Piotrkowskiej 135, biuro podawcze – parter, pok. nr 4, nie później niż do godziny 10.00 każdego dnia roboczego tj. od poniedziałku do piątku z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy.
Dla niedoręczonych przesyłek pocztowych oraz potwierdzeń odbioru Wykonawca każdorazowo dostarcza do Zamawiającego rejestr tych przesyłek w dwóch egzemplarzach. Na jednym egzemplarzu Zamawiający potwierdza ilości przyjętych przesyłek i zwraca go Wykonawcy, drugi egzemplarz pozostaje
u Zamawiającego,
- 15.3.
odbierać przesyłki do doręczenia z budynku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi przy ul. Piotrkowskiej 135, biuro podawcze – parter, pok. nr 4, w godzinach od 14.00. do 15.00. każdego dnia roboczego tj. od poniedziałku do piątku z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od prac.
- 16.
Przesyłki muszą być nadane przez Wykonawcę w dniu ich odbioru od Zamawiającego.
- 17.
Odbioru przesyłek wychodzących dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy.
- 18.
Wykonawca będzie dostarczał do Zamawiającego wg potrzeb: numery nadawcze przesyłek rejestrowanych, listy przewozowe dla paczek i przesyłek kurierskich, które następnie będą nanoszone na przesyłkach przez pracowników Zamawiającego.
- 19.
Wykonawca będzie dokonywał doręczeń zgodnie z przepisami ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U.2024.935 t.j.) oraz
Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 6 maja 2020 r.- w sprawie
szczegółowego trybu i sposobu doręczania pism sądowych w postępowaniu cywilnym
(Dz. U. 2024.19 j.t.).