Organizacja jednodniowej konferencji pt. „Wojewódzki Dzień Seniora 2021”

Zamawiający udzielił zamówienia z wolnej ręki na podstawie art. 305 pkt. 1 w zw. z art. 214 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych. Zgodnie z art. 214 ust. 1 pkt 5 Pzp zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, jeżeli ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, a nie można zachować terminów określonych dla innych trybów udzielenia zamówienia.
Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Lublinie jest jednostką, której jednym z głównych celów działania jest realizacja zadań z zakresu polityki społecznej. ROPS w Lublinie corocznie, w okolicach dnia 4 października tj. Światowego Dnia Seniora organizuje obchody tego Święta. Wspierając tym samym, działalność i aktywność seniorów z województwa lubelskiego. Konferencje i eventy związane z obchodami Światowego Dnia Seniora stanowią ważne wydarzenie dla seniorów, które pozwala na przedstawienie działalności artystycznej i twórczej samych zainteresowanych. Święto to wpisało się w kalendarz kulturalny w województwie lubelskim.
W bieżącym roku obchody tego wydarzenia były niezwykle wyczekiwane przez osoby obchodzące to święto. Panująca w Polsce, jak również na świecie pandemia COVID-19 spowodowała wyłączenie seniorów z wszelkich aktywności społecznych, co niewątpliwie odbiło się na ich kondycji psychicznej i fizycznej, natomiast promowanie szczepienia w szczególności osób starszych przeciwko Sars-CoV-2 nadal stanowiło jeden z głównych celów walki z pandemią. Dlatego też, obchody Dnia Seniora były konieczne do zorganizowania. Na ten cel Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej otrzymał specjalne środki finansowe, w ramach których przewidziano również pulę pieniędzy na szczepienia przeciwko wirusowi Sars-CoV-2.
Zamawiający w celu realizacji powyższego zadania, wszczął postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone w trybie podstawowym bez przeprowadzenia negocjacji. Zamawiający wyznaczył termin składania ofert na dzień 8 października 2021 r. W wyznaczonym terminie do Zamawiającego wpłynęły oferty czterech Wykonawców, z czego jedna z ofert została złożona z pominięciem platformy za pomocą, której Zamawiający dopuścił składanie ofert.
Zamawiający, niezwłocznie jeszcze w dniu otwarcia ofert przystąpił do badania i oceny ofert i wezwał Wykonawcę, którego oferta przedstawiała najkorzystniejszy bilans punktów w kryteriach oceny ofert do złożenia wyjaśnień ws. ceny oferty, gdyż jej wartość odbiegała o ok. 69% od średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert. Wykonawca pozostał bierny na wezwanie, tym samym jego oferta podlegała odrzuceniu z postępowania. Kolejna niepodlegająca odrzuceniu oferta, która otrzymała najwyższą liczbę punktów znacząco przekraczała kwotę przeznaczoną na realizację zamówienia. Zamawiający zobowiązany był wobec powyższego unieważnić prowadzone postępowanie.
Z uwagi na niepewną sytuację związaną ze wzrostem zachorowań na COVID-19, której Zamawiający nie mógł przewidzieć, Zamawiający udzielił zamówienia na organizację Konferencji z okazji Dnia Seniora w trybie zamówienia z wolnej ręki – konieczne stało się natychmiastowe wykonanie zamówienia, a niemożliwym było zachowanie terminów określonych dla innych trybów udzielenia zamówienia.