Zarządzanie gminnym zasobem nieruchomości miasta Giżycka oraz zarządzanie nieruchomością - targowiskiem „Mój Rynek” i Targowiskiem miejskim w Giżycku

1.1.) Nazwa zamawiającego: Gmina Miejska Giżycko

1.3.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 790671171

1.4) Adres zamawiającego

1.4.1.) Ulica: Aleja 1 Maja 14

1.4.2.) Miejscowość: Giżycko

1.4.3.) Kod pocztowy: 11-500

1.4.4.) Województwo: warmińsko-mazurskie

1.4.5.) Kraj: Polska

1.4.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL623 - Ełcki

1.4.7.) Numer telefonu: +48877324111

1.4.8.) Numer faksu: +48874285241

1.4.9.) Adres poczty elektronicznej: przetargi@gizycko.pl

1.4.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.bip.gizycko.pl

1.5.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

2.1.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-919af0da-7c58-11ed-94da-6ae0fe5e7159

2.2.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00091065

2.3.) Wersja ogłoszenia: 01

2.4.) Data ogłoszenia: 2024-02-05

3.1.) Charakter zamówienia:

Zamówienie klasyczne - od 130 000 zł, ale o wartości mniejszej niż progi unijne

3.2.) Zamówienie było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu albo ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy w BZP lub Dz. Urz. UE: Tak

3.2.1.) Numer ogłoszenia w BZP lub Dz. Urz. UE: 2022/BZP 00498230

3.3.) Czy zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej:

Nie

3.5.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną:

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

3.6.) Rodzaj zamówienia:

Usługi

3.7.) Nazwa zamówienia:

Zarządzanie gminnym zasobem nieruchomości miasta Giżycka oraz zarządzanie nieruchomością - targowiskiem „Mój Rynek” i Targowiskiem miejskim w Giżycku

3.8.) Krótki opis przedmiotu zamówienia:

