Usługa restytucji akt sądowych Sądu Rejonowego w Nysie zalanych wskutek powodzi

1.1.) Nazwa zamawiającego: Sąd Rejonowy w Nysie

1.2.) Oddział zamawiającego: SR NYSA

1.3.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000323766

1.4) Adres zamawiającego

1.4.1.) Ulica: Plac Kościelny 6

1.4.2.) Miejscowość: Nysa

1.4.3.) Kod pocztowy: 48-300

1.4.4.) Województwo: opolskie

1.4.5.) Kraj: Polska

1.4.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL523 - Nyski

1.4.7.) Numer telefonu: 774483517

1.4.9.) Adres poczty elektronicznej: srnysa@nysa.sr.gov.pl

1.4.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.nysa.sr.gov.pl

1.5.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - organ władzy publicznej - organ kontroli państwowej i ochrony prawa oraz sąd i trybunał

2.1.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-e82b33c0-a2c8-4188-bd55-8cf446623c74

2.2.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00372154

2.3.) Wersja ogłoszenia: 01

2.4.) Data ogłoszenia: 2025-08-12

3.1.) Charakter zamówienia:

Zamówienie klasyczne - wartości równej lub przekraczającej progi unijne

3.2.) Zamówienie było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu albo ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy w BZP lub Dz. Urz. UE: Nie

3.3.) Czy zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej:

Nie

3.5.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną:

Zamówienie udzielane jest w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie: art. 214 ust. 1 pkt 5 ustawy

3.6.) Rodzaj zamówienia:

Usługi

3.7.) Nazwa zamówienia:

Usługa restytucji akt sądowych Sądu Rejonowego w Nysie zalanych wskutek powodzi

3.8.) Krótki opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi restytucji akt sądowych Sądu Rejonowego w Nysie zalanych wskutek powodzi, zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia szczegółowo przedstawionym w § 2 umowy. 2.Zamawiający posiada około 30 000 kg akt sądowych oraz 53 numerowanych teczek akt ksiąg wieczystych zalanych przez powódź ("mokra masa"). 3.Waga akt zalanych przez powódź jest oszacowana w procesie analizy odszkodowawczej i może różnić się od realnej wagi akt odbieranych przez Wykonawcę. 4.Wykonawca zobowiązuje się do dokonania protokolarnego zważenia akt zalanych przez powódź w obecności przedstawiciela zamawiającego. 5.W przypadku, gdy waga akt ustalona zgodnie z treścią ust. 4 będzie różniła się od wagi szacowanej wskazanej w ust. 2 strony przewidują odpowiednią zmianę wynagrodzenia wykonawcy. Zmiana wynagrodzenia nastąpi poprzez zawarcie odpowiedniego aneksu w formie pisemnej do niniejszej umowy. 6.Wykonawca zobowiązuje się do wykonania usługi przechowania oraz restytucji akt, o których mowa w ust. 2.
§2. Ogólne zasady restytucji dokumentów, zamrożenia dokumentów u przechowywania dokumentów w stanie zamrożenia. 1.Wykonawca przeprowadzi zamrożenie zniszczonych przez powódź dokumentów do temperatury -20oC i przechowa je przez okres maksymalnie 12 miesięcy. 2.Wykonawca wykona wobec przechowywanych dokumentów które zostały zalane podczas powodzi czynności mające na celu ich restytucję w tym w szczególności: 1)osuszenie sublimacyjne mokrych, zamrożonych dokumentów w komorze próżniowej przy ciśnieniu poniżej 6 milibarów przy temperaturze 50 oC. 2)ozonowanie suchych dokumentów w komorze przy użyciu ozonatora o działaniu dezynfekującym. 3.Efektem restytucji ma być przywrócenie aktom cech fizycznych i użytkowych charakterystycznych dla dokumentów, umożliwiających ich wykorzystanie zgodnie z ich przeznaczeniem. 4.Po wykonaniu czynności restytucyjnych wykonawca przekaże dokumenty spełniające wymagania wskazane w ust. 3 do zamawiającego. Strony przewidują możliwość sukcesywnego zwrotu częściowego akt osuszonych w terminach i miejscu ustalonych przez strony oraz wystawienie na tej podstawie faktur za daną część wykonanej usługi.
§3. 1.Wykonawca zobowiązany będzie do zważenia, spakowania i odbioru dokumentacji z obecnego miejsca składowania tj. siedziby Sądu Rejonowego w Nysie, oraz transportu dokumentacji do swojego magazynu. Koszty transportu ujęte zostały w wynagrodzeniu Wykonawcy. 5.Przejęcie dokumentacji od Zamawiającego z obecnego miejsca przechowywania nastąpi w terminie 3 dni roboczych od dnia podpisania umowy.

