Rozwój e-administracji w Urzędzie Miasta i Gminy w Szamocinie poprzez modernizację systemów dziedzinowych, wdrożenie i integrację systemu EZD oraz aplikacji mobilnej

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Gmina Szamocin

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 570791046

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Plac Wolności 19

1.5.2.) Miejscowość: Szamocin

1.5.3.) Kod pocztowy: 64-820

1.5.4.) Województwo: wielkopolskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL411 - Pilski

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: sekretariat@gminaszamocin.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: http://bip.gminaszamocin.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Rozwój e-administracji w Urzędzie Miasta i Gminy w Szamocinie poprzez modernizację systemów dziedzinowych, wdrożenie i integrację systemu EZD oraz aplikacji mobilnej

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-abd70719-a9c6-4557-a25d-8da657c17593

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00346096

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-07-25

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00112875/05/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.2.3 Modernizacja i rozwój usług w ramach e-administracji lokalnej świadczonych przez Urząd Miasta i Gminy w Szamocinie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

Zamówienie realizowane jest w ramach projektu: Priorytetu 01 „Fundusze europejskie dla wielkopolskiej gospodarki” Działania 01.03 „Rozwój e-usług i e-zasobów publicznych” Programu Fundusze Europejskie dla Wielkopolski 2021-2027 nr FEWP.01.03-IZ.00-0004/24-00

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-abd70719-a9c6-4557-a25d-8da657c17593

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: Wszelkie informacje znajdują się w rozdziale nr I i II SWZ oraz na https://ezamowienia.gov.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Wszelkie informacje znajdują się w rozdziale nr II SWZ

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Wszelkie informacje znajdują się w rozdziale nr XXIII i XXIV SWZ

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Wszelkie informacje znajdują się w rozdziale nr XXIII i XXIV SWZ

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: IN.271.3.2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Dostawy

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest realizacja zintegrowanego zakresu wdrożeniowego obejmującego modernizację systemów dziedzinowych, wdrożenie elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD), implementację aplikacji mobilnej oraz pełną integrację ww. komponentów z istniejącą infrastrukturą teleinformatyczną Urzędu Miasta i Gminy w Szamocinie. Zamówienie stanowi element realizowanego projektu „Modernizacja i rozwój usług w ramach e-administracji lokalnej świadczonych przez Urząd Miasta i Gminy w Szamocinie”, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej. Zakres zamówienia obejmuje w szczególności modernizację systemów dziedzinowych wykorzystywanych w obsłudze spraw mieszkańców i prowadzeniu gospodarki finansowej, mającej na celu umożliwienie uruchomienia e-usług publicznych o wysokim stopniu dojrzałości. Systemy te muszą zostać dostosowane do wymogów technicznych określonych w dokumentacji projektowej, z uwzględnieniem obowiązujących standardów komunikacji z systemami zewnętrznymi, takimi jak ePUAP, e-Doręczenia, Węzeł Krajowy oraz KSeF.
Kolejnym elementem zamówienia jest wdrożenie i integracja systemu EZD, którego implementacja ma na celu pełną cyfryzację obiegu dokumentów w Urzędzie, zgodnie z wymogami obowiązujących przepisów prawa oraz wytycznych w zakresie e-administracji. EZD musi zapewniać możliwość prowadzenia elektronicznych spraw, dekretacji, rejestrów, podpisów kwalifikowanych i integracji z e-usługami uruchamianymi w ramach systemów dziedzinowych. Istotną częścią przedmiotu zamówienia jest także wdrożenie aplikacji mobilnej, która ma stanowić nowoczesny kanał komunikacji z mieszkańcami. Aplikacja ta musi być w pełni zintegrowana z udostępnionymi e-usługami oraz zapewniać dostęp do aktualnych danych, powiadomień i statusów spraw. Ponadto, aplikacja powinna umożliwiać składanie wniosków, zgłoszeń oraz odbieranie informacji z urzędu. Całość zamówienia musi zostać zrealizowana w formule zintegrowanej, tzn. wszystkie komponenty – systemy dziedzinowe, EZD, aplikacja mobilna – muszą być ze sobą spójne technologicznie i funkcjonalnie oraz działać w ramach jednej architektury. Zamówienie obejmuje również usługi instalacji, konfiguracji, migracji danych, testów funkcjonalnych, szkoleń dla pracowników oraz pełnej dokumentacji powdrożeniowej. Wykonawca zobowiązany jest także do zapewnienia wsparcia technicznego oraz świadczenia usług serwisowych w okresie wskazanym w umowie.
Przedmiot zamówienia należy dostarczyć i skonfigurować w siedzibie Urzędu Miasta i Gminy Szamocin, ul. Plac Wolności 19, 64-820 Szamocin.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia wraz z ilością oraz sposób realizacji zamówienia zawiera Załącznik nr 8 do SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 72260000-5 - Usługi w zakresie oprogramowania

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

72263000-6 - Usługi wdrażania oprogramowania

72222300-0 - Usługi w zakresie technologii informacji

72230000-6 - Usługi w zakresie rozbudowy oprogramowania

72220000-3 - Usługi doradcze w zakresie systemów i doradztwo techniczne

48000000-8 - Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 90 dni

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Wszelkie informacje znajdują się w rozdziale nr XVI SWZ

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Gwarancja na zaoferowane rozwiązania:

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

1.
W celu potwierdzenia zgodności oferowanych dostaw z wymaganiami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia, Zamawiający żąda złożenia wraz z ofertą następującego dokumentu:
Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć szczegółowy opis oferowanych rozwiązań, które będzie przedmiotem wdrożenia w ramach realizacji zamówienia. Przedmiotowy środek dowodowy powinien zostać sporządzony na załączniku nr 8 do SWZ. Złożony opis musi odnosić się bezpośrednio do każdego z wymagań określonych w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia (SOPZ) i zawierać co najmniej następujące informacje:
−
nazwę producenta oraz nazwę handlową oferowanego rozwiązania;
−
wersję oferowanego rozwiązania (jeśli dotyczy);
−
potwierdzenie spełnienia oczekiwanych parametrów/wymogów lub funkcjonalności wg. układu i zakresu opracowanego w załączniku nr 8 do SWZ.
W przypadku zaoferowania rozwiązania równoważnego, Wykonawca zobowiązany jest przedstawić informacje i dokumenty potwierdzające, że proponowane oprogramowanie:
−
w pełni spełnia wszystkie wymagania określone w SOPZ,
−
umożliwia realizację tych samych funkcji,
−
zapewnia co najmniej taki sam poziom efektywności, bezpieczeństwa oraz możliwości integracji z infrastrukturą techniczną i organizacyjną Zamawiającego. Przekazany w ofercie ma umożliwić Zamawiającemu obiektywną i jednoznaczną weryfikację zgodności oferowanego oprogramowania/rozwiązań z wymaganiami minimalnymi oraz funkcjonalnymi określonymi w dokumentach zamówienia.
Jeżeli wykonawca nie złożył przedmiotowego środka dowodowego lub złożony przedmiotowy środek dowodowy będzie niekompletny, Zamawiający nie będzie wzywał do ich złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie.
Przedmiotowy środek dowodowy, o którym mowa w niniejszym rozdziale, składa się w formie elektronicznej (podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub w postaci elektronicznej (podpisane podpisem zaufanym lub osobistym).

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Tak

6.4.1) Informacje dotyczące wadium:

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Wszelkie informacje znajdują się w rozdziale nr XIX SWZ.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

8.1.) Termin składania ofert: 2025-08-05 11:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://ezamowienia.gov.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-08-05 11:15

8.4.) Termin związania ofertą: do 2025-09-03