Przedm. zam. jest usługa w zakr. zarządz. gminnym zas. nieruch. miasta Giżycka oraz zarządz. nieruch.- targ.„Mój Rynek” i Targ. miejskim w Giżycku” zgodnie ze wzorami umów stan. zał. nr 2 i 2A do SWZ oraz Zał. nr 3 do SWZ – szczeg. opis przedm. umowy. Przedm. zam. obejmuje: Zakres 1: Budynki 100% komunalne . Bud. mieszk. i użytk. (wraz z lokalami) oraz tereny posesji z istniejącą zabud. gosp.(składy, garaże), infrastr. techn., obiek. zieleni i małej architek. Zakres 2. Komun. lok. mieszk. i użytk. w bud.wspól. mieszk. Kom. lok. mieszk. i użytk. w bud. wspól. mieszk. i spół. mieszk. wraz z przynal. piwnicami oraz ter. posesji z istniejącą zab. gosp., infrastruk. techn., obiekt. ziel. i małej arch. Zakres ten nie będzie obejmował zadań dot. zarządz. częściami wspól. w nier. wspól. mieszk. wynik. z przep.ust.z dnia 24.06.1994 r. o wł. lok. oraz nie będzie obejm. zadań dot. zarządz.częściami wspól. w nieruch. zarządz. przez spół. mieszk. wynik. z przep. ust. z dnia 15.12. 2000 r. o spół. mieszk.
Zakr. 3. Kom. składy i garaże. Zakr. 4. Bud. Urz. Miejsk.o w Giżycku oraz bud. gosp. i bud. garaż. wraz z przyn. do nich posesją.- bud. Urz. Miejs. –pow. użyt. 2355,37m2 - bud. gosp. – pow. użyt.143,00m2- bud. gar. (5 garaży) – pow. użyt. 79,00m2. Łączna pow. zak.4 – 2577,37m2 Zakr. 5. Bud. byłego kina Fala wraz z przynal. posesją – nieruch. obecnie nie użytk. – pow. użyt. obiektu 1159,00m2 . Zakr. 6.Nieruch. zab. pełniąca funkcję Targ. miejsk.i nieruch. zabud. peł.funkcję targ. „Mój Rynek”: - nier. zab. pełniąca funkcję tar. miejskiego, wydzielona z działek o nr geod. 540/2, 1414 oraz 555/5 o pow. 6210m2, szczegółowo określona w szkicu.
- nieruchomość zabudowana pełniąca funkcję targowiska „Mój Rynek”, wydzielona z działki o nr geod. 540/2, o pow. 3139m2, szczegółowo określona w szkicu.
Dodatkowa informacja o przedmiocie zamówienia na dzień 15.11.2022 r.:
- łączna powierzchnia użytkowa wszystkich lokali Gminy Miejskiej Giżycko: 33 521,36m2 (535 mieszkań i 93 lokale użytkowe – łącznie z pomieszczeniami gospodarczymi) w tym:
16 956,75m2 – w budynkach komunalnych (245 mieszkania, 70 lokale użytkowe)
16 564,61m2 – w budynkach wspólnot mieszkaniowych i spółdzielni mieszkaniowych (269 mieszkań 23 lokale użytkowe w budynkach wspólnot mieszkaniowych i 21 mieszkań
w budynkach spółdzielni mieszkaniowych)
- powierzchnia garaży: 1341,69m2 (85 garaży)
- powierzchnia składów: 2869,66m2 (306 składów)
- powierzchnia Urzędu Miejskiego wraz z budynkami gospodarczo – garażowymi – 2577,37m2
- powierzchnia budynku byłego kina Fala – 1159,00m2
- powierzchnia przydomowych ogródków – 3 244,50m2 -21 umów na ogródki
- powierzchnia posesji przynależnych do zabudowanych nieruchomości: około 129 000m2.
Ogólna powierzchnia użytkowa zasobów komunalnych, powierzchnia zabudowy gospodarczej, posesji może w okresie trwania umowy ulec zmniejszeniu wskutek np. zbycia mienia miejskiego, rozbiórki, wykonanej inwentaryzacji itp., wówczas wynagrodzenie zostanie stosownie pomniejszone według obowiązującej jednostkowej stawki. Analogicznie w przypadku zwiększenia powierzchni wskutek np. wykonanej inwentaryzacji, zmiany sposobu przeznaczenia lub wykorzystania nieruchomości, nabycia nieruchomości, budowy wynagrodzenie zostanie stosownie powiększone według obowiązującej jednostkowej stawki.

W 2020 roku powierzchnia stanowiąca podstawę naliczania wynagrodzenia uległa zmniejszeniu w sumie o 1 119,85m2 w tym:
- 869,69m2 19 lokali mieszkalnych) – sprzedaż,
- 19,43m2 – (1 garaż) – sprzedaż,
- 90,10m2 – (11 składów) - sprzedaż
- 51,03m2 – rozbiórka 3 garaży,
- 89,60m2 – rozbiórka 12 składów

W 2021 roku powierzchnia stanowiąca podstawę naliczania wynagrodzenia uległa zmniejszeniu w sumie o 1 119,90m2 w tym:
- 1086,46m2 (22 lokali mieszkalnych) – sprzedaż,
- 11,56m2 (1 lokal użytkowy) - sprzedaż
- 15,77m2 – (1 garaż) – sprzedaż
- 6,11m2 – (1 lokal mieszkalny) - rozbiórka

W 2022 roku do dnia 15 listopada powierzchnia stanowiąca podstawę naliczania wynagrodzenia uległa zmniejszeniu o 588,89m2 w tym:
- 588,89m2 (11 lokali mieszkalnych) – sprzedaż,