3.9.) Główny kod CPV: 98300000-6 - Różne usługi

4.1.) Data zawarcia umowy: 2024-09-24

4.2.) Okres realizacji zamówienia:

12 miesiące

4.3.) Dane wykonawcy, z którym zawarto umowę:

4.3.1.) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia (w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia – dotyczy pełnomocnika, o którym mowa w art. 58 ust. 2 ustawy): BELFOR Polska Sp. z o.o.

4.3.2.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 5252210260

4.3.3.) Ulica: Złocieniowa 1

4.3.4.) Miejscowość: Łódź

4.3.5.) Kod pocztowy: 91-358

4.3.6.) Województwo: łódzkie

4.3.7.) Kraj: Polska

4.4.) Wartość umowy: 1346597,85 PLN

4.5.) Numer ogłoszenia o wyniku postępowania zamieszczonego w BZP lub numer ogłoszenia o udzieleniu zamówienia opublikowanego w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej: OJ S 196/2024 08/10/2024

5.1.) Czy umowa została wykonana: Tak

5.2.) Termin wykonania umowy: 2025-07-29

5.3.) Czy umowę wykonano w pierwotnie określonym terminie: Tak

5.4.) Informacje o zmianach umowy

5.4.1.) Liczba zmian: 1

5.4.2.) Numer zmiany: 1

5.4.3.) Podstawa prawna zmiany:

art. 455 ust. 1 pkt 4 ustawy

5.4.4.) Przyczyny dokonania zmian:

potrzeba wprowadzenia modyfikacji ze względu na okoliczności, których nabywca działający z należytą starannością nie mógł przewidzieć, tj. zwiększenie faktycznej ilości zalanych wskutek powodzi akt przeznaczonych do zamrożenia i restytucji w stosunku do pierwotnie oszacowanej (do 40.567 kg), co spowodowało zmianę wysokości wynagrodzenia całościowego przysługującego wykonawcy (w oparciu o zmodyfikowaną ofertę wykonawcy), potrzebę zmiany terminu odbioru przez wykonawcę mokrych akt oraz doprecyzowania warunków płatności za częściowe zwroty osuszonych dokumentów

5.4.5.) Krótki opis zamówienia po zmianie:

Zalane akta zostały ułożone i przygotowane do transportu na 80 europaletach. Strony przewidują możliwość sukcesywnego zwrotu częściowego akt osuszonych w terminach uzgodnionych przez strony oraz wystawienie na tej podstawie faktur za daną część wykonanej usługi z zastrzeżeniem, że jedna transza nie może obejmować większej ilości niż akta osuszone z 20 odebranych palet „mokrej masy”. Podstawą rozliczenia za zwroty częściowe będzie podpisany każdorazowo przez strony bez zastrzeżeń protokół odbioru częściowego. Odbiór dokumentacji od Zamawiającego z obecnego miejsca przechowywania nastąpi w terminie 7 dni roboczych od dnia podpisania umowy. Zapłata wynagrodzenia za wykonywanie przedmiotu umowy będzie odbywała się sukcesywnie po odbiorze częściowym osuszonych dokumentów. Kwota wynagrodzenia należnego wykonawcy za daną zwracaną partię dokumentów będzie wyliczona wg wzoru.

5.4.6.) Wartość zmiany: 436185,68

5.4.7.) Kod waluty: PLN

5.4.8.) Wzrost ceny w związku ze zmianą umowy/umowy ramowej: Tak

5.5.) Łączna wartość wynagrodzenia wypłacona z tytułu zrealizowanej umowy: 1721427,07 PLN

5.6.) Czy umowa została wykonana należycie: Tak

5.7.) Podczas realizacji zamówienia zamawiający kontrolował przewidziane w zawartej umowie wymagania:

nie dotyczy