Preselekcja przetargów — scoring i szybkie odrzucenia

Każda oferta przetargowa kosztuje – czas analityków, prawników, specjalistów technicznych. Firma składająca 50 ofert miesięcznie i wygrywająca 5 ponosi koszt 45 straconych przygotowań. Preselekcja oparta na danych i regułach redukuje ten koszt bez zmniejszania liczby wygranych.

Progi wartości i rentowności

Pierwszym filtrem jest minimalna wartość kontraktu. Ustal ją indywidualnie na podstawie:

• Kosztu przygotowania oferty – przy 20h pracy i stawce 200 zł/h to 4 000 zł. Przy prawdopodobieństwie wygranej 20% – efektywny koszt pozyskania kontraktu to 20 000 zł (z 5 ofert). Kontrakt musi mieć marżę pokrywającą ten koszt.
• Minimalnej marży bezwzględnej – np. nie startuj w kontraktach poniżej 8% marży brutto.
• Minimalnej wartości absolutnej – np. nie poniżej 100 000 zł, bo koszty stałe obsługi umowy (faktury, raportowanie, gwarancja) są zbyt wysokie relatywnie.

Warunki udziału i zgodność kompetencji

Sprawdź warunki udziału zanim poświęcisz więcej niż 30 minut na analizę przetargu. Pytania kwalifikacyjne:

• Czy mamy wymagane referencje (typ, wartość, data)?
• Czy mamy certyfikaty/koncesje wskazane w SWZ?
• Czy mamy zdolność finansową (OC, przychód, zdolność kredytowa)?
• Czy możemy zrealizować w terminie (bez nadmiernego przeciążenia zasobów)?

Brak któregokolwiek warunku → odrzucenie bez dalszej analizy (chyba że możliwe jest uzupełnienie przez podmiot trzeci lub konsorcjum).

Scoring 0-100 i progi decyzji

Scoring nie musi być skomplikowany. Prosta arkuszowa tabela z wagami dla każdego kryterium wystarczy. Ważne, żeby:

• Każdy przetarg oceniała ta sama osoba lub team wg tych samych kryteriów,
• Historyczne wyniki były porównywane z ostatecznym wynikiem (czy nasze prognozy były trafne?),
• Co kwartał kalibrować wagi – co faktycznie decyduje o wygranej w naszym segmencie?