6.2. Do obowiązków Wykonawcy należy podejmowanie wszelkich niezbędnych czynności mieszczących się w pojęciu zarządzania w tym w szczególności:
a) Zawieranie umów z dostawcami mediów do nieruchomości.
b) Zawiadamianie Zamawiającego o zwolnionych lokalach mieszkalnych (sprawowanie dozoru pustostanów), plombowanie, przechowywanie kluczy, udostępnianie lokali do obejrzenia osobom kierowanym do zawarcia umowy najmu lub innym osobom wskazanych przez Zamawiającego.
c) Sporządzanie protokołów zdawczo-odbiorczych lokali lub innych nieruchomości.
d) Naliczanie wysokości czynszów, odszkodowań, opłat za bezumowne korzystanie i innych opłat za użytkowanie nieruchomości w oparciu o dyspozycje Zamawiającego oraz o umowy
z dostawcami mediów i usług.
e) Pobieranie czynszu, odszkodowania i opłat eksploatacyjnych związanych z zarządzanymi nieruchomościami.
f) Powiadamianie, z zachowaniem obowiązujących terminów, najemców i innych użytkowników lokali o zmianach stawek czynszu i innych opłat.
g) Wystawianie i dostarczanie faktur i innych dokumentów księgowych użytkownikom zasobów komunalnych.
h) Potwierdzanie wniosków w sprawie dodatków mieszkaniowych w zakresie danych niezbędnych do ubiegania się o dodatek mieszkaniowy.
i) Weryfikowanie pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym wszystkich dokumentów rozliczeniowych za usługi (w tym prace remontowe) wykonane przez osoby trzecie w zarządzanych nieruchomościach, których wykonanie obciąża Zamawiającego.
j) Dokonywanie przeglądów budynków i mieszkań, ocena stanu technicznego, w tym sporządzanie protokołów koniecznych robót, dokonywanie fotograficzne stanu technicznego i faktycznego lokali wraz z opisem ustalanie na tej podstawie w porozumieniu z Zamawiającym planów
i harmonogramów robót remontowych wraz z wstępnymi kalkulacjami kosztów, odrębnie dla remontów głównych, bieżących i konserwacji.
k) Zawieranie i wypowiadanie – w imieniu i na rzecz Zamawiającego – umów najmu składów, pomieszczeń gospodarczych, przydomowych ogródków.
l) Przygotowanie i wydawanie książeczek czynszowych.
m) Dokonywanie odczytów wodomierzy w lokalach na koniec każdego parzystego miesiąca (luty, kwiecień, czerwiec, sierpień itd.).
n) Udzielanie Zamawiającemu na każde jego życzenie wyczerpujących informacji pisemnych
i ustnych w sprawach dotyczących zarządu, opracowywanie pisemnych zestawień i analiz wynikających z czynności zarządczych lub służących jego wykonywaniu.
o) Wykonywanie czynności zmierzających do utrzymania zasobu komunalnego w stanie niepogorszonym, na poziomie zapewniającym bezpieczeństwo ludzi i mienia.
p) Prowadzenie książek (dokumentacji) obiektu budowlanego zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
q) Wykonywanie rocznych i pięcioletnich przeglądów budowlanych.
r) Uzupełnianie książek (dokumentacji) obiektu budowlanego.
s) Zapewnienie właściwej gospodarki energetycznej nieruchomości w rozumieniu przepisów Prawa energetycznego.
t) Wykonywanie czynności niezbędnych do prawidłowego zarządzania budynkami, związanych z realizacją niniejszego zamówienia i mieszczących się w granicach zwykłego zarządu.
u) Pod pojęciem zarządzania zasobem komunalnym uważa się podejmowanie decyzji
i dokonywanie czynności mających na celu w szczególności: zapewnienie właściwej gospodarki ekonomiczno – finansowej nieruchomości, zapewnienie bezpieczeństwa użytkowania nieruchomości wraz z otoczeniem, właściwej jej eksploatacji i obsługi technicznej.
v) Bieżące administrowanie nieruchomością jak również czynności zmierzające do utrzymania nieruchomości w stanie niepogorszonym, zgodnie z ich przeznaczeniem, w zakresie uprawnień
i obowiązków wynikających z przepisów Ustawy z dnia 21.08.1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity Dz. U. 2021 r. poz. 1899, z późn. zm.), odrębnych przepisów, w tym przepisów prawa miejscowego, z uwzględnieniem obowiązku uzyskania odrębnych pełnomocnictw do dokonywania czynności przekraczających zwykły zarząd powierzonym zasobem komunalnym.
w) sprawowanie funkcji zarządcy Targowiska miejskiego oraz Targowiska „Mój Rynek”,
z wyłączeniem prawa do pobierania opłat, o której mowa we właściwych uchwałach Rady Miejskiej w Giżycku w sprawie ustalenia regulaminu Targowiska miejskiego i w sprawie ustalenia regulaminu targowiska „Mój Rynek”
x) egzekwowanie w odniesieniu do podmiotów korzystających z targowiska obowiązków wynikających z regulaminu Targowiska miejskiego i targowiska „Mój Rynek” przyjętych właściwymi uchwałami Rady Miejskiej w Giżycku,
y) Szczegółowy opis obowiązków Wykonawcy został określony w załączniku nr 3 do SWZ – szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.
Zamawiający informuje, że Wykonawca zobowiązany jest do zorganizowania i prowadzenie biura na terenie Gminy Miejskiej Giżycko (punktu kontaktowego, punktu zgłoszeniowego, punktu obsługi interesantów itp.), w ramach którego należy zapewnić bezpośrednią obsługę interesantów, kontakt telefoniczny, jak również e-mail z osobą odpowiedzialną za realizację usługi ze strony Wykonawcy. Wykonawca zobowiązany jest dla celów realizacji niniejszego zamówienia posiadać co najmniej jedną linię telefoniczną z użyciem dodatkowej numeracji wewnętrznej, łącze internetowe oraz co najmniej jeden numer telefonu czynny całą dobę
w sytuacji alarmowej.
z) Biuro zarządcy, o którym mowa w §3 umowy, w którym prowadzona będzie obsługa interesantów (użytkowników komunalnych nieruchomości) funkcjonować powinno we wszystkie dni powszednie, nie krócej niż w godzinach 700- 1500, a także powinno posiadać toaletę (wraz
z umywalką z dostępem do bieżącej wody ciepłej i zimnej) z której nieodpłatnie będą mogli korzystać interesanci. Biuro powinno być usytuowane w odległości nie większej niż 2 km od budynku (siedziby) Urzędu Miejskiego Giżycko, poruszając się najkrótszą drogą pieszo po ogólnodostępnych ciągach pieszych w tym z uwzględnieniem przechodzenia przez jezdnię lub drogę dla rowerów po przejściach dla pieszych.

3.9.) Główny kod CPV: 70330000-3 - Usługi zarządzania nieruchomościami na zasadzie bezpośredniej płatności lub umowy

4.1.) Data zawarcia umowy: 2023-01-17

4.2.) Okres realizacji zamówienia:

12 miesiące

4.3.) Dane wykonawcy, z którym zawarto umowę:

4.3.1.) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia (w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia – dotyczy pełnomocnika, o którym mowa w art. 58 ust. 2 ustawy): Administrator Sp. z o.o.

4.3.2.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 8451666886

4.3.3.) Ulica: Pocztowa 3

4.3.4.) Miejscowość: Giżycko

4.3.5.) Kod pocztowy: 11-500

4.3.6.) Województwo: warmińsko-mazurskie

4.3.7.) Kraj: Polska

4.4.) Wartość umowy: 460450,92 PLN

4.5.) Numer ogłoszenia o wyniku postępowania w BZP lub Dz. Urz. UE: 2023/BZP 00038509/01

5.1.) Czy umowa została wykonana: Tak

5.2.) Termin wykonania umowy: 2024-01-31

5.3.) Czy umowę wykonano w pierwotnie określonym terminie: Tak

5.4.) Informacje o zmianach umowy

5.4.1.) Liczba zmian: 1

5.4.2.) Numer zmiany: 1

5.4.3.) Podstawa prawna zmiany:

art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy

5.4.4.) Przyczyny dokonania zmian:

Oczywista omyłka pisarska

5.4.5.) Krótki opis zamówienia po zmianie:

Zmianę do umowy wprowadzono z uwagi na sprostowanie oczywistej omyłki pisarskiej.

5.4.8.) Wzrost ceny w związku ze zmianą umowy/umowy ramowej: Nie

5.5.) Łączna wartość wynagrodzenia wypłacona z tytułu zrealizowanej umowy: 453783,45 PLN

5.6.) Czy umowa została wykonana należycie: Tak

5.7.) Podczas realizacji zamówienia zamawiający kontrolował przewidziane w zawartej umowie wymagania:